BPM- Trabalhando com Gestão de Precessos

Sou Tecnólogo formado pela FATEC Sorocaba, Pós graduado em Manufatura Avançada, MBA em Gestão Estratégica de Negócios e possuo certificação Lean Six Sigma em Nível Green Belt.

Tenho trabalhado com Gestão de Processos (mapeamento do fluxo de valor, modelagem de processos e implementação de melhorias contínuas) e resolvi escrever este artigo para demonstrar de uma forma simples de como trabalhar com o Conceito BPM- Business Process Management.

Conceitos:

“ BPM é a transformação da insatisfação dos resultados alcançados em ações específicas, para melhoria efetiva, com foco na sustentabilidade financeira, satisfação dos clientes e otimização dos custos e eliminação dos desperdícios”

“ Se um Processo de Gerenciamento de Negócio não poder demonstrar que adicionará VALOR ao negócio, ele não deveria nem ser realizado”

Podemos dizer que um processo de negócio é um conjunto de três ações

INPUT- entrada dos requisitos

PROCESSO- conjunto de atividades inter-relacionadas na realização de um trabalho visando atender as necessidades específicas de um determinado cliente

OUTPUT- é o produto final com valor agregado percebido pelo cliente ao qual ele está disposto a pagar

O BPM é uma abordagem disciplinar para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar os processos de negócios automatizados ou não para alcançar os resultados (estipulados nas metas) consistentes e ALINHADOS COM O OBJETIVO ESTRATÉGICOS DA ORGANIZAÇÃO 

O BPM não é uma ferramenta e sim um conceito de gestão de processos.

Para trabalharmos com o conceito BPM precisamos entender os conceitos fundamentais sobre processos, atividades, negócio e processo de negócio

PROCESSOS: conjunto de atividades inter-relacionadas na realização de um trabalho visando atender as necessidades específicas de um determinado cliente

ATIVIDADES: é um conjunto de ações que deverá ser realizado por recursos específicos (humanos ou sistêmicos)

NEGÓCIO: é um grupo de indivíduos interagindo para realizar um conjunto de atividades e entregar um produto com valor percebido pelos clientes

PROCESSO DE NEGÓCIOS: é um trabalho FIM-A-FIM que ultrapassam qualquer fronteira funcional necessárias e que entrega valores aos clientes

O BPM contém 9 áreas de conhecimento, elas são:

     I.           Gerenciamento de processos

     II.           Modelagem de processos

   III.           Análise de processos

   IV.           Desenho de processos

     V.           Gerenciamento de desempenho (KPI´s)

   VI.           Transformação de processos (ciclo PDCA)

 VII.           Organização de processos

VIII.           Gerenciamento de processos

   IX.           Tecnologia de gerenciamento de processos

Antes de sair aplicando o conceito de gestão de processos temos que entender como funciona a pirâmide organizacional da empresa e como como elas estão interligadas

Planejamento Estratégico é um processo de gestão que diz respeito à formulação de objetivos para a seleção de programas de ação e para sua execução, levando em conta as condições internas e externas à Empresa e sua evolução esperada. Também considera premissas básicas que a empresa deve respeitar para que todo o processo tenha coerência e sustentação

O Planejamento estratégico envolve cinco atividades:

1. Definição da missão corporativa
2. Análise da situação
3. Formulação de Objetivos (metas)
4. Formulação de Estratégias
5. Implantação, feedback e controle

O Planejamento Tático tem por objetivo otimizar determinada área e não a organização como um todo, isto é, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico

O Planejamento tático é desenvolvido em níveis gerenciais ou departamentais, tendo como principal finalidade a utilização de recursos disponíveis para a execução das metas previamente estabelecidas pelo planejamento estratégico

Planejamento Operacional preocupa-se com os métodos operacionais e alocação de recursos

Ciclo PDCA do BPM

PLAN

·        Emoldurar a organização (visão geral da organização)

·        Identificar os processos primários de gestão e apoio

·        Alinhar os processos com Estratégia da empresa

·        Preparar para análise de Processos (kpi´s)

ANÁLISE

·        Entrevista dos atores (responsáveis pelos processos)

·        Análise da documentação dos processos, normas e regras de negócios

·        Documentação da Análise (desenho da modelagem do processo)

·        Validação do entendimento e documentação dos processos modelados (AS IS)

DESENHO

·        Analisar lacunas e fazer comparações

·        Fazer o desenho de modelagem do processo “TO BE” e fazer a análise de TI para uma possível automação do processo

·        Procedimentos de aceitação do novo processo modelado

·        Criação do plano de implementação

DO

·        Implementar o processo de acordo com a modelagem “TO BE”

·        Pode ser implementada de forma sistêmica

·        Inclui comunicação, gestão de mudança de processos (treinamento) e outros

CHECK

·        Monitorar o processo implementado de acordo com os KPI´s pré-estabelecidos para verificação das metas estabelecidas (Tempo de duração, Custo operacionais, capacidade, variações dos processos que afetam a entrega, etc)

·        É nesta faze que será possível descobrir se os processos implementados estão alinhados com essas metas

ACTION

·        Refinamento dos processos (melhoria contínua)

·        Nesta faze pode ser também o gatilho para um novo projeto

FLUXO DE VALOR

O mapeamento do fluxo de valor é um ponto de partida para as empresas que desejam estabelecer um plano bem estruturado para a melhoria da produtividade e qualidade reduzindo desperdícios e aumentando a satisfação de seus clientes

Benefícios:

       I.           Redução de custos

     II.           Produtividade

   III.           Qualidade nos produtos e serviços

   IV.           Torna o conceito melhoria contínua vivo

     V.           Busca melhoria nas condições de trabalho

   VI.           Reforça o trabalho em equipe

 VII.           Menos estress e mais autonomia

VIII.           Ajuda a visualizar o fluxo de informação e materiais

   IX.           Fornece uma linguagem comum

     X.           Fornece um plano de implementação

CICLO DE VIDA DO BPM

1.   Mapeamento e classificação
2. Análise e desenho
3. Modelagem
4. Implementação
5. Monitoramento e controle
6. Otimização

O importante é fazer o mapeamento do processo atual (AS-IS), desenhar esse processo, analisar esse processo e entendê-lo só para depois propor o processo TO-BE

Desse forma teremos um trabalho bem estruturado na melhoria de processos. Depois de mapeado, analisado e modulado o processo TO-BE, faremos a implementação e depois o monitoramento e controle.

É nessa fase que poderemos encontrar oportunidade de melhoria no processo e propor uma otimização.

CONCLUSÃO

O BPM é uma mudança de mentalidade da alta gestão, este conceito de gestão de processos possibilita uma visão dos macros processos de uma empresa com seus processos, sub processos, atividades e tarefas e identificar toda atividade que agrega valor percebido pelo cliente e pelas atividades que não agregam valor mas são necessárias e as atividades que não agregam valor e são desnecessárias e devem ser eliminadas para aumentar a competitividade e a lucratividade da Empresa.

O BPM é uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes por meio do foco em processos ponta-a-ponta.

O BPM busca por alinhamento e integração entre as prioridades estratégicas, esforço de melhoria de processos no nível tático e operacional.

O BPM tem enfoque sistêmico para uma gestão orientada pela visão de processos integrada e articulada