Ciclo PDCA: do conceito a aplicação

O Ciclo PDCA é um modelo repetitivo de quatro estágios para melhoria contínua no gerenciamento de processos de negócios.

Neste artigo, você vai entender em profundidade essa metodologia, para que ela serve e como pode ser aplicada na sua empresa – com exemplos. Confira!

O que é o Ciclo PDCA?

O PDCA foi popularizado pelo Dr. W. Edwards Deming, um engenheiro, estatístico e consultor de gestão estadunidense que é também considerado o pai do controle de qualidade moderno.

As teorias de Deming fundamentaram os padrões de qualidade TQM (Total Quality Manangement) e ISO 9001, amplamente difundidos no mundo corporativo ao redor do mundo.

Juntamente com Walter Andrew Shewhart, um engenheiro e estatístico americano, ele lançou as bases para simplificar e tornar mais eficiente a maneira como empresas de todos os portes e em todos os segmentos de atuação controlam e mensuram a qualidade do que realizam.

Acrônimo de Plan-do-Check-Act, ou Plan-do-Check-Adjust, que em português significa Planejar-Fazer-Verificar-Agir e Planejar-Fazer-Verificar-Ajustar, respectivamente, o Ciclo PDCA pode ser descrito como um modelo implementado para melhorar a qualidade e a eficácia dos processos empresariais.

Ele é muito utilizado no gerenciamento do ciclo de vida de produtos, no gerenciamento de projetos, na administração de recursos humanos, na cadeia de suprimentos e muitas outras áreas de negócios.

Para que serve o Ciclo PDCA?

Para entendermos a serventia do Ciclo PDCA em uma organização, tomemos o processo de controle de qualidade como exemplo. Ele deve ser dividido em quatro fases, que são, basicamente, as seguintes:

1. PLANEJAR: definir o desafio de qualidade a ser abordado, coletar dados relevantes e determinar a causa raiz do problema;
2. FAZER: desenvolver e implementar uma solução; decidir sobre uma medição para avaliar sua eficácia;
3. VERIFICAR: avaliar/confirmar os resultados por meio da comparação de dados antes e depois;
4. AGIR: documentar os resultados, informar os envolvidos sobre mudanças no processo e fazer recomendações para que o problema seja abordado no próximo ciclo PDCA.

Em suma, o Ciclo PDCA é muito útil aos negócios, pois é uma abordagem iterativa (repetível até se chegar a um resultado). Tanto que ele é hoje parte integrante do chamado gerenciamento Lean (enxuto, simples e eficaz).

Como um modelo de gerenciamento, o PDCA inclui testes de soluções, análise de resultados e melhoria dos processos.

Por exemplo, imagine que você tenha muitas reclamações de clientes sobre a baixa taxa de resposta de sua equipe de pós-vendas. Então você provavelmente precisará melhorar a maneira como seu time trabalha para manter os clientes satisfeitos. Esse é o ponto em que o PDCA entra em ação.

Esse é o tipo de desafio que precisa ser resolvido rapidamente, afinal, o mercado está aí oferecendo alternativas aos consumidores o tempo todo. Mas a rapidez na ação não pode comprometer a qualidade dos ajustes realizados no processo de atenção ao cliente. Não é verdade?

Ao sistematizar o plano de ação nas quatro fases propostas pelo Ciclo PDCA, todos os envolvidos conseguem visualizar facilmente o que precisa ser pensado, realizado e verificado; também têm um direcionamento claro de como devem agir.

Quais os benefícios esperar da aplicação do Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA, conforme já apontamos, é uma ferramenta útil para resolver problemas com muito mais eficiência. Assim, ele oferece inúmeras vantagens. Aqui estão as principais:

• fornece um método padronizado para alcançar melhorias contínuas;
• pode ser usado por funcionários de qualquer departamento para resolver problemas novos e recorrentes;
• evita desperdício de tempo na implementação de soluções ineficazes;
• promove o trabalho em equipe através de brainstorming e resolução de problemas;
• estimula a melhoria contínua de pessoas e processos;
• facilita a realização de testes em pequena escala e em ambiente controlado;
• impede a ocorrência de erros recorrentes;
• facilita a tomada de decisões em tempo hábil;
• melhora o caminho para o atingimento de metas;
• cria e ajuda a manter uma cultura voltada ao aprendizado constante;
• melhora a produtividade, o aproveitamento do tempo dos profissionais;
• gera engajamento e satisfação;
• torna cíclico o processo de planejar, realizar, mensurar e agir.

Como aplicar o Ciclo PDCA no seu negócio?

Uma vez que você entendeu o que é o Ciclo PDCA e que vantagens pode oferecer, sua aplicação se torna praticamente intuitiva. Em qualquer tipo de projeto, é possível aplicar esse modelo.

Agora, confira, a seguir, como você vai usar as quatro fases do Ciclo PDCA para superar um desafio específico!

Etapa 1: planejar

Digamos que um cliente muito importante recebeu seu pedido com duas semanas de atraso (duas semanas depois do que foi prometido pelo departamento comercial).

Comece definindo o problema e identificando sua causa raiz. Use o método dos 5 Porquês, que, neste exemplo, ficaria assim:

1. Por quê? A produção foi atrasada na fábrica.
2. Por quê? A fábrica recebeu os parafusos que precisavam duas semanas depois do previsto.
3. Por quê? O fornecedor do parafuso não tinha os materiais prontos a tempo.
4. Por quê? Eles tiveram dificuldade em obter o aço necessário para fazer os parafusos.
5. Por quê? O gerente de sourcing é novo e inexperiente.

Uma contra-medida para que esse problema não volte a se repetir pode ser encontrar um fornecedor de parafuso secundário que seja confiável.

Nesta etapa de planejamento, é importante não esquecer de basear tudo em fatos concretos e não em suposições.

Para o exemplo acima, seu objetivo poderia ser qualificar um fornecedor secundário de parafusos dentro de 30 dias.

Etapa 2: fazer

Agora que você definiu seu problema e encontrou a causa raiz, é hora de pensar em soluções potenciais. Depois de ter suas opções expostas, determine o que você acredita ser mais prático.

Teste em pequena escala — não faça a implementação total. Pense na fase “fazer” como a fase de “teste” .

Exemplo: continuando o cenário acima, você precisa encontrar um fornecedor de parafusos em um mês. Você identificou três opções: 1) encontrar um fornecedor online, 2) enviar seu gerente para visitar possíveis fornecedores ou 3) contrate um consultor especializado para encontrar um fornecedor em seu nome. Você deve pesar os custos e riscos de cada opção.

Qual é o seu orçamento? Qual opção permitirá que você qualifique com sucesso um novo fornecedor em 30 dias? Quais são os seus critérios para qualificar o novo fornecedor? Quem vai elaborar um contrato?

→ Responda a essas perguntas e vai ficar muito mais fácil escolher a melhor opção para sua empresa.

Etapa 3: verificar

Este passo também pode ser referido como a fase de “estudo”. Avalie o resultado da solução piloto. Se você perceber que há espaço para melhorias, faça as alterações necessárias e repita as fases “fazer” e “verificar” até sentir que chegou a uma solução abrangente.

Exemplo: você decidiu contratar um consultor especializado para localizar e qualificar um fornecedor secundário de parafusos em seu nome. Você precisa determinar se esta foi a melhor opção.

Responda às seguintes perguntas para verificar se fez a melhor escolha:

• o consultor realizou a tarefa de acordo com suas especificações?
• você está satisfeito com a quantidade de dinheiro e tempo gasto?
• alguma coisa deu errado? Que obstáculos tiveram que ser superados?
• Quais fatores você poderia mudar para melhorar o processo?
• você deveria ter enviado seu próprio gerente? O custo teria valido a pena?

Etapa 4: agir

A etapa final é implementar totalmente sua solução. Se você está resolvendo um problema isolado, parabéns! Você terminou. Se você está se esforçando para melhorar continuamente, deve repetir o ciclo da Primeira Etapa: planeje para encontrar oportunidades adicionais de melhoria.

Exemplo: Com base em sua análise, você determinou que, se precisar qualificar rapidamente um fornecedor secundário no futuro, poderá valer a pena enviar seu gerente em vez de contratar um consultor.

Volte para a Etapa 1 do Ciclo PDCA para mapear mais uma vez seu novo plano e use o conhecimento obtido com o teste piloto para fazer melhorias. Quando a situação surgir novamente, implemente o seu novo plano seguindo o Ciclo na sua totalidade.

Se isso se tornar o seu novo processo padrão para qualificar os fornecedores em um piscar de olhos, trabalhe continuamente para identificar áreas de fragilidade e espaços para melhorias de aperfeiçoamento do processo.

Que tal, você já consegue implementar o Ciclo PDCA em seus projetos e planos de ação? O que achou dessa dica? Deixe seu comentário!

Postado Originalmente em: https://bit.ly/2zfAtur