Assumindo as rédeas: por onde começar a organizar as finanças do condomínio?
A gestão financeira do condomínio está entre os maiores desafios enfrentados por síndicos atualmente. E é natural que seja um assunto de relevância, afinal, esses cuidados financeiros impactam a qualidade de vida dos moradores e a valorização do patrimônio.
Além disso, o despreparo do profissional ao lidar com o dinheiro do condomínio pode ter graves consequências na vida do síndico, que pode responder com o seu patrimônio pessoal caso seja comprovada má-fé, negligência grave ou abuso de poder na gestão dos recursos do condomínio (artigo 1.348 do Código Civil Brasileiro).
A live “Assumindo as rédeas: por onde começar a organizar as finanças do condomínio?” foi a primeira aula da Semana da Gestão Financeira Sem Crise de 2024, e abordou as medidas imediatas que os síndicos precisam conhecer para lidar com problemas financeiros.
Contamos com a participação do advogado condominial Eduardo Rachid e do Síndico Profissional Warnner Wigo Ribeiro para falar sobre análises da situação financeira, a identificar causa de problemas, elaboração de planos de ação, cortes de gastos, negociações, incentivo de regularização da inadimplência, comunicação transparente e mais.
Confira os destaques dessa aula e domine as principais medidas de reorganização financeira condominial.
O Artigo 1.348 e as responsabilidades do síndico quanto à gestão financeira
O Artigo 1.348 do Código Civil Brasileiro traz o síndico como responsável pela administração do condomínio, incluindo a cobrança das contribuições devidas pelos condôminos, a gestão do fundo de reserva e a prestação de contas. Ele deve agir com diligência e transparência, podendo ser responsabilizado civilmente se causar prejuízos ao condomínio por má gestão ou omissão.
Wigo Ribeiro, síndico profissional, menciona a elaboração de um bom orçamento como a base da boa gestão financeira do condomínio.
Para exercer suas responsabilidades, o síndico deve começar por um planejamento adequado daquilo que efetivamente vai gastar mensalmente, incluindo manutenção, segurança, administração, consumo, seguros obrigatórios, reserva para emergências e melhorias.
“É de suma importância se organizar, e obviamente, prestar conta de tudo o que vem fazendo, o dinheiro que entrou e o que saiu no dia a dia”, explica o profissional.
E para garantir esse fluxo do dinheiro chegando mensalmente no caixa do condomínio, o síndico também exerce o papel de fiscalizador e arrecadador das taxas condominiais.
Segundo o advogado condominial Eduardo Rachid, entre as responsabilidades financeiras do síndico está cobrar dos condôminos suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas necessárias, segundo artigo 1348, inciso do VII do Código Civil.
Caso o síndico falhe em exercer esse papel, ele está negligenciando sua responsabilidade. “Além disso, se porventura ele deixar prescrever o débito condominial, precisará ressarcir o condomínio de um dinheiro que ele deixou de cobrar”, explica o advogado.
O síndico que se vê numa situação financeira delicada ou sobrecarregado pelas suas demandas, pode e deve contar com parceiros. Na área financeira, ele pode contar com diversos profissionais, entre eles, uma empresa especializada em cobrança e assessoria jurídica.
Como o planejamento resolve os principais desafios enfrentados pelos síndicos ao lidar com questões financeiras
Um grande erro dos síndicos está em não apenas não realizar um planejamento, mas principalmente na falta de capacidade de respeitar e acompanhar o que foi previsto.
Como solução, Rachid comenta sobre os “três pilares do planejamento”: o planejamento, em si; o monitoramento do planejamento; e os dados e resultados do que foi executado.
“O síndico deve monitorar para ver se está tendo evolução dentro daquilo que ele propôs na previsão orçamentária”. Por exemplo, é importante verificar não apenas as manutenções realizadas, mas a qualidade do que está sendo feito.
Não apenas para o seu controle, mas o monitoramento também deve ser compartilhado com os condôminos, bem como suas conclusões.
O síndico deve se preparar para chegar com resultados nas reuniões de assembleia. “Ele vai justificar o porquê será necessário readequar a taxa condominial. O condômino pode até não gostar do síndico, mas os seus resultados serão difíceis de contestar”.
Munido de números e com uma boa organização, o síndico supera o desafio de ganhar a confiança e ter uma boa base para diálogo com os condôminos, podendo trazer argumentos com precisão. “Ele já eliminou 80% dos problemas mostrando os resultados", observa o advogado.
Para realizar uma previsão orçamentária adequada, Wigo Ribeiro orienta a fazer um cálculo realista, pensando nas particularidades do condomínio. "Deve-se entender as necessidades e expectativas dos condôminos”, orienta.
Em que o síndico deveria ser aconselhado a desistir de tentar recuperar a saúde financeira de um condomínio?
Determinadas situações financeiras podem ser tão complexas que o síndico pode se sentir desesperançoso e inclinado a abandonar o cargo.
Perguntados sobre a possibilidade de desistência, Eduardo Rachid e Wigo Ribeiro apontam caminhos alternativos para o gestor. Renunciar à responsabilidade para com o condomínio deve ser a última opção.
Para Rachid, o síndico é um agente de transformação social. Sua função na sociedade tem impacto de transformação.
Transformação de um local, de uma comunidade. “A pessoa, a partir do momento em que ela busca ser síndica, tem a responsabilidade de procurar soluções para os problemas. Se não conseguir a solução, buscar minimizar”.
O conselho é procurar soluções e profissionais competentes. O advogado aponta como primeira saída a contratação de um novo diagnóstico da situação predial, para que o síndico tenha mais controle e noção do que precisa ser feito ou deixar de ser feito.
Para condomínios com passivo financeiro elevado, uma ideia é sempre contar com empresas de cobrança, consultorias financeiras, empresas de recuperação de crédito e garantidoras.
Nos momentos de dificuldade, o síndico precisa também lembrar que não está sozinho. Ele pode construir uma rede de apoio com bons parceiros, capazes de dar suporte e atendimento qualificado quando necessário.
Outro conselho do síndico profissional Wigo é envolver os condôminos no processo de recuperação da saúde financeira: “A responsabilidade é de todo mundo".
Análise completa da situação financeira do condomínio para começar a resolver os problemas: Onde começar a buscar informações?
Para iniciar a resolução dos problemas financeiros de um condomínio, realizar uma análise completa da situação financeira é fundamental.
Para isso, o síndico deve mergulhar numa coleta e avaliação detalhada de informações financeiras essenciais, como extratos bancários, registros contábeis, relatórios de receitas e despesas, e a situação das dívidas.
Esse é um bom ponto de partida para o desenvolvimento de estratégias de recuperação financeira e reestruturação, pois o síndico poderá identificar as principais fontes de problemas e áreas de desperdício.
A advogado condominial Rachid explica que o momento de análise conta com dois “jogadores” importantes: a administradora e a auditoria. “Essas duas ferramentas trarão um norte financeiro, as saídas de curto, médio e longo prazo”, explica.
Quanto às soluções comuns aos casos mais emergenciais, uma decisão de curto prazo possível no mercado seria vender o crédito ou procurar uma empresa de garantia de receita.
Esse movimento é capaz de aliviar rapidamente a pressão financeira sobre o condomínio, garantindo fluxo de caixa imediato e estabilidade financeira temporária.
A médio e a longo prazo, Rachid aconselha a busca por uma empresa especializada em cobranças e normatizar o procedimento da cobrança no condomínio.
"Instalar processos de como que vai ser feita a cobrança é fundamental. Mostrar mecanismos de ação para que ele (o condômino) possa falar ‘deixa eu me movimentar aqui, porque senão posso perder meu imóvel’”, orienta o advogado condominial.
Outro pensamento que o síndico precisa ter nesse momento é a noção de que sua gestão é como uma maratona: ele tem que saber dosar seus recursos e esforços.
E neste processo, é fundamental tornar todos cientes das escolhas financeiras e do motivo por trás de cada uma.
“Sempre jogando de maneira transparente com os condôminos: ‘eu quero fazer isso, mas eu não consigo em virtude desse aspecto financeiro’, ou ‘eu gostaria de fazer isso agora, mas há uma urgência, conforme o engenheiro me passou, e tem que se fazer aquilo’”, exemplifica.
O síndico profissional Wigo também preza pela transparência em todo o processo, e conta com a Administração Digital da TownSq para ter uma gestão financeira mais organizada e acessível.
“Eu dei uma viciada na forma de trabalho da TownSq. Você tem uma facilidade muito grande de fazer e acessar a previsão orçamentária, de modo que as coisas ficam bem claras até para os condôminos. Fácil acesso do que foi gasto, como foi gasto, o que entrou e saiu”.
Quais são os profissionais com quem o síndico pode contar neste processo?
Para enfrentar os desafios de recuperação e gestão financeira condominial, o síndico poderá ter o apoio de diversos profissionais especializados.
Esses especialistas serão responsáveis por trazer conhecimentos técnicos e estratégicos essenciais, ajudando a analisar a situação financeira, implementar soluções e garantir a conformidade com as normas legais.
Rachid explicou que o síndico pode e deve montar o seu “time dos sonhos”.
“No gol, os advogados. Na zaga, a administradora com o auditor. Nas laterais, os engenheiros, que eu vejo como de suma importância. No meio de campo, eu colocaria profissionais responsáveis por manutenções, zeladoria, portaria, limpeza, pois estão na linha de frente. No ataque, eu colocaria o síndico, de forma isolada para marcar os gols", escalou.
Rachid ainda explica que esses profissionais todos não precisam, necessariamente, ser contratados mensalmente. Alguns podem ser chamados de forma pontual.
Além de reforçar a necessidade do síndico se cercar do conhecimento jurídico, contábil e de bons especialistas, Wigo Ribeiro reforçou que além da questão técnica é importante avaliar se há confiança nesses profissionais.
Ele relembra que pôde contar com a TownSq na ocasião em que teve dificuldades numa questão fiscal e precisou de apoio.
O condomínio que assumira não havia realizado o pagamento de alguns tributos, o que estava comprometendo a regularidade fiscal do condomínio.
“Algumas DARFs (Documentos de Arrecadação de Receitas Federais) não tinham sido pagas, e quem me ajudou foi própria TownSq, que tem uma equipe qualificada de contabilidade, e a gente fez as declarações necessárias”.
Cuidados para realizar cortes de gastos no condomínio
Uma análise das despesas do condomínio é fundamental para o gerenciamento da saúde financeira. Mas ao considerar cortes de gastos, o síndico precisa ter cautela e estratégia, priorizando a eficiência sem comprometer a qualidade dos serviços e a segurança dos moradores.
Avaliar as despesas de maneira criteriosa e planejar as reduções com transparência são passos fundamentais para garantir a sustentabilidade financeira do condomínio sem gerar impactos negativos para a comunidade.
Para Wigo Ribeiro, o primeiro passo é entender quais são os serviços essenciais, aquilo não pode de jeito nenhum ser cortado.
Neste caso, manutenções são um tópico que merece muito cuidado.
Em geral, é perigoso economizar nesse aspecto, pois a qualidade deve ser priorizada e as opções mais baratas, muitas vezes, não são as mais adequadas. O síndico pode estar economizando hoje e precisando pagar mais caro amanhã.
Mesmo com as dificuldades, o síndico profissional afirma que não podemos duvidar da capacidade de cooperação da comunidade.
"Às vezes, você vai se surpreender, pois durante um período os condôminos podem aceitar pagar um pouco mais que você não precise cortar alguns gastos”.
Rachid lembra que, na maioria das vezes, o condômino não faz ideia do que está dentro da planilha da previsão orçamentária. É papel do síndico apresentar e estar recapitulando nas assembleias.
“A orientação que a gente sempre passa para o síndico é dizer ‘dentro desses serviços ofertados, o que dá para retirar daqui? O que dá para otimizar?’, e a gente vai falando linha por linha”.
Dessa forma, os condôminos terão a ciência do que é necessário no condomínio, o que deve ser priorizado e o custo de cada coisa.
O advogado também orienta que o síndico cuide com as palavras. “Não é corte de gastos, é otimização de investimento”.
Dessa forma, o morador entende que aquela ação também é uma forma de investir em conforto, bem-estar e segurança da comunidade, uma realocação mais eficiente dos recursos.
Como incentivar a regularização da inadimplência dos condôminos de forma eficaz?
Assim como um cidadão paga impostos e espera que o Estado, em contrapartida, ofereça bons serviços de saúde, educação e segurança, o condômino deve entender que o pagamento da taxa condominial visa manter e melhorar os benefícios dentro do condomínio para a comunidade.
É essa a analogia utilizada pelo advogado Eduardo Rachid para explicar a luta pela diminuição da inadimplência.
Ele orienta que o síndico explique aos moradores o que deixará de ser feito caso o dinheiro não entre no caixa. “Você vai ter que chegar e falar: ‘Olha, se continuar nessa linha de inadimplência, as consequências serão essas’”.
Para apoiar seu trabalho, o síndico pode contar com profissionais jurídicos, contábeis, além das soluções de crédito e cobrança disponíveis no mercado.
Rachid orienta que a situação da inadimplência seja primeiramente gerenciada de forma administrativa, antes de envolver o setor jurídico.
Para isso, é fundamental que o condomínio siga uma regra de cobrança, com um procedimento padrão em casos de atraso.
O advogado alerta para uma conduta comum e perigosa no combate à inadimplência: a concessão de descontos não permitidos juridicamente, que vai contra o Código Civil, contra a convenção e contra a assembleia.
O síndico que conceder descontos a inadimplentes por conta própria, irá pagar a conta. "Caso isso venha acontecer, soma-se a responsabilidade civil do síndico de ter que ressarcir aquele montante ao condomínio, pois o dinheiro pertence a uma coletividade, não pertence a ele”.
Wigo Ribeiro aconselha que o síndico se responsabilize pelo primeiro contato com o condômino inadimplente, nestes casos, oferecendo auxílio e se colocando à disposição caso o condômino tenha alguma dificuldade de acesso ao boleto ou algo parecido.
“Com o tempo você percebe quais são aqueles moradores que sempre são pontuais, outros que eventualmente atrasam um pouco e aqueles que realmente passam por maiores problemas. É tudo uma questão de de saber como se relacionar com cada um”, observa.
Outro grande aliado do síndico é a tecnologia. Um sistema que permita a visualização completa da situação do condomínio, agilize acordos e a gestão como um todo se torna imprescindível.
"O síndico do século XXI precisa investir em tecnologia. Com a tecnologia ele otimiza recursos, otimiza gastos e tem uma ferramenta para ajudar a diminuir na inadimplência”.
Como envolver a comunidade na transformação financeira do condomínio
Envolver a comunidade na transformação financeira do condomínio é fundamental para alcançar resultados duradouros.
A participação ativa dos condôminos não apenas fortalece o senso de responsabilidade da comunidade, mas também facilita a implementação de medidas necessárias para reverter a situação financeira.
Para Wigo Ribeiro, o fortalecimento do senso de pertencimento na comunidade é o que fará toda a diferença, e o síndico, como líder, precisa agir para inspirar esse sentimento.
“As pessoas precisam entender a sua honestidade, a sua transparência, a vontade de fazer a coisa dar certo juntamente com a equipe”.
Também para ele, fomentar o diálogo numa comunidade tão diversa é outra iniciativa fundamental. “O condomínio é um recorte da sociedade. Cada pessoa tem um entendimento, e essa divergência, que muita gente acha ruim, é boa para o síndico começar a ter visões diferenciadas.
Essa troca de conhecimento com pessoas é que vai fazer essa mudança ali dentro do teu condomínio”.
Rachid finaliza as orientações falando sobre três chaves de conhecimento que o síndico precisa ter: educação financeira, gestão emocional o terceiro ponto é a comunicação, que vai permitir um bom envolvimento com a comunidade. “A comunicação é o fermento do bolo no condomínio para o síndico crescer”.
As condições para a boa comunicação são que seja clara, objetiva, direta e, sobretudo, humana.
A gestão humanizada seria a “cereja do bolo”. “Não adianta ele ter todo o tecnicismo e não dar bom dia aos condôminos ou perguntar se o porteiro está bem ou precisa de algo”, alerta o advogado.
Semana da Gestão Financeira 2024
A Semana da Gestão Financeira foi um evento 100% online e gratuito realizado pela TownSq dos dias 19 a 22 de março de 2024.
As aulas formam uma imersão completa nas finanças condominiais, passando por diferentes desafios e abordando temas como organização das finanças, prevenção de problemas, valorização do patrimônio e facilitadores tecnológicos para o síndico.