Como aumentar a sua performance e otimizar os seus projetos com planejamento e controle?

O que é planejamento e controle? 

Você já deve ter ouvido falar sobre planejamento e controle em algum momento. Essas palavras são ditas com freqüência nas empresas, projetos e organizações.

 Se procurar no dicionário vai ver que significa ato ou efeito de planejar, criar um plano, dentre outros. Mas na prática o que de fato precisamos fazer para planejar algo?

 Pode ser que encontremos algumas fórmulas prontas e dicas na internet, porém gosto muito das boas práticas do PMBOK.

 Planejamento tem tudo a ver com cronograma. E para montarmos um, algumas técnicas podem ajudar bastante, bem como na elaboração quanto na fase posterior de controle.

Boas práticas de gerenciamento do cronograma conforme PMBOK

1)     Planejar o gerenciamento do cronograma

Nessa fase você planeja como irá gerenciar o cronograma a ser elaborado em seu projeto. Aqui você pode procurar a ajuda de especialistas para orientá-lo como fazer isso, analisar e comparar alternativas, bem como fazer reuniões com a equipe e chegar em um plano que atenda às necessidades.

O plano de gerenciamento irá estabelecer os critérios sobre quais ferramentas serão utilizadas, níveis de exatidão, limites de controle, regras para medição do desempenho, os formatos dos relatórios, para quem o cronograma será divulgado, dentre outros fatores relevantes ao projeto.

2)     Definir as atividades

Aqui as atividades que serão descritas no cronograma vão ser definidas. Se você como gerente de projetos possui conhecimento técnico do trabalho isso ajuda muito para a criação dessa lista.

3)     Sequenciar as atividades

Após as atividades terem sido definidas o próximo passo é criar as relações entre elas e junto com a sua equipe determinar o que irá começar junto, o que depende do término de algum trabalho, o que precisa acabar simultaneamente, enfim são ligações que irão demonstrar como os trabalhos vão acontecer.

4)     Estimar as durações das atividades

Nesse momento você estará estimando qual é a quantidade de tempo necessário para que cada atividade seja concluída. Várias técnicas podem ser utilizadas, tipo: estimativa análoga, paramétrica, de três pontos (mais provável, otimista e pessimista) , dentre outras que já são amplamente divulgadas.

5)     Desenvolver o cronograma

Agora é a hora de juntar tudo que você já fez anteriormente e de fato montar o seu cronograma. Isso pode ser feito com a ajuda de um software, hoje particularmente gosto de utilizar o MS-Project, mas existe também o Primavera. Há a possibilidade de fazer em planilhas mesmo e também em outras opções disponíveis de programas.

6)     Controlar o cronograma

Como o próprio nome diz é onde você fará o seu controle do cronograma, vai monitorar o status do projeto, fazer as atualizações conforme periodicidades definidas e também gerenciar as mudanças necessárias.

Seguindo esses seis passos você tem uma visão melhor e mais ampla do seu projeto como um todo, podendo atuar de forma pró-ativa, antecipando as soluções necessárias dos problemas que acontecem no projeto, avaliar riscos, criar planos de ação para recuperação de prazo, dentre outras ações que contribuem para a sua performance juntamente com a equipe de trabalho.

É difícil de acreditar, mas ainda existem pessoas que são resistentes em termos um cronograma no projeto, por vários motivos – podem achar caro ter uma estrutura para fazer isso, ou quando possuem não dão a devida importância e não gostam de seguir por esse caminho, não gostam de controlá-lo, enfim dentre outros fatores que possivelmente você já tenha visto ou até mesmo vivenciado em algum momento.

Ressalto que particularmente em minha vida profissional já tive excelentes experiências fazendo devidamente o planejamento e controle nos projetos que participei. Um exemplo foi uma obra industrial que gerenciei em 2008 onde tínhamos várias dificuldades logísticas, entrega de materiais por parte dos fornecedores, produtividade da equipe, dentre outros.

A partir de uma análise crítica do cenário consegui junto com os stakeholders do projeto montar um cronograma alinhando todas as expectativas. Semanalmente atualizávamos as atividades e pró-ativamente já podíamos gerar os planos de ação para eliminar ou mitigar os problemas. Dessa forma, com a participação de todos, tivemos bons resultados em nossas entregas finalizando os trabalhos dentro do prazo e custo previstos.

Costumo dizer que planejamento e controle se aplicam em qualquer projeto, seja qual for a sua modalidade, portanto use e abuse das ferramentas e técnicas disponíveis na área para atingir excelentes resultados, ter uma boa performance e otimizar as suas atividades.