BACKLOG DE PRODUTO PRIORIZADO COM EFICIÊNCIA

Por Antonio Melão MBA Gestão de Projetos / SCRUM Master / Agile

Independente do tipo de abordagem utilizada nas empresas, quer seja a mais badalada ou a mais tradicional, continuamente podemos aprender com seus métodos, quer sejam diferentes ou clássicos, bem como com a cultura ágil. Um dos "calos que apertam o sapato" em qualquer tipo de projeto, seja com Ágil ou Tradicional, é a questão relativa à Priorização de Tarefas.

É essencial destacar que a compreensão do conceito de Backlog é o início, antes mesmo de priorizarmos algo.

Embora alguns profissionais pensem que se apenas questionar ao cliente o que ele quer e em seguida, inquirir o que ele quer primeiro resolve o problema, não é bem assim!

Questione ao Dono do Produto tudo o que ele deseja no Produto. Certamente resultará em diversos documentos com algumas centenas de páginas. Em seguida pergunte o que é mais importante para ele. Não tenha dúvida que ele dirá que tudo é importante. Pergunte então, o que é mais urgente. Sem dúvida alguma a resposta será que tudo é urgente. Conhece aquela estória de que está certo mas está errado? Então… Todas essas perguntas devem ser feitas mas… de forma diferente, de maneira menos explícita.

O Backlog do Produto deve ser uma lista contendo todas as tarefas correspondentes ao produto a qual o time precisa produzir dentro de um espaço de tempo definido, sendo ordenadas por prioridade. Da mais importante até a com menor importância. A priorização é essencial para garantir que não tenhamos uma lista infinita de todos os pensamentos aleatórios que alguém tem sobre um determinado produto. É necessário estruturar o Backlog, ordenando de forma a proporcionar que o time trabalhe os itens de forma estratégica.

Acrescentar itens desordenadamente a um Backlog de Produto já priorizado é um problema monstruoso e deve ser evitado a todo custo. Quando auxiliamos os Donos do Produto na priorização e organização do Backlog do Produto para que eles mantenham foco na visão estratégica é uma atividade que proporciona grande retorno de produtividade para o projeto como um todo. Tenhamos em mente que os Backlogs de Produto quando executados de forma inadequada, contribuem em muito para o insucesso do Projeto.

Vamos as dicas:

Tendo conhecimento do produto

A primeira e fundamental maneira é conhecer o produto. Quando sabemos o que e qual o motivo porque será feito, facilita enormemente. Invista um tempo em entender o processo. Como as pessoas que executam a atividade fazem (ou fariam) manualmente.

É claro que essa atividade não é simplória e tem muitos motivos que acabam interferindo na priorização. No caso de um produto novo, é importante conhecer produtos similares. Dessa forma, será possível entendê-los e desenvolver algo que realmente seja superior aos existentes no mercado. Por outro lado, em casos em que o produto já exista, é importante também saber se haverá um ganho considerável de produtividade na execução do  trabalho. Isso auxilia muito na decisão do que deve estar na frente.

Saber o que o seu cliente mais utiliza no dia-a-dia e quais são as principais dificuldades e gargalos do processo são outras maneiras de priorização.

Fasear o  Escopo

Desenvolver um produto por completo, em especial software, é algo difícil, especificamente na primeira versão. Alinhe com o cliente a utilização de um Minimum Viable Product (ou em portugûes Mínimo Produto Viável), uma forma simplificada e funcional do produto. A ideia básica do Produto Mínimo Viável é a de validação de hipóteses, experimentação de funcionalidades e a melhoria contínua através do feedback. Sendo assim, um produto melhor pode ser entregue para o cliente de forma escalar.

O Agile nos orienta a produzir um produto incremental. Ou seja, em Ciclos que agreguem valor ao produto que está sendo desenvolvido.

Regra do 80/20

Também conhecida como Princípio de Pareto, determina uma relação de 80/20 ou simplesmente Causa/Efeito que é aplicada em diversas situações do nosso dia-a-dia. Por exemplo, 20% dos esforços de desenvolvimento de softwares são responsáveis por 80% das funcionalidades e funcionamento do programa.

O Framework Scrum destaca a geração de valor para o cliente a cada entrega e o ponto principal para geração de valor é a redução do desperdício priorizando muito bem o que deve ser definido como Pronto em cada Ciclo.

Temos uma empresa que presta serviço para uma seguradora, e existe vários processos e projetos grandes, com muitos trâmites e abarrotados de desperdício. Alguns por conta do Banco Central, outros por conta deles mesmo. Embora a Abordagem Ágil pareça que não se encaixe no contexto, o trabalho fica interessante. A priorização de um Backlog para as equipes de desenvolvimento em um projeto de cobrança de faturas de seguros, por exemplo, é repleto de recursos, não é tão simples quanto vender um sanduíche. Um boleto é emitido e enviado para o cliente ou um débito automático pode ser agendado na conta do cliente, ou uma cobrança recorrente pode ser enviada para o cartão de crédito do cliente. Verifica se a conta existe, se cartão de crédito é válido, etc. Se deixar por conta do Dono do Produto a proposta é construir uma nave espacial em duas semanas.

Nesse caso, podemos utilizar uma tática simples: priorização. Não vamos entregar uma nave espacial em duas semanas, mas é completamente possível priorizar os recursos apoiado no que agregaria mais valor ao cliente o mais rápido possível. Dessa forma, em quatro ciclos teremos um produto funcional com os 20% de recursos que oferecem 80% dos benefícios. Já o produto completo, contemplando 100% dos recursos e 100% dos benefícios poderá ser entregue em mais 10 Ciclos.

Organizar os itens do Backlog de Produto de maneira que  corresponda ao próximo Ciclo a ser desenvolvido

A organização do topo ao final da lista com o conteúdo e aquilo o que vai ser desenvolvido no próximo Ciclo do Projeto é essencial. Assim, teremos um roteiro claro de quando, como e porque estamos desenvolvendo determinado requisito.

Se fizermos assim, os itens prioritários do Backlog de Produto deixam ser simplesmente atividades com “prioridade máxima” sem datas internas associadas a cada um e passam a ter uma data em linha de tempo. Ou seja, próximo Ciclo a ser desenvolvido.

Reavaliação de itens com níveis de priorização um e dois do Backlog

Por fim, é extremamente importante ressaltar que o Backlog do Produto é um documento vivo, dinâmico, onde as prioridades dos itens mudam a cada instante. As prioridades mudam? Como assim??? Os ítens da parte superior do Backlog de Produto devem ser consumidos a cada Ciclo, desaparecendo e dando vez aos próximos itens elencados na lista assim ///que forem  concluídos. Isso significa que uma parte dos itens de segundo nível na lista de pendências também subirá após a conclusão de cada Ciclo.

Um Backlog de Produto priorizado significa mantê-lo organizado

A priorização do Backlog de Produto é trabalhoso? Sim. É difícil? Nem tanto.

Procure sempre seguir os conselhos que apresentamos neste artigo, e você verá que essa tarefa poderá ser muito mais simples que parece!