Como começar a modelar processos em uma empresa

Quando se trata de começar a modelar os processos em uma empresa indico fazer primeiro uma análise da empresa, dos problemas e também dos indicadores, se a empresa tiver. Pode ser que a Empresa não tenha nada documentado, zero de documentos, e uma entrevista inicial com os gestores ou donos da empresa vai te dar o norte daquilo que é esperado.

Iniciar a modelagem dos processos é iniciar a arrumação da casa, conhecer o que tem na empresa, as pessoas e infraestrutura, o que ela faz, como ela faz e o que entrega efetivamente, de positivo e de negativo. Claro, nem só de boas entregas vivem as empresas. Bem que elas gostariam que fosse assim.

Inicie com um planejamento e trace a caminhada antes de começar a executar. Conheça quais as áreas da empresa você vai modelar os processos e em qual ordem vai seguir. O ideal é você ir mapeando a cadeia fim a fim, mas se isso não for possível não há problema. As lacunas que ficarem vão ser preenchidas em algum momento.

Uma das primeiras perguntas que surge é em qual ferramenta modelar os processos. Bem, no mercado existem plataformas para todos os gostos e bolsos. E cada uma vai ter uma particularidade. Mas se a empresa não tem dinheiro para comprar neste momento, não se desespere. Existem ferramentas free que podem te apoiar na modelagem dos processos, e atendem muito bem.

Você pode escolher começar pelos processos primários, que entregam valor diretamente ao cliente ou pelos de Gerenciamento, aqueles que têm o objetivo de realizar medição, monitoração e controle das atividades, processos que gerenciam o presente e o futuro da empresa.

Um item importante são os indicadores do processo que devem ser definidos e alinhados com todos, eles são fundamentais para conseguir gerenciar o desempenho do processo. Os dados para realizar os cálculos devem estar acessíveis e estes resultados devem ser guardados para que se possa acompanhar o desempenho e realizar as correções quando necessário. Com gerenciamento do desempenho do processo podemos identificar problemas de qualidade e a reorganizar atividades de acordo com o pessoal disponível na empresa.

O objetivo e escopo do processo devem ser de conhecimento de todos e o nome do processo deve ser facilmente associado ao que ele faz.

A necessidade de produzir documentos como POPs e ITOs deve ser analisada sempre que o processo estiver sendo modelado.

As pessoas que devem ser convidadas para a modelagem dos processos são aquelas envolvidas diretamente com a execução das atividades além dos lideres e gestores. Todos são importantes neste momento.

Realizar revisões e analises periódicas dos processos é fundamental e deve-se estar atento às oportunidades de melhoria que vão fazer o processo ficar cada vez melhor e mais estável.

Outro item importante é o tempo de cada modelagem e da entrega do processo. Ele não deve ser muito longo a ponto das coisas mudarem e você não ter entregue o processo. Sempre digo que o bom é inimigo do ótimo e deve-se entregar e colocar o processo para rodar no prazo acordado.

E quando o processo estiver pronto, bem a missão esta quase cumprida, porque agora vem a parte mais importante que é divulga-lo da forma mais abrangente que a empresa tiver, para que todos possam se beneficiar desta informação e outros daquilo que o processo entrega.