Automatização de processos: Como escolher a ferramenta ideal?
Para quem trabalha ou já trabalhou com processos, alguma vez já deve ter ouvido que a ferramenta deve ser adaptada ao processo e não o contrário. Claro que isso nem sempre se aplica visto que cada caso é um caso. Mas uma coisa é fato, além de processos serem bons e também necessários, em algum momento eles podem e/ou devem ser automatizados.
Isto porque as equipes e as empresas querem não só otimizar cada vez mais os processos, mas melhorar e aumentar consequentemente a sua produtividade.
Desta forma é muito importante que as equipes tenham cada vez mais esse “mindset” de automação. E como começar isso e escolher uma ferramenta diante de tantas possibilidades?
Não desejo aqui nesse post, ser pretensioso com uma solução ideal para que se escolha uma ferramenta mas sim, compartilhar um pouco do que aprendi ao longo de algum tempo.
Antes há que se valer aqui do conceito de Processos, Pessoas e Ferramentas.
- Processos: Indicam como as Pessoas utilizam as Ferramentas para chegar a um determinado objetivo
- Pessoas: Executam os Processos e utilizam as Ferramentas para chegar a um objetivo
- Ferramentas: São utilizadas pelas Pessoas, seguindo os processos para chegar a um objetivo
Como eu disse antes então, compartilho abaixo alguns pontos:
1. Entenda bem o processo: Saber de fato como o processo funciona, prestando atenção a detalhes é extremamente importante. Procure inclusive em vários momentos quem executa esse processo para identificar os Gaps que deseja resolver inclusive.
2. Defina o objetivo: Se não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve. Parece meio clichê, mas de fato é a realidade. Tenha em mente o que fato a ferramenta deverá fazer. Mais uma vez se valha de opinião de outras pessoas que irão utilizar tal ferramenta
3. Observe os ganhos: De que vale usar uma ferramenta se ela não trouxer ganhos? Ela reduzirá tempo em atividades? Trará facilidades? Será muito complexa? Para esta última pergunta vale abusar por muitas vezes do “menos é mais”, as vezes a solução está no que é mais simples. Já vi amigos resolvendo problemas complexos com uma simples planilha em excel ;)
4. Ainda no “Menos é Mais”, cuidado também é preciso: A simplicidade aqui pode ser a alma da escolha porém, vale se atentar aos detalhes. Depois de ter entendido processos e gaps, vale listar tudo o que a ferramenta poderia ou deveria fazer. Talvez seja interessante usar nesse caso métodos específicos. O MOSCOW pode lhe ser útil neste caso. Ele ajudará a separar o que é obrigatório, opcional mas necessário, opcional e desejável e o que não deve ser feito pela ferramenta. Dê um “google” pra saber mais ;)
5. Não esqueça da segurança: Estamos em um mundo que cada vez caótico digitalmente portanto esse é um item indispensável na escolha.
6. Mobilidade: Quantas coisas fazemos atualmente pelo celular ou tablet? Esse é um outro item que vale por em sua lista. A facilidade de ter diversos serviços na palma da mão pode se um grande diferencial para sua escolha.
7. Por fim, Experimente: Grande parte das ferramentas atualmente permitem um teste grátis portanto use e abuse do que puder nesse sentido.
Acredito que estes são alguns pontos e você poderá encontrar e citar outros!
É importante lembrar que automatizar não é simplesmente substituir pessoas. É claro que isso pode ocorrer, mas vale pensar que as pessoas podem ser utilizadas também em outras atividades e podem auxiliar no processo de escolha de ferramentas :)
“Simplificar é um processo complicado - Geofrey Blene”
Valeu e até a próxima ;)
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Melo