[Cliente Orgulho Treasy] — Como a Agência A2C reduziu mais de 75% do trabalho do Processo Orçamentário, ganhando ainda mais confiança em sua gestão

Fundada em 2001, a Agência A2C é uma agência full-service com DNA digital e foco em ROI, atualmente conta com mais de 100 profissionais e é uma das maiores agências independentes do Brasil, atendendo grandes marcas como Bunge Alimentos, Cinemark, 3M, Neogrid, Intelbras entre outras.

Nas palavras de Anderson de Andrade, CEO da empresa, a Agência A2C tornou-se ao longo de sua história “uma empresa de inteligência, estratégia e consultoria que ajuda seus clientes a criar novas linhas de receita e novos modelos de negócio”, mentalidade que já trouxe resultados expressivos nas campanhas de seus clientes como o Prêmio Marketing Best e o International Book Industry Excellence Awards.

Os Desafios da Gestão

Com uma gestão focada em processos e resultados, em 2017 a Agência A2C entrava no terceiro ano do seu processo de Gestão Orçamentária. Na época com 70 colaboradores, a empresa contava com a participação dos gestores desde o primeiro exercício orçamentário, prezando pela transparência e utilizando o orçamento como uma ferramenta de alinhamento entre os objetivos das áreas e da empresa.

Nas palavras de João A F Andrade, Sócio e Diretor de Operações, “orçamento é um desafio para uma empresa de 100 mil ou de 1 bilhão de faturamento”, e para elaborarem o primeiro orçamento, a Agência A2C contou na época com o auxílio de uma consultoria financeira especialista, que auxiliou na modelagem do orçamento e implantou como ferramenta a boa e velha planilha de Excel.

A adoção do orçamento trouxe ganhos significativos à gestão, o processo de planejamento envolvia 10 gestores e consumia cerca de 2 semanas, mas ano após ano a expectativa de alcançar a previsibilidade dos resultados e visão de futuro não se concretizava, “olhávamos apenas pelo retrovisor” segundo João.

Mesmo com uma consultoria especializada, às planilhas já traziam morosidade para o processo: era possível planejar, mas era impossível acompanhar os resultados mês a mês. Consolidar o planejado x realizado, extraindo as informações do ERP e alinhando com a modelagem do planejamento, era uma tarefa homérica que consumia vários dias de trabalho do time financeiro todo mês e, mesmo assim, a saída não era a esperada. O reporte final não era suficiente para a tomada de decisão pelos gestores ou pela diretoria.

Com o desafio de tornar o processo eficaz, a primeira alternativa foi solicitar uma revisão das planilhas pela consultoria contratada. Após meses de trabalho, as planilhas apresentavam mais inconsistência a cada interação: erros de fórmulas, contas inexistentes e números duvidosos apareciam aqui e acolá, minando a confiança no processo.

O sistema de ERP contratado, ainda que específico para agências de Marketing, também não conseguia suprir as informações de planejamento, nem relatórios gerenciais suficientes para fundamentar a tomada de decisão.

Aliado a estes problemas, João também tinha a visão de que “é importante ter a gestão da empresa independente de pessoas, de arquivos. Queríamos tê-la em nuvem, integrada com as demais plataformas da empresa“.

Com este cenário caótico, no final de 2016, João iniciou a busca por uma solução que sistematizasse este processo, eliminasse as planilhas e trouxesse confiança para o planejamento da Agência A2C. E nestas buscas, se deparou com o Treasy, onde assistiu um vídeo sobre a descentralização do orçamento que contava exatamente o seu desafio na empresa.

Estratégia Adotada

Convencido de que a Treasy era a solução certa para trazer eficácia e eficiência para seu processo orçamentário, João decidiu testar a solução.

O final do ano é o momento comum para iniciar o planejamento para o ano seguinte. Assim, ao conversar com os consultores da Treasy, João expôs uma necessidade bastante desafiadora: tinha 2 semanas para apresentar o orçamento para a Diretoria da empresa.

“Neste ponto, contar com o time de consultores da Treasy e com a metodologia embutida na solução fez toda a diferença.”

João F. A. Andrade, Sócio e Diretor de Operações

O trabalho prévio de estruturação do orçamento realizado em planilhas foi reaproveitado e migrado para o Treasy no processo de implantação. Com o recurso de importação de planilhas, foi possível manter a primeira rodada de elaboração do orçamento com as mesmas planilhas que os gestores já utilizavam, assim, o atrito de migrar para uma solução específica foi reduzido e um critério de sucesso importantíssimo foi alcançado: ter o planejamento pronto na solução da Treasy em menos de 2 semanas. “Na terceira semana já tínhamos a solução 100% implantada”, relata Andrade.

O auxílio dos consultores da Treasy deu velocidade e segurança no processo de implantação, auxiliando inclusive na modelagem do ERP para suportar a tão almejada análise do “Planejado x Realizado”.

Segundo João, um ponto positivo e até mesmo curioso da implantação é que em nenhum momento do projeto de implantação os consultores se limitaram ao volume de horas contratado. “Os consultores estavam sempre próximos e dispostos a ajudar, comprometidos com o projeto.” (E é isso mesmo! nós aqui na Treasy não paramos até atingir os critérios de sucesso de nossos clientes).

Resultados Obtidos

Na Agência A2C, enquanto a diretoria olha para fora a controladoria garante a operação interna, e nas palavras do João “de fato estamos mais seguros em termos de gestão e os números da empresa […] processo é o que dá segurança para crescer ”.

 Com a implantação do Treasy, gestores e diretoria voltaram a confiar no processo de planejamento e acompanhamento, sendo que o orçamento tornou-se ferramenta ativa na tomada de decisões.

Além disso, o volume de trabalho operacional foi reduzido drasticamente. A elaboração do orçamento que custava no mínimo 2 semanas de trabalho do time (elaborando planilhas, enviando para os gestores, consolidando essas informações), com o Treasy é possível realizá-lo em poucas horas, dependendo apenas do tempo de análise dos gestores. A consolidação mensal que custava vários dias e não gerava resultados, agora leva até 4 horas para estar em mãos da controladoria com os dados 100% confiáveis.

Menos tempo em trabalhos operacionais resultou em mais tempo para análise em cima dos resultados, a controladoria assumiu um papel estratégico. “Hoje não utilizamos nem mesmo um PowerPoint na apresentação de resultados, tudo é feito abrindo nosso ERP e o Treasy”, comenta João, orgulhoso do trabalho feito e principalmente dos resultados obtidos.

Próximos Passos

Contando com um processo confiável e eficaz, agora há espaço para pensar no amadurecimento do processo de orçamento da Agência A2C.

A empresa pensa em utilizar cada vez mais o potencial da solução. Hoje alguns módulos como Investimentos Operacionais e Outras Despesas que ainda são pouco utilizados, mas o objetivo é ter uma visão do DRE gerencial e completo, que detalhe todo o resultado da operação.

Outro passo importante para a evolução do orçamento da Agência A2C é a inclusão de revisões orçamentárias trimestrais durante o acompanhamento do exercício orçamentário, segundo João “muita coisa muda em 3 meses pra nós, então não faz sentido analisar no detalhe o orçamento 2017, precisamos analisar no detalhe o orçamento do próximo período, assim trabalhamos com trimestres e com OKR”. Na visão da controladoria, sem a solução da Treasy não seria possível a inclusão dessas revisões no processo.

Sobre o Treasy

O Treasy é a solução completa de Planejamento e Controladoria, onde sua empresa pode aplicar de forma fácil e rápida todos os conceitos e metodologias abordados neste artigo.

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• Acompanhamento Planejado x Realizado x Histórico
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No vídeo abaixo (curtinho) você pode ter uma noção de todo o potencial da solução para ajudar a tornar a Gestão do Desempenho de sua empresa best-in-class:

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