A Arte de Tomar Decisões

A Arte de Tomar Decisões

Artigo: Relacionamento e Decisões Colegiadas - Parte PFCC - Programa de Formação e Certificação de Conselheiros da #BoardAcademyBr

Se você é um executivo ou dono de uma empresa e/ou se faz parte de um conselho consultivo ou de administração está acostumado a tomar decisões.

Tomar decisões não é uma tarefa fácil, por mais que os nossos colaboradores achem que basta levar para o nível acima um problema e as alternativas de solução já avaliadas por eles para que a diretoria decida.

Decidir é uma arte. São inúmeros os fatores que devem ser avaliados para que a decisão não seja meramente emocional ou subjetiva, mas também não seja baseada somente na racionalidade de números.

O cérebro humano é capaz de juntar o emocional e o racional para a tomada de uma decisão, mas no mundo corporativo é necessário que esses raciocínios sejam suportados por diversos fatores que orientem e ajudem na tomada de decisão.

Dependendo do “tamanho” do impacto de uma decisão, ela precisa ser submetida para um comitê que também possa auxiliar na escolha do melhor cenário e que também ajude a trazer contra-pontos construtivos para confirmar qual o caminho a seguir.

Abaixo exploro, alguns fatores que devem ser considerados para suportar a tomada de decisão seja de forma colegiada (comitês) ou individualizada (dono ou executivo).

Dicas práticas para suportar a tomada de decisão

Independente do processo decisório é fundamental que os pontos abaixo sejam observados na tomada de decisão:

1.   A decisão está alinhada com a Missão e Visão da empresa?

2.   Foram observadas as políticas de compliance e de governança?

3.   Houve uma avaliação de riscos em fazer ou não fazer o que está se propondo?

4.   Considerou-se o Código de Ética?

5.   Há conflitos de interesses internos e/ou externos?

A Forbes Council Coach possui um guia prático com 16 dicas que podem ser muito úteis no processo de tomada de decisão de um executivo ou para um membro de conselho ou para um líder de equipe no seu dia-a-dia.

Abaixo faço uma análise baseada em minha experiência como executivo das  dicas que me foram apresentadas pelo professor @Alfredo Bottone.

Dica 1: Defina o dono da decisão e como será o processo decisório logo no início.

Definir se a decisão será individualizada ou de um comitê e se será por uma discussão colaborativa ou votação majoritária, evita desentendimentos e frustações futuras.

Dica 2: Saiba como seu cérebro funciona

Às vezes não é possível, mas sempre que for adequado, decida no melhor momento de funcionamento do seu cérebro. Há pessoas que funcionam bem de manhã e outras somente após o almoço. Se a decisão for individualizada, veja qual é o melhor momento do dia para tomar uma decisão (principalmente as difíceis). Se for um comitê, veja o melhor momento que a maioria dos membros estarão atentos e abertos para a discussão.

Tomar uma decisão quando o cérebro não está focado pode não ser o melhor momento para ter uma definição sobre uma solução.

Dica 3: Considere sempre as 2 faces de uma moeda

Muitas vezes as alternativas apresentadas para um problema são conflitantes, mas quando conseguimos extrair o melhor das alternativas e achar um 3º caminho, com certeza, será um caminho melhor. Tente sempre obter o melhor dos lados opostos, mas que queiram genuinamente resolver um problema.

Dica 4: Não olhe somente sobre uma perspectiva (sua ou de apenas 1 pessoa)  

Mesmo que a decisão seja individualizada, envolver outras pessoas (stakeholders) no suporte à decisão, pode não mudar a decisão final, mas contribuirá em muito no engajamento da execução dessa decisão.

Dica 5: Tenha clareza sobre os critérios e resultados a serem alcançados

Em situação de crise, a maioria dos executivos ou donos de empresa tendem a tomar decisão usando o seu conhecimento, experiência e preferência pessoal que são os insights e não tem nada errado nisso. Mas se o processo decisório for suportado por critérios e resultados a serem alcançados bem definidos, a decisão deixará de ser “pessoal” e passará a ser vista como estratégica.

Dica 6: Sempre que possível mantenha a pergunta na sua mente do que se quer resolver

Que problema queremos resolver? O que queremos com isso? Qual é o real benefício para a empresa?

Muitas vezes desviamos a nossa atenção ao que é realmente necessário fazer ou decidir. Durante o processo decisório, manter a perguntar correta do que se quer decidir é elementar para definir o caminho a seguir.

Dica 7: Um conselho ou comitê deve ser SEMPRE acionado

Tomar decisões unilaterais ou individuais sempre colocarão o executivo ou dono da empresa em “xeque”, principalmente quando algo der errado.

Ter um conselho consultivo ou comitê para suportar e auxiliar na decisão é uma prática aconselhável para exercer o contra-ponto, avaliar riscos e ajudar na análise dos cenários.

Dica 8: Esqueça o que você sabe

A ignorância é sábia. Muitas vezes não ter o conhecimento em um determinado assunto pode ser muito útil para OUVIR atentamente o que você precisa entender e nos ajuda em não criar pré-conceitos de algo que conhecemos e passar a filtrar as informações.

Mesmo que você tenha pleno domínio do tema, tente exercitar a ignorância para OUVIR. Pode ser que o problema real esteja em mensagens subliminares que o pré-conceito pode nos CEGAR.

Dica 9: Busque informação com o nível mais abaixo

O Gerente traz uma análise precisa e completa sobre um problema e suas alternativas para a tomada de decisão dos executivos ou do comitê. Mas não é raro ver que a decisão tomada foi incorreta. O gerente errou na análise? Talvez sim, mas o comitê e o executivo também.

Buscar informações com as pessoas que executam ou que serão impactadas por uma decisão, pode ser crucial para engajar as pessoas na execução ou para validar as informações.

Dica 10: Dê um passo atrás para avaliar suas suposições

Não é raro vermos no calor de uma discussão ou de um problema grave, uma tomada de decisão tempestiva: Vamos parar o projeto ou vamos fechar a fábrica ou vamos contratar uma pessoa para resolver isso ou vamos demitir essa pessoa....

Desacelerar para repensar, replanejar e rever uma solução é fundamental para suportar qual decisão tomar. Ter 1 ou 2 dias a mais para avaliar novos cenários que podem fazer muita diferença para definir o caminho a seguir

Dica 11: Comece com o fim e o “porquê” em mente

Por que estamos aqui? Por que temos esse problema? Por que vamos fazer essa alternativa? Por que temos esse risco? Por que....

Quantos mais “porquês” exercitamos, mais certa será a decisão a ser tomada.

Dica 12: Certifique-se de ter os dados corretos

É óbvio que os dados precisam estar corretos para suportar a decisão. Mas como validar que os dados apresentados e preparados estão corretos?

Resposta: Aplique as dicas 9, 10 e 11 e é muito provável que você conseguirá ter um bom nível de informação para confiar ou não nos dados apresentados.

Dica 13: Lembre-se daqueles que dependem da sua ousadia e coragem

Mencionei que tomar decisão é uma arte, mas também é um ato de coragem.

Tomar uma decisão significa tomar uma ação onde uma ou várias pessoas poderão ser impactadas, podendo ser seus colaboradores, seus clientes, seus fornecedores, seus pares, e consequentemente a sua família ou as famílias das pessoas afetadas por essa decisão.

Quando os executivos da Ford tomaram a decisão de fechar as suas fábricas no Brasil, assumiram que iriam impactar diversas famílias, inclusive as deles.

Quando decidimos colocar os nossos colaboradores em regime de hora extra para recuperar a produção ou um projeto, sabemos que suas famílias serão impactadas também.  

Ter a coragem de tomar uma decisão é saber que sempre a vida de alguém será impactada por essa decisão, seja ela boa para alguns e não tão boa para outros.

Dica 14: Use uma abordagem baseada em processos

Sempre que possível, tenha um processo definido para a tomada de decisão que pode ser elaborado considerado algumas etapas:

1.   Estudo do problema

2.   Estudo das alternativas

3.   Avaliações de riscos

4.   Custos e investimentos envolvidos

5.   Resultados esperados

6.   Quem precisa decidir

7.   Quem será impactado pela decisão

8.   Cronograma das atividades e responsáveis pela análise

9.   Deadline para a decisão e o seu impacto enquanto não houver decisão

Dica 15: Use uma combinação de emoção é lógica

Dados são trazem a tangibilidade do problema que são a lógica e a racionalidade. O intangível sempre será exposto pela subjetividade de quem fez a análise e pelo calor do momento.

Realizar a ponderação dessas informações e o uso da intuição serão os mediadores da tomada de decisão.

Dica 16: Acesso sua sabedoria interior

Respire fundo, pense, use a sua experiência (principalmente do que deu errado) para orientar a sua decisão quando todas as dicas acima não forem possíveis de serem aplicadas.

Não é e nunca será fácil tomar decisões

Quando se está sozinho em uma estrada, sem GPS, sem placa e com 2 caminhos a seguir, você poderá tomar 3 decisões: Ir para esquerda, Ir para direita ou voltar de onde veio.

Mesmo voltar de onde veio, terá as suas consequências, mesmo que seja um lugar conhecido.

Tomar decisões é sacrificar um ou mais caminhos em prol de outro caminho. O caminho escolhido trará novos desafios que estavam escondidos no momento da escolha e que requererão novas tomadas de direção.

Um GPS o levará para o lugar certo, mesmo que por algum momento você tenha entrado em uma rua errada.

No mundo corporativo, esse GPS chama-se Conselho Consultivo ou de Administração. Esse “GPS” poderá te mostrar o caminho, mas é você que terá de escolher a direção a seguir.

Fonte de pesquisa: Apresentação e material da aula professor @Alfredo Bottone.