Como automatizar fluxo de trabalho

Um dos pilares da eficiência é fazer mais com menos tempo e menos recursos. Isso pode ser um desafio para muitas organizações. Principalmente porque muitas atividades do dia a dia são repetitivas e, algumas vezes, tediosas.

           É possível automatizar estas atividades gerando mais eficiência operacional e minimizando erros? Claro que sim! Mas, podemos fazer isso aliado a uma correta gestão dos documentos? A resposta também é sim.

Por onde eu começo?

           Primeiramente, temos de saber como organizar os documentos que compõem um processo de negócios ou um “repositório” de informações. Se você tem dúvidas sobre como fazer isso, leia o nosso artigo “Como organizar documentos em 7 passos” que aborda pontos importantes desta rotina.

           Depois, precisamos de uma ferramenta para desenho e automatização de processos. Para desenhar ou mapear um processo, a maneira mais fácil é observar e registrar como a atividade é realizada atualmente. Existem várias ferramentas que podem ajudar nesta tarefa que chamamos de “mapeamento do processo”. As mais conhecidas são o Microsoft Visio e o Bizagi. Se você conhece ou já utiliza outra ferramenta, fique à vontade.

           Com esta etapa cumprida, normalmente você já será capaz de analisar o processo como um todo. Não raro este é o momento de alguns ajustes ou até mesmo uma melhoria em algumas atividades que você mapeou. Isso é muito interessante! O simples fato de documentar uma atividade ou processo já é o primeiro passo para revisá-lo e propor melhorias.

           Bem, você já mapeou o processo, identificou as atividades importantes, percebeu que outras poderiam ser melhoradas, fez os ajustes necessários, mas e daí? O título do artigo não é sobre automatizar fluxos de trabalho?

Automatizando o que está organizado

           Isso mesmo, mas como nós poderíamos automatizar algo que não era conhecido? Ou se fizéssemos isso com uma atividade que fosse improdutiva ou que trouxesse prejuízo operacional, estaríamos aumentando a ineficiência e o prejuízo. E não era isso que você queria não é mesmo? Este é um dos principais erros de quando se começa uma cultura de gestão de processos. Muitas vezes se quer automatizar tudo, mesmo aquilo que todos já sabem que não funciona bem.

           Agora que já vimos o que pode ser melhorado, podemos procurar uma ferramenta de automatização de fluxos e, posteriormente, uma para automatizar completamente o processo.

Para automatizar um fluxo, ou atividade do processo, podemos contar com os próprios multifuncionais que são utilizados para imprimir e digitalizar documentos. Porque? Ora, estes equipamentos já são utilizados por muitas pessoas no seu dia a dia e os usuários já estão bastante familiarizados com sua interface.

           Com o uso do sistema operacional Android como interface de operação do equipamento, isso se torna ainda mais fácil. Todos sabem operar o seu celular ou tablet rodando este sistema e agora poderão utilizá-lo também para suas necessidades de negócio através de aplicativos específicos para isso.

           Dentre muitos Apps, um em particular se destaca para automatizar o fluxo de trabalho do seu negócio. Estamos falando do Samsung Document Workflow Core. Ao usar o Document Workflow você pode integrar multitarefas como digitalizar, editar e distribuir documentos em um único fluxo de trabalho – poupando um tempo precioso e agilizando toda uma série de tarefas de escritório.

Lembra-se de que falamos em integrar o fluxo de trabalho com a gestão de seus documentos? Com o Document Workflow você pode filtrar uma combinação de atividades como digitalização, reconhecimento óptico de caracteres e distribuição de documentos em um único fluxo de trabalho. Você também pode personalizar esta combinação como um modelo de atalho que poderá ser utilizado no futuro com apenas um único toque. Basta salvar esta configuração em uma tecla de atalho com um nome de fácil identificação.

Dá para ser mais claro?

Vamos dar um exemplo prático: Você precisa automatizar o fluxo de aprovação de despesas de viagem. Pode iniciar o fluxo chamado “Aprovação de Despesas”, daí pode digitalizar as NF´s de despesas direto do multifuncional. E aquelas despesas que não estão em papel? Que você recebeu por e-mail por exemplo? Relaxe, você pode inserir arquivos pdf ou TIFF também. Daí você pressiona a tecla enviar. A tela pede o e-mail de seu gerente ou diretor (você também poderá deixar este e-mail pré-configurado). Seu gerente recebe um e-mail e pode aprovar a despesa mandando para o financeiro efetuar o pagamento ou rejeitar retornando o e-mail a você com as razões.

Assim fica mais fácil, não é? Percebeu que não utilizamos papel e que o financeiro também já pode receber as NF´s de despesas e que pode iniciar um fluxo contábil por exemplo com as mesmas informações que já foram inseridas? Com isso geramos mais eficiência e redução de custos.

Simplifique o seu dia com a automatização de fluxos de trabalho

Não importa o tamanho do seu negócio, economizar tempo e dinheiro é primordial para a saúde financeira. A automatização dos fluxos e processos através de aplicativos como o Document Workflow permite que você faça exatamente isso.

Combinando as múltiplas funções de seu multifuncional em um único fluxo, gerenciando adequadamente seus documentos e proporcionando um serviço de racionalização fácil para suas tarefas de impressão, é o início de uma gestão por processos.

E se precisarmos automatizar não apenas um fluxo ou atividade do processo e sim o processo como um todo? A ferramenta citada no exemplo pode fazer isso também? Não, aí a conversa fica mais interessante! Você pode inclusive importar o que mapeou no Visio ou no Bizagi para uma ferramenta poderosa. Mas isso fica pra outro artigo.

Ajudar sua empresa a dar o próximo passo em direção a uma nova era de produtividade, simplificando seu fluxo de trabalho e aumentando a produtividade são objetivos pelos quais trabalhamos diariamente. Quer conhecer novas maneiras de tornar seu escritório mais moderno? Converse comigo, posso te ajudar nisso.