COMO CRIAR MANUAIS E ROTEIRIZAR OS PROCESSOS DA SUA EMPRESA

Mapear e documentar processos é algo muito importante. É a oportunidade que temos de repensar como a organização trabalha e iniciar uma série de ações que irão promover excelência na gestão.

Dentro de toda cadeia de valor da empresa, cada processo tem um objetivo específico que, ao ser levado em conta no conjunto das atividades da organização, colabora para atingir seus objetivos finais. Pensando nesse aspecto, separamos para você algumas dicas tiradas do material complementar do estudo de caso de Sandro Rodrigues, sobre como roteirizar os processos da sua empresa:

1 . Identifique os processos-chave que você quer descrever e padronizar.

2. Uma dica: para começar, escolha os processos de apenas uma área da empresa. Querer fazer tudo, da empresa inteira, de uma só vez, pode ser uma tarefa pesada demais. E você corre o risco de desanimar e parar no meio do caminho.

3. Levante informações sobre os processos-chave que você pretende manualizar.

4. Elabore o fluxograma de cada um desses processos ("o que" fazer). Lembrando que um fluxograma é a representação gráfica de um procedimento, cujas etapas são ilustradas de forma encadeada por meio de símbolos geométricos interconectados.

5. Valide os fluxogramas com quem está acostumado a executar cada um dos processos e os conhece a fundo.

6. Faça os ajustes que sejam necessários em cada um dos fluxogramas.

7. Defina o formato mais adequado para o material que será utilizado para descrever cada processo (manual, guia, cartilha, vídeo, checklist, etc), levando em consideração o perfil (idade, grau de escolaridade, nível de experiência, etc) de quem executará cada processo e também a complexidade dessa execução.

8. Detalhe cada processo, a partir dos fluxogramas, descrevendo, no formato definido para cada caso, "o como" fazer.

9. Valide esse detalhamento com quem está habituado a executar cada processo e conhece profundamente a atividade na prática.

10. Faça os ajustes que sejam necessários.

11. Proceda à revisão ortográfica, de preferência utilizando os serviços de um Revisor profissional. Ou, ao menos, de alguém que fale e escreva o Português com perfeição.

12. Proceda à diagramação de cada material, procurando torná-lo atraente, fácil de ler e compreender.

13. Disponibilize os materiais nos meios escolhidos para cada um deles (Plataforma de EAD, guias, manuais, portal, site, etc).

14. Lembre-se de atualizar periodicamente os materiais, para mantê-los sempre úteis e evitar que fiquem defasados com relação a como as coisas acontecem na prática.