[Cliente Orgulho Treasy] - Como a Agemed reduziu em mais de 90% o tempo de Elaboração e Acompanhamento Orçamentário

Com mais de 300 colaboradores e 210.000 beneficiários, a Agemed é a operadora de saúde que mais cresce no Brasil, tendo conquistado estados como Santa Catarina, Rio Grande do Sul, e Mato Grosso, e expandindo para estados como Paraná em um ritmo de dar inveja em qualquer empresa, ainda mais nestes tempos de crise!

Em 12 anos a companhia multiplicou mais de 60 vezes o seu tamanho, saindo de um faturamento de aproximadamente 3,5 milhões, em 2002, para mais de 200 milhões em 2014. E a estratégia parece simples: todo o lucro do seu faturamento vem sendo reinvestido no seu crescimento, sendo que os planos são de chegar a 1 milhão de beneficiários até 2020.

E esse crescimento todo não é para menos. A operadora encontrou uma enorme lacuna no mercado, se especializando na prestação de serviços à empresas e seus colaboradores, onde realiza mais de 1.000.000 atendimentos ao ano por meio de sua enorme rede de credenciados, com clínicas, laboratórios, e médicos de todas as especialidades, além dos melhores hospitais nas principais cidades em que atua.

Os Desafios de Gestão

Para acompanhar o ritmo aceleradíssimo de crescimento, a Agemed realiza seu Planejamento Orçamentário de forma anual, com Revisões Orçamentárias trimestrais. Ou seja, para suportar o crescimento, a empresa precisou praticamente adotar o Orçamento Contínuo como metodologia base de sua Gestão Orçamentária.

Além disto, com crescimento acelerado, é comum a diretoria solicitar Simulações de Cenários para avaliar os impactos antes da tomada de qualquer decisão. Isso aconteceu, por exemplo, antes da decisão da construção do novo hospital da Agemed em Joinville, que será referência no segmento.

E naturalmente, ao utilizar planilhas para o Planejamento e Controle Orçamentário, os desafios começaram a surgir. O processo de Elaboração do Orçamento começou a levar de 2 a 3 meses, até que chegou um ponto que o Orçamento já não fazia mais sentido, pois quando era finalizado, já estava na hora de iniciar uma Revisão. Nas palavras de Maria Neves, gestora financeira da Agemed, “o Orçamento acabava sendo apenas para cumprir tabela, pois o processo era trabalhoso e demorado e a diretoria acabava visualizando os resultados pelo retrovisor”.

Criar uma Simulação de Cenários ou mesmo realizar uma Revisão Orçamentária, também era algo que tomava semanas, chegando a levar até 1 mês em alguns casos. O processo gerava muito retrabalho e erros. Sem contar, que a controladoria precisava tomar conta do Orçamento sozinha, pois com o excesso de trabalho para consolidar planilhas, sobrava pouco tempo para envolver os demais gestores de departamento.

E os desafios não paravam por ai. Quando chegava o momento de buscar os dados realizados para o Acompanhamento Orçamentário, a área de controladoria da Agemed precisava extrair relatórios de diversos módulos e sistemas diferentes, consolidar tudo nas planilhas e conferir tudo para identificar se não havia ficado nada para trás. Havia bastante retrabalho para garantir que o número estivesse fiel e constante preocupação com a integridade das informações.

Foi neste momento que a operadora resolveu buscar no mercado uma solução para promover maior empoderamento da área de controladoria, mas que ao mesmo tempo fosse simples e acessível, ajudando a disseminar a Cultura Orçamentária, com cada gestor acessando direto a solução e analisando os dados de seu departamento para embasar a tomada de decisões.

Estratégia Adotada

Quando conheceu o Treasy, no final de 2015, a Agemed estava no meio do Planejamento Orçamentário para 2016 (e tudo indicava que não ia finalizar a tempo). Como o esforço inicial era muito baixo e oferecia poucos riscos (a Treasy oferece um período de degustação do software com todo o apoio de consultores especializados para os primeiros passos), a Agemed resolveu testar a solução. Em apenas 2 reuniões de 4 horas a operadora já estava com toda sua Gestão Orçamentária implantada no sistema.

Segundo Maria, o que mais chamou atenção foi a velocidade de implantação. “Eu nem acreditava que era só isso, que já estava com meu orçamento pronto em tão pouco tempo”. E este é realmente um dos principais diferenciais da solução: a Treasy consegue implantar em algumas horas o que os concorrentes levam semanas ou até meses!

“Eu nem acreditava que era só isso, que já estava com meu orçamento pronto em tão pouco tempo.”

Maria Neves, Gestora Financeira da Agemed

Outro ponto que também chamou a atenção e até chegou a gerar uma certa desconfiança inicial foi o preço. Como empresas do porte da Agemed estão acostumadas com os valores praticados pelas empresas de software ERP, a mensalidade cobrada pelo Treasy foi um grande facilitador para a tomada da decisão pela solução. Ao invés de precisar envolver várias pessoas na companhia para decidir pelo investimento em uma solução, o Treasy entrou com uma despesa departamental, com muito mais facilidade para conseguir a aprovação da diretoria.

Resultados Obtidos

Com a adoção da solução de Gestão Orçamentária fornecida pela Treasy, a Agemed conseguiu eliminar completamente as planilhas do Processo Orçamentário, ganhando muito mais agilidade para elaborar e simular cenários. Além disto, outro grande ganho foi o empoderamento dos gestores com informações muito mais relevantes e confiáveis para tomada de decisões.

Atualmente, além da área de controladoria, já são 11 pessoas envolvidas no Processo Orçamentário (7 gestores de departamento, 2 diretores e 3 vice presidentes). E mesmo com muito mais gente envolvida, o processo de Elaboração do Orçamento que antes chegava a levar de 2 a 3 meses, hoje é concluído em no máximo 1 semana.

O tempo para uma Revisão Orçamentária ou uma Simulação de Cenários também baixou de quase 1 mês para menos de 2 dias. Sem contar o trabalho mensal de importar os dados realizados para o Acompanhamento e Controle Orçamentário que deixou de levar semanas e hoje é concluído em apenas uma manhã de trabalho.

Em resumo, o Treasy vem ajudando a equipe de controladoria da Agemed a economizar no mínimo 120 horas de trabalho por mês em tarefas operacionais, como a consolidação de planilhas.

Com o tempo adicional sobressalente, o time de controladoria passou a ser muito mais atuante e trabalhar muito mais próximo a diretoria e gestores departamentais, auxiliando diretamente para a estratégia e melhoria contínua dos resultados. Segundo Maria, “hoje o Orçamento esta realmente acontecendo e sendo acompanhado trimestralmente. Assim conseguimos eliminar o trabalho operacional rapidamente e contribuir inclusive para revisão das metas globais”.

Com a adoção do Treasy, a Agemed que já tinha um ritmo acelerado, está conseguindo acelerar ainda mais as coisas. Como o orçamento é feito de forma contínua, uma vez que as metas estão sendo atingidas, já podem ser repensadas e revisadas de forma a empresa não deixar passar as oportunidades e aproveitar o bom momento para crescer ainda mais.

Para operadoras de saúde, a partir de 100 mil vidas, é fundamental ter uma gestão profissional e buscar ganhos de escala com tecnologia, com dados em tempo real, não perdendo tempo no operacional. Nas palavras de Maria, “para nós o Treasy não é apenas a ferramenta de orçamento, mas onde está toda a estratégia e gestão de desempenho. Com ele a controladoria deixou de ser apenas apoio financeiro e passou a apoiar efetivamente na estratégia”.

Próximos Passos

A Agemed é cliente Treasy desde o final de 2015, quando migrou toda sua Gestão Orçamentária das planilhas para a solução. De lá pra cá, todo o Acompanhamento e Controle Orçamentário (planejado x realizado) já é feito pelo Treasy. Além disto, um dos recursos mais utilizados pela Agemed é a Simulação de Cenários. “É só criar um Cenário e fazer as projeções que preciso, sem ter que me preocupar com fórmulas ou macros”, conta Maria.

Como próximos passos, a empresa pretende começar a utilizar o módulo de Projeção de Gastos com Pessoal do Treasy, para obter previsões de salários, encargos e benefícios mais detalhadas e próximas do realizado. A expectativa é conseguir assim realizar projeções e simulações, como aumento de quadro ou dissídio coletivo, de forma muito mais simples e facilitada. “O importante é ver que o parceiro evolui junto com a gente”, comenta Maria, se referindo as constantes novidades e melhorias lançadas pela Treasy.

Além disto, outro plano da área de controladoria é ampliar a Descentralização Orçamentária, trabalhando para deixar as informações cada vez mais acessíveis e reforçando a cultura dos gestores analisarem os indicadores de seus respectivos departamentos. Isto é fundamental para que cada gestor possa realizar de forma cada vez mais autônoma os ajustes e correções necessárias em seus orçamentos. “Com o Treasy online (integrado) com o ERP, a controladoria não precisa de mais nenhuma ferramenta gerencial”, comenta Maria.

Sobre o Treasy

O Treasy é a solução completa de Planejamento e Controladoria, onde sua empresa pode aplicar de forma fácil e rápida todos os conceitos e metodologias abordados neste artigo.

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• Orçamento Empresarial descentralizado
• Projeções, Simulações e Cenários
• Acompanhamento Planejado x Realizado x Histórico
• Relatórios e Análises Gerenciais
• Gráficos e Indicadores de Desempenho
• Integração com seu ERP e contabilidade

No vídeo abaixo (curtinho) você pode ter uma noção de todo o potencial da solução para ajudar a tornar a Gestão do Desempenho de sua empresa best-in-class:

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