A ATIVIDADE DE PROCUREMENT E OS BENEFÍCIOS GERADOS NAS ORGANIZAÇÕES

Vocês já pararam para pensar o que se esconde por trás da área de Compras dentro de uma empresa? E se nos aprofundássemos um pouco mais e falássemos sobre Procurement? Embora hoje em dia a consciência relacionada à importância dessa área para as organizações esteja crescendo, ainda existem lacunas no entendimento da real contribuição que essa divisão do SCM – Supply Chain Management proporciona ao negócio.

Talvez o termo Procurement possa soar um tanto estranho em um primeiro momento aos mais leigos; não estaríamos falando do departamento de Compras? Pois é, embora a tradução do termo Procurement signifique “ato de adquirir, comprar”, que por ventura seria o mesmo que Compras, existe uma diferença um tanto significativa na essência dessas atividades.

De forma resumida, podemos definir a área de Compras como um guarda-chuva, responsável pelo ato de aquisição de bens e serviços para a companhia, porém, Procurement consiste em um plano muito mais elaborado de negociação e aquisição que envolve uma gama muito mais ampla de stakeholders e a utilização de diversas ferramentas de Strategic Sourcing que farão com que o resultado final da atividade atinja o maior nível de excelência, através da otimização das negociações, escolha de fontes supridoras confiáveis, redução de custos, etc. Essas ações são intimamente ligadas aos os objetivos de longo prazo da companhia em alcançar resultados positivos.

Mas porque colocar a área de Procurement como um subconjunto dentro de Supply Chain? Bem, Procurement foca primariamente em todas as atividades de entrada em uma organização (produtos acabados, semiacabados, matérias-primas, serviços), enquanto Supply Chain lida com as entradas, conversões e saídas. Resumidamente, o SCM supervisiona e otimiza os processos de entrada (Procurement), conversão das entradas em produto final (Produção) e das saídas desses produtos aos clientes (Atendimento). Em uma cadeia mais estendida, essa supervisão pode alcançar os fornecedores dos fornecedores e os clientes dos clientes.

Enfim, após essa contextualização podemos voltar ao ponto principal desse artigo: Qual o benefício das atividades de Procurement para a empresa? 

O Strategic Sourcing desempenhado pelo time de Procurement vai a fundo no entendimento da necessidade do cliente interno e traz as mais diferentes soluções para o atendimento da demanda gerada. Ferramentas como o Spend Analysis e o TCO (Total Cost of Ownership) auxiliam no entendimento dos gastos relacionados a aquisição de bens e serviços e o impacto do custo total de propriedade no inventário e no Working Capital da companhia, e proporcionam melhor visibilidade de oportunidades de melhoria.

A área também é responsável pelos primeiros passos no processo de desenvolvimento de novos produtos e matérias-primas, fornecendo inputs especializados relacionados a fatores de custo, situação de mercado, disponibilidade, confiabilidade de fornecedores, entre outros, assim como o desenvolvimento de fornecedores, momento em que são trazidas à mesa as necessidades da companhia acerca de novos produtos ou novas especificações de produtos existentes, sempre focando na redução de custos e na melhora da qualidade do material.

Gerenciar contratos a níveis organizacionais, melhorar processos, eliminar atividades que não agregam valor, prever possíveis oscilações de preços, disponibilidade de material e alterações no mercado que possam impactar os interessas da companhia, também são atividades do time de Procurement.

Muitas vezes se vê a falta de comunicação de outros departamentos com a área de Procurement, ou até mesmo a resistência no envolvimento da área nas fases iniciais de novos projetos, o que pode levar a problemas futuros. Em suma, envolver o time de Procurement desde o início em novos projetos de aquisição e desenvolvimento pode trazer inúmeros benefícios à organização, e abaixo podemos ver alguns principais:

1.      Focar no core business: A expertise na função torna esses profissionais valiosos. Ter um time especializado afrente das atividades de compra da organização garante que o impacto no core business da empresa seja positivo.

2.      Evitar crises de última hora: Muitas vezes a área de Procurement é envolvida tardiamente em um processo de desenvolvimento ou de aquisição, o que torna a necessidade emergencial. Esse tipo de situação pode levar a falhas no processo, como não conseguir o melhor custo, pagamento de taxas emergenciais extras, ou até mesmo, em último caso, não ser possível obter a mercadoria ou serviço a tempo.

3.      Otimização do Budget: A expertise da área em negociação fará com que seja possível adquirir melhores acordos, possibilitando savings e reduzindo o impacto no Budget da empresa.

4.      Identificar obstáculos: Evitar negócios com fornecedores em crise financeira, identificar materiais em falta no mercado ou simplesmente conhecer a dinâmica do segmento já fazem com que muitos obstáculos no processo de aquisição sejam evitados.

Em suma, não tratamos mais essa área como um puro centro de custo, e sim como um centro de lucro, onde grandes possibilidades de savings saem do papel e se tornam realidade, com impacto direto no resultado final das empresas.

Será que após o exposto você ainda possui a mesma percepção da área de Procurement? Espero que esse breve resumo de uma área tão fascinante e importante para as organizações tenha ajudado a esclarecer o real impacto e os benefícios trazidos às empresas.

Referência Bibliográfica: The procurement game plan : winning strategies & techniques for supply management professionals / by Charles Dominick and Soheila R. Lunney. ISBN 978-1-60427-067-9.