Automatizando minha organização

Estava difícil acompanhar minhas tarefas, então automatizei um fluxo para me ajudar.

Contexto

Eu trabalho como Product Manager em um time cuja missão é unir tecnologicamente, via integrações, todas as áreas da empresa. Trabalhamos com uns 6 produtos diferentes. Pessoas de 3 áreas diferentes usam meu produto principal. E todos esses produtos foram feitos como band-aids e estamos arrumando.

Enfim, o dia todo é gente diferente me pedindo socorro.

E eu preciso entender a demanda, gerar uma task para os programadores, acompanhar o desenvolvimento e avisar quem pediu depois que publica que está ok. (fora isso, preciso trabalhar também).

Eu já tentei: bloquinho de papel; google keep; notepad ++ (ainda uso); um asana separado; um servidor separado do discord com canais temáticos. Todos eles me faziam esquecer alguém. A pessoa pedia as coisas e ficava no limbo pra sempre.

EIS QUE mi amigue @Sebati me contou que elu faz automações no Trello usando o integromat. E eu pensei: 🐮 HMMMMMM. Se eu tiver algo assim, pode me ajudar a não esquecer ninguém.

O fluxo foi esse aqui:

1) O formulário

A primeira coisa que eu fiz foi um formulário no Google Docs para as pessoas inserirem sua solicitação. Fiz o formulário atender dúvidas, ideias e bugs. Adicionei o produto, tempo de urgência, URL da página e outros campos que perco tempo caçando. Deixei uma linguagem bem amigável, minha, como se fosse uma URA telefônica e o mínimo de campos possível.

Além disso usei nosso encurtador de URLs e criei o /me-ajuda-martinha. Fácil de lembrar, bonitinho de divulgar.

2) Do forms pro Asana (com uma pitada de Discord)

Primeiro tentei usando o Zapier, mas o plano gratuito só permite uma interação por vez e tem um limite bem pequeno. O Integromat permite fluxos avançados mesmo no plano gratuito e tem mais capacidade.

Escolhi o Asana simplesmente porque eu amo, mas podia ser o Trello ou outro.

Do Google Forms eu fiz um roteador dividindo entre pergunta, bug ou solicitação. Assim, pude personalizar a tarefa e só levar os dados necessários. No Asana usei um sistema de tags para identificar facilmente o que é o que e onde preciso atuar primeiro.

Também dividi caso fosse urgente para me avisar com mais intensidade no Discord, usando emojis, chamando a atenção. Se for bug urgente, vem com uma 💣.

(eu ainda vou melhorar isso e colocar o "Urgente" como um router principal para vir com tag e notificação antes, mas é muito trabalho e eu tava ansiosa pra vir contar como foi)

3) O feedback

Bom, estava chegando as solicitações e isso por si só já me ajudou MUITO. No Asana fiz um board onde ficam todas essas tarefas por colunas.

Mas eu queria que quando eu mudasse um card de coluna/sessão, quem enviou pra mim fosse notificado. Ou quando eu editasse a descrição, ou enviasse um comentário, enfim. Assim eu não precisaria mudar de contexto e faria tudo por ali.

Essa foi a parte mais difícil.

Primeiro porque não achei esse webhook no Integromat, de alterar tarefa. Até tem, mas para uma tarefa em específico. Eu precisava de qualquer tarefa do projeto, e usando o projeto alterado não foi. (se você souber, me conta).

Então eu usei o Zapier, porque no Zapier tem isso. Mandei para uma planilha porque sabia que ia ter liberdade no Integromat. E é bom ter um log.

Isso feito, fui no Integromat pegar a planilha para enviar e-mail para o stakeholder.

E aí que meu inferno começou.

O Integromat tem uma ferramenta de parser de texto usando regex. Pensei: vou pegar o textõo, tirar o e-mail com regex e enviar e-mail. Simples.

Mas quem disse que eu consegui fazer esse parser? Até usei as ferramentas1, 2] que o próprio Integromat sugeriu, mas não consegui fazer com que ele trouxesse a variável do e-mail. Não retornava nada.

Eu tentei por muito tempo, conversei com muita gente, mas nada fez com que aquilo funcionasse então tive iluminação de trocar o título da tarefa pelo e-mail que eu queria. Dessa forma não precisava fazer parser, pegaria direto da coluna da tabela.

E aí sim funcionou super bem. Agora toda vez que eu alteram uma tarefa hoje o stakeholder é notificado e eu não preciso fazer dois trabalhos: de editar no Asana e notificar a pessoa. Vai tudo sozinho.

Conclusão

Eu não posso fazer um videozinho pra você ver como ficou porque tem muita informação sensível mas vai um monte de imagens pra dar uma ideia.

Depois de alterar...

E aí, curtiu? Como você pode automatizar seu processo hoje? :D