Como defender a aprovação do seu projeto de TI

Nos meus quase 15 anos de experiência na área de TI, já vi muitos ótimos projetos não irem pra frente, devido a má apresentação do mesmo para diretoria! Para tentar ajudar neste processo, criamos este artigo!

Em empresas de todos os portes e segmentos de mercado, a gestão de TI nunca foi tão importante quanto é hoje. Prova disso é que a consultoria IDC estima que, em 2017, apesar da crise econômica brasileira, os investimentos em tecnologia devem crescer 2,5% em relação ao ano passado.

A perspectiva é que projetos relacionados à chamada era da transformação digital (soluções e serviços para liderança, omni-experience, informação, modelo de negócio e fonte de trabalho) serão os propulsores desse movimento.

Em nível global, o Gartner aponta que o crescimento dos investimentos em TI será de 2,9%, o que deve movimentar cerca de 3,4 trilhões de dólares. O órgão acredita que as empresas devem cortar gastos em outras áreas para reforçar a sua infraestrutura tecnológica e elevar os recursos para ter mais vantagens competitivas.

Com a ascensão da tecnologia no ambiente corporativo, obviamente, crescem os desafios para os gestores da área. Entre eles, a defesa e a aprovação de um projeto de TI ganha um destaque especial. Ela se mostra cada vez mais difícil, apesar de compensadora.

Ao mesmo tempo em que os executivos de negócios compreendem as vantagens das soluções e dos serviços tecnológicos, fatores como controle rígido de custos e excesso de ofertas da indústria de TI precisam ser equilibrados para que os projetos sejam aceitos e tragam resultados mais efetivos. Há pouco espaço para experimentações, e a cobrança sobre os departamentos de tecnologia não para de crescer.

Como lidar com a aprovação de projeto de TI dentro de uma gestão que carrega o peso de ser vista como determinadora dos rumos dos negócios? Como equilibrar interesses e convencer a alta hierarquia (geralmente sem conhecimento técnico) a investir? É sobre isso que vamos refletir ao longo deste post.

Continue lendo para ver o que você pode fazer para ganhar confiança, contornar resistências e aprovar os seus projetos com mais facilidade:

Antes de criar o seu projeto: seja estratégico

Imaginar um projeto e colocá-lo no papel é um passo preliminar que todo profissional de gestão de TI sempre dá. No entanto, para aprovar o plano, é preciso ir além. Alguns fatores — tais como briefing, comunicação, apresentação e negociação — precisam ser bem trabalhados antes mesmo de partir para o escopo.

Aqui estão algumas dicas para que você faça isso com facilidade e rapidez:

Identifique o momento e as necessidades estratégicas da empresa

É muito importante que você verifique o momento que a sua empresa está vivendo. E isso envolve um mergulho na própria cultura corporativa, ou seja, em compreender:

• como as pessoas que compõem a organização estão ambientadas com a tecnologia;
• os valores que perpassam as relações internas;
• e em como eles podem influenciar a receptividade da sua proposta.

Inevitavelmente, também é preciso pensar na verba disponível. O dinheiro está mais curto para todo mundo, logo, todo e qualquer investimento requer uma defesa que envolva mais do que os benefícios. A mensuração dos resultados (o retorno sobre o investimento) também deve ser comprovada de antemão.

Um bom caminho é demonstrar com clareza em que pontos o projeto que você está propondo se alinha às necessidades estratégicas da empresa. Dessa forma, ficará mais fácil casar os indicadores chave de desempenho (KPIs, os valores mensuráveis que demonstram o atingimento ou não de objetivos estabelecidos) com a estratégia global do negócio e conseguir uma carta branca para começar a trabalhar.

Conheça os principais stakeholders

Tudo dentro da gestão de TI é direcionado aos stakeholders (públicos de interesse). Logo, é importante que você conheça bem as pessoas para quem o seu projeto trará resultados ou de que forma determinados públicos (usuários da operação, executivos de negócio, diretoria etc.) serão impactados por ele.

Ao conhecer bem os principais stakeholders, você poderá defender a aprovação de projeto de TI com mais facilidade. Isso é bem natural, pois toda a construção da proposta de valor será pensada para as pessoas certas e com estimativas de resultados menos abstratas.

Tenha os objetivos claros

Todo o seu discurso de defesa do projeto deve ser baseado nos objetivos a serem alcançados. Logo, faça o exercício de colocar essas metas a serem atingidas no papel e ensaiar a defesa delas.

Tenha sempre em mente que os objetivos são as primeiras justificativas para a criação e a execução de um projeto. Na prática, você precisará demonstrar com clareza — e, não raro, de forma muito detalhada — como todo o trabalho a ser feito ajudará a levar o negócio a outro patamar. É o retorno que convence, e não a explicação de como o trabalho será realizado.

Com os objetivos bem claros para você e para a sua equipe, fica bem mais fácil levar a ideia até as pessoas que podem aprovar o projeto, esclarecer as dúvidas e lidar de forma harmoniosa com as objeções. Previamente, você já pode se preparar para possíveis impeditivos.

Considere os riscos do projeto (a não aprovação é um deles)

Os riscos, nós sabemos, são fatores essenciais no controle de um projeto. Aliás, toda a gestão de TI é sempre baseada na ideia de que há riscos variados (ameaças à segurança da informação, elevação de gastos, perda de peças-chave na equipe etc.).

Assim, também é fundamental que você considere todos os riscos que orbitam sobre o seu projeto. Não receber a batida de martelo para iniciá-lo é um desses riscos, então, prepare-se para que a negativa não abale a sua confiança para partir para novos empreendimentos.

Para não vender uma ideia de que tudo funcionará rigorosamente dentro do planejado — o que pode gerar desconfianças e calcificar objeções —, aponte todos os riscos (financeiros e de cronograma, por exemplo) e demonstre como você e o seu time trabalharam no planejamento ou como vão trabalhar para minimizar impactos negativos durante a execução.

Em caso de não aprovação, tenha um plano B na manga. Você pode, por exemplo, propor uma abordagem parcial ou substitutiva caso a totalidade do seu projeto não gere confiança na diretoria.

Após a criação do projeto: prepare-se para a apresentação

Passada a 1ª etapa, que é mais preparatória, você já pode partir para a apresentação do projeto em si. Nesta fase, temos a definição do escopo (planejamento e documentação dos objetivos, custos, prazos, cronogramas de entrega etc.) e precisamos levá-la até as pessoas responsáveis por bater o martelo. Encare este momento como o mais crítico, mas também como uma etapa crucial a ser vencida.

Veja, a seguir, o que você nunca pode deixar de considerar na elaboração da apresentação para evitar a não aprovação de projeto de TI:

Alinhe a linguagem de TI à dos demais setores da empresa

Por mais que o senso comum diga que a tecnologia é fundamental para o desenvolvimento das empresas, não é raro encontrarmos executivos de negócio que ainda vejam o departamento de TI como um time que não tem os mesmos objetivos dos demais.

A isso se deve a falta de conhecimento técnico, a tradição da TI de não circular nos ambientes de negociação e de decisão, além da própria cultura de centralização dos gestores de negócios. Há ainda fatores inerentes e particulares de cada empresa, e você certamente conseguirá reconhecer na sua empresa o que distancia a TI das demais áreas.

Mas nós sabemos que isso é só uma crença. E como as crenças são modificadas? Há várias maneiras de fazer isso, mas a mais infalível é o comportamento da sua equipe. Veja: se o time de gestão de TI conseguir ter uma atuação mais analítica e estratégica, ficará sempre mais fácil sentar com outros departamentos para apresentar projetos.

Comece a fazer isso alinhando a linguagem. Evite usar os jargões técnicos característicos do ambiente de tecnologia. “Traduza” ao máximo para que os executivos de outros departamentos consigam acompanhar o seu discurso e entender a relevância do seu projeto para a organização (os seus objetivos, as suas dificuldades e os seus anseios mercadológicos).

Uma outra abordagem infalível é demonstrar que o pessoal de TI acompanha os desafios e os problemas das demais áreas. Você também pode apresentar casos de sucesso (há sempre publicações na mídia especializada sobre empresas que implementaram projetos parecidos) e colocar a sua equipe à disposição para esclarecer qualquer dúvida.

Busque aliados para o seu projeto

Outro ponto muito importante — e que deve permear cada vez mais a sua gestão de TI nos dias de hoje — é a busca de aliados para os seus projetos. É dizer: encontrar membros influentes na empresa para quem você possa fazer uma apresentação prévia dos projetos e começar a medir o “clima” que enfrentará na hora de apresentar aos demais.

Invariavelmente, as empresas possuem algumas pessoas que influenciam decisões e que são ouvidas com mais facilidade pelo grupo de decisores. Identifique quem são esses profissionais no seu negócio e procure ganhar a confiança deles para ter abertura e receber feedbacks sinceros.

Os stakeholders mais influentes também são muito importantes nessa estratégia. Uma dica é: veja a possibilidade de apresentar o seu projeto de forma individual para cada diretor antes da apresentação oficial. Assim, você poderá aparar as arestas com os retornos e as impressões que eles verbalizam e estará bem mais preparado para a hora de enfrentar reuniões em grupo.

Crie uma apresentação realmente empolgante

Empolgar pessoas altamente ocupadas e focadas em resultados não é uma tarefa fácil. Mas a sua apresentação precisa ser altamente empolgante, do contrário, ela não convencerá ou, no máximo, levará o seu projeto até uma fila de espera.

Para começar, crie um título impactante para o projeto (lembre-se de fazer referência, ainda que implícita, aos objetivos de negócio). Em seguida, mostre as justificativas e o porquê de o seu empreendimento ser relevante para a empresa. Depois, detalhe o grande objetivo (macro) e os demais (micros, secundários) que te impeliram a colocar a ideia no papel e a defendê-la perante os decisores.

Sua apresentação também deve conter, em 1º plano, as vantagens competitivas que os resultados do projeto trarão à organização e, depois, para os stakeholders específicos (departamentos impactados, por exemplo). Mostre também que você está amparado por métodos e boas práticas que farão do seu projeto um sucesso.

Mas não demore muito para detalhar como será estruturada a execução. Fale sobre as atividades, o cronograma estimado de entregas, a equipe, como os riscos serão mitigados etc.

Até aqui, nós falamos do cerne da apresentação, o núcleo duro que dá sustentabilidade para a ideia que você está “vendendo”. Só depois de trabalhá-lo bem e de ter certeza de que os ouvintes não têm nenhuma dúvida é que você deve partir para assuntos mais “delicados”, como orçamento.

Ao apresentar: 7 dicas que podem ajudar na aprovação de projeto de TI

Falando mais detalhadamente sobre a apresentação, que é uma etapa fundamental na aprovação de projeto de TI, vamos a 7 dicas que vão te ajudar muito:

Prepare um esquema persuasivo de discurso

A ideia é usar um esquema aristotélico (sim, de Aristóteles mesmo) para que a sua apresentação seja bem convincente. Siga o caminho do filósofo grego que dissecou um discurso persuasivo em 4 partes essenciais:

• introdução: ganho da confiança, o famoso “quebra-gelo”;
• declaração: a ideia em si;
• argumento: detalhamento das ideias e da fundamentação (comprovação de viabilidade e defesa das proposições);
• epílogo: fechamento que não abre margens para dúvidas ou discordância, o “gran finale”.

Use recursos gráficos

Prepare um material para ser projetado na parede ou apresentado em um monitor. Isso, além de demonstrar esmero na confecção da apresentação, também ajuda a facilitar o entendimento.

Você não precisa ser um especialista em PowerPoint para elaborar uma apresentação agradável. Se necessário, peça ajuda do pessoal de marketing da empresa. Tome cuidado para não se perder na argumentação e use as imagens como um esquema para guiar o seu discurso.

Fundamente as suas proposições

Por mais original que seja o seu projeto, é sempre bom fundamentá-lo em fontes de credibilidade comprovada. Ao demonstrar a metodologia, por exemplo, cite os autores que a criaram. Cite casos de sucesso, ilustre com pequenas histórias e dê exemplos que ajudem os profissionais a visualizarem o que você está defendendo.

Demonstre conhecimento de causa

A apresentação do projeto é o melhor momento para você demonstrar que a sua gestão de TI é totalmente voltada para as reais necessidades do negócio. Procure mostrar os desafios que você vai ajudar a resolver, relembre os gargalos e os problemas que a empresa (e os seus departamentos, os seus empregados etc.) já enfrentou e mostre que você quer impedir que eles voltem a acontecer.

Se a ideia é implementar uma inovação, mostre que há outras empresas fazendo algo parecido. Faça com que os executivos vejam que eles podem sair na frente da concorrência ou, se os concorrentes já estão adiantados, apele para o senso de urgência e de adequação ao comportamento do mercado.

Defenda a viabilidade financeira

Um dos pontos mais críticos da defesa de um projeto é a comprovação da sua viabilidade financeira. Então, leve no seu discurso todo um jogo argumentativo que ajude as pessoas a visualizarem a importância dos investimentos que serão feitos. Ninguém coloca a mão no bolso se não tiver um motivo forte para isso.

Uma boa alternativa é demonstrar os retornos que serão garantidos em cada real que será investido. Tente fazer com que essa comprovação não seja muito abstrata. Se possível, peça ajuda de um profissional de finanças para estimar probabilidades mais concretas.

Ouça atentamente

Evite fazer com que a sua apresentação seja um monólogo. Dê espaço para as pessoas fazerem ponderações, esclareça possíveis dúvidas, demonstre interesse na opinião da sua audiência.

De tempos em tempos, solicite feedbacks. “Vocês entenderam?” e “até aqui, alguma dúvida?” são ótimas questões, pois elas abrem espaço para a participação dos ouvintes e fazem com que a sua defesa se torne bem mais dinâmica.

Ouvir atentamente a colocações, além de demonstrar que você está aberto a “negociações”, também pode ajudar a reforçar a sua autoconfiança no discurso.

Esteja preparado para lidar com as objeções disfarçadas

Pense previamente nas dúvidas que vão surgir e lembre-se: quando se trata de orçamento e investimento, as objeções costumam vir em forma de “e se…?” ou “como será…?”.

Tente aguçar a sua percepção acerca das objeções dissimuladas e tenha respostas sutis para contorná-las. Evite demonstrar irritabilidade ou desconforto com provocações mascaradas de opiniões, pois isso pode colocar todo o seu esforço por terra.

Como lidar com objeções e maximizar o índice de aprovações de projetos

Nadar, nadar e morrer na praia não é o seu objetivo, certo? Tenha em mente que, mesmo que você tenha seguido todos os passos anteriores, há sérias chances de receber objeções em relação ao seu projeto. Trabalhe para lidar com elas de uma forma consciente e inteligente.

Nós dedicamos este último tópico para detalhar melhor algumas dicas que vão te ajudar a lidar melhor com as possíveis resistências. Veja o que propomos:

Faça com que os ouvintes da apresentação se sintam importantes

Ganhe a confiança dos executivos fazendo com que eles se sintam fundamentais para o andamento do seu projeto. Assim, você conseguirá o engajamento deles. Até porque, invariavelmente, a resistência total ou parcial está sempre garantida.

Mostre que você pensou neles quando estava colocando a sua ideia no papel e transformando-a em um projeto. Crie um clima de “esforço colaborativo”, assim, mesmo sem que eles percebam, você está distribuindo responsabilidades.

Mostre que você sabe das mudanças que o seu projeto trará

Grande parte das resistências que geram objeções se dá por medo de mudanças. Então, na apresentação, mostre que você já pensou no impacto do seu projeto e que já tem uma estratégia de gestão da mudança para ser implementada.

Aproveite para solicitar dicas para diminuir problemas com as novidades trazidas pelo projeto. Isso te ajudará conquistar a simpatia das pessoas e diminuirá os receios delas.

Coloque-se à disposição para ajudar a lidar com as mudanças

Seus interlocutores devem ter bem claro que você não está disposto somente a causar modificações, mas também se coloca como um facilitador para lidar com os impactos das possíveis mudanças.

Prepare, por exemplo, um plano para capacitar usuários e evitar que a operação seja prejudicada durante a execução do projeto.

Esteja disposto a receber críticas e sugestões de melhorias

Se virem que você tem flexibilidade para receber “pitacos” no seu projeto, os profissionais decisores e influenciadores colocarão menos energia em críticas que não sejam construtivas e diminuirão as objeções.

Nem sempre é fácil antever até onde é possível fazer concessões, mas não faça recusas bruscas. Diga que você pode estudar a possibilidade de fazer modificações na ideia original, nos pontos apontados como críticos ou que suscitam receios e dúvidas. Assim, ao mesmo tempo em que você demonstra flexibilidade, ganhará mais tempo para pensar em outros argumentos ou em outra abordagem.

Os novos compromissos do profissional de TI

Como vimos ao longo deste post, a aprovação de projeto de TI é uma tarefa crítica, que requer algumas habilidades e também estratégias específicas. Poder de negociação, resiliência, flexibilidade… Todas essas habilidades são importantes para quem se propõe a apresentar novas ideias no ambiente corporativo.

A grande oferta de serviços e de ferramentas disponíveis hoje no mercado faz com que os executivos de negócios pouco ambientados com o conhecimento técnico fiquem mais céticos e receosos para decidir sobre investimentos.

Cada vez mais, os profissionais de gestão de TI devem lidar com essa nova realidade, sobretudo porque se espera deles uma atuação mais consultiva e estratégica. O desafio maior, não há dúvidas disso, é trabalhar a configuração de projetos de uma forma bem detalhada e previamente pensada no ritmo frenético do dia a dia empresarial.

Como profissional da área, você já deve ter percebido que os tempos de planejamento e execução de projetos hoje são muito mais curtos do que há alguns anos, e a tolerância aos erros está praticamente em extinção.

Lidar bem com isso, contudo, é uma exigência que é cada dia mais responsável por definir quem são os gestores de TI de sucesso daqueles que continuam entregando resultados medianos.

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Fonte: Artigo publicado originalmente no blog da Eco IT