Capítulo 13 - Será que foi só mais uma reunião que deveria ter sido um email?

Não poderia começar esse capítulo com outra frase. Frase essa que se popularizou nos corredores pós reuniões.

Frase essa que tem tornado cada vez mais as reuniões como uma parte fora do trabalho quando na verdade deveria se tornar cada vez mais parte do trabalho.

Na minha visão as reuniões são uma das coisas mais importantes no trabalho, simplesmente porque não fazemos nada sozinhos e, nas reuniões, temos o momento ideal para compartilhar, debater, criar e achar novas saídas para problemas que enfrentamos no dia a dia.

Só que, por conta de serem quase sempre mal conduzidas, as reuniões se tornaram motivo de chacota e aí frases como essa da camiseta se tornam populares.

Fiz uma conta recentemente e, desde o início da minha carreira em 2004, participei de mais de 11.000 reuniões (não se assuste. Você provavelmente fez também esse número ou muito mais).

E fato é que ao longo dessas mais de 11.000 reuniões, algumas foram incríveis e outras foram realmente inúteis e poderiam ter sido emails.

Antes de falarmos sobre como fazer reuniões produtivas (e eu tenho uma forma porque depois de 11.000 reuniões alguma coisa eu aprendi), eu acho importante falarmos sobre uma outra frase que deveria também estar em camisetas e canecas por aí:

“Recebi mais um email que deveria ter sido uma reunião.”

Já recebeu aquele email gigante cheio de dados, informações e alguns anexos para acompanhar o raciocínio da escrita?

O que você fez no momento que recebeu?

Posso pensar em 3 coisas:

1- Como era muito grande, você procrastinou a leitura para outro momento

2- Você leu e não entendeu nada

3- Você leu e entendeu muitas coisas diferentes daquelas que o emissor da mensagem quis dizer

Certo ou errado?

Pois é. O fato aqui é muito mais do que só falarmos de reuniões produtivas, mas sim falarmos de comunicação eficaz. Mas isso falaremos no capítulo 18 desse livro.

Vamos nos concentrar primeiramente nas reuniões porque eu sei que elas ocupam boa parte do seu dia a dia.

Antes de mais nada, precisamos dizer o que NÃO É uma reunião produtiva porque correm por aí hacks e dicas práticas e simples para que suas reuniões sejam incríveis, como por exemplo:

-> Reunião em Pé

-> Reunião de 15 minutos

-> Reunião Andando

-> Reunião com poucas pessoas

Será que esses hacks realmente funcionam? Nem sempre o formato da reunião é o problema em si, mas sim como ela é conduzida e o propósito que ela serve. Quero explorar um pouco cada um dos formatos acima para te fazer refletir se realmente são atalhos para reuniões produtivas.

Reuniões em pé, por exemplo, são muito defendidas como a solução para reduzir o tempo de discussão e manter o foco. Mas, quando mal planejadas, se tornam desconfortáveis e cansativas fisicamente. Eu penso que seja um hack que não resolve o problema de reuniões improdutivas..

Reuniões rápidas de 15 minutos também têm ganhado força como alternativa para manter a agilidade. Mas eu jea participei de reuniões de 15 minutos que, sinceramente, não sei porquê estava ali. Ou seja, se os tópicos não forem bem priorizados, o tempo da reunião não terá impacto nenhum. Aliás, só fará você perder tempo..

E a moda das reuniões andando? Eu sei que essas podem estimular a criatividade em algumas situações, mas o formato não funciona bem para discussões que demandam foco em detalhes ou uso de recursos visuais. Para uma sessão de brainstorming talvez seja até bom…

Reuniões com poucas pessoas são outro formato muito elogiado. Mas não é o número de pessoas que faz uma reunião ser produtiva, mas sim, o que cada pessoa ali está fazendo. Como disse Greg Mckeon no “Essencialismo", se você não está em uma reunião ou para apresentar algo ou para coletar algum dado diretamente, você não deveria estar na reunião. É categórico assim mesmo, e eu concordo com isso.

Veja que o problema raramente é o formato. O verdadeiro desafio está em como as reuniões são pensadas e conduzidas. E é justamente por isso que algumas delas acabam caindo no famoso “isso poderia ter sido resolvido em um email” ou, ainda pior, geram atrasos e desorganização que comprometem o dia todo, como falamos no capítulo anterior.

Então a ideia é compartilhar com você aqui um método para fazer reuniões mais produtivas a partir de agora. E o nome desse método é O.P.E.R.A..

Calma, você não vai precisar cantar na reunião.

Mas, a partir de agora, todo convite de reunião que você for enviar e todo convite de reunião que receber, você vai checar se atende a esse checklist:

Objetivos claros e definidos

Pauta definida

Envolvimento

Responsáveis

Ação

Explico um por um para ficar claro.

Objetivos claros e definidos

Vamos combinar que uma reunião sem objetivo é basicamente um convite para perder tempo, certo? Antes de tudo, pergunte-se: por que essa reunião precisa acontecer? Se a resposta for vaga, como “alinhamento” ou “discussão”, é hora de parar e clarear. Alinhamento de quê? Discutir o quê? Objetivo claro é algo como: “Definir as prioridades do projeto X para o próximo trimestre.” Quando todo mundo sabe o que se espera da reunião, ninguém sai de lá pensando “o que foi isso mesmo?”.

Pauta definida

Nada mais desesperador do que entrar em uma reunião sem saber por onde começar ou, pior ainda, quando ela vira uma espiral de conversas paralelas. Uma pauta bem definida é como um mapa: mostra a rota e garante que todos saibam onde a conversa vai chegar, ou seja, nos objetivos que queremos alcançar. A dica é: limite os tópicos e seja específico. Em vez de “Falar sobre o projeto Y”, coloque: “Revisar cronograma do projeto Y e delegar próximos passos.” Sem pauta, sua reunião vai se perder, e você também.

Envolvimento

Esse é o coração do método OPERA. Envolvimento significa FOCO na reunião. E só tem foco quem tem algum interesse sobre o assunto a ser discutido. 

Responsáveis

Está atrelado ao Envolvimento porque trata-se de quem vamos convidar para a reunião. Garantir que todos na sala tenham um papel ativo. É entender quem realmente chamar para a reunião para que todos se envolvam na reunião. Ninguém deveria estar lá só para assistir, como se fosse uma série. Aí sim se tornará perda de tempo. 

Ação

E, finalmente, o fechamento: ação. Sabe aquelas reuniões que terminam com um “então é isso, pessoal” e não fica claro o que acontece depois? Isso é o oposto de produtivo. Toda reunião precisa gerar um plano de ação concreto, mesmo que seja um único próximo passo. E detalhe: ações precisam ter datas. “Revisar proposta” não é uma ação. “Revisar proposta e enviar feedback até quarta-feira” é. Termine a reunião com todos sabendo exatamente o que fazer a seguir.

EXERCÍCIO

Agora que você conhece o OPERA, a ideia é bem simples: ele não resolve tudo, mas garante que sua reunião tenha um propósito e um caminho. Afinal, reuniões produtivas não dependem de hacks mirabolantes, mas de uma abordagem consciente e estruturada. 

Então, o exercício para hoje é simples. da próxima vez que entrar ou planejar uma reunião, pergunte-se:

ELA CUMPRE O CHECKLIST DO MÉTODO O.P.E.R.A.?

Quando for enviar o convite, se não estiver cumprindo os requisitos, revise para melhorar o convite.

Se estiver recebendo, questione os objetivos e pauta para que a pessoa que te convidou entenda se realmente você precisa estar ou não.