Como a IA vai Revolucionar o Gerenciamento de Projetos

“Como a IA Transformará o Gerenciamento de Projetos” (Harvard Business Review, fevereiro de 2023) em português, página por página:

Páginas 1-2: Visão Geral e Cenário Futuro

O artigo começa descrevendo uma visão futurista de como a IA será utilizada no gerenciamento de projetos. Um exemplo fictício é dado, onde um CEO de uma grande empresa de telecomunicações usa um aplicativo inteligente em seu smartphone para monitorar sete iniciativas estratégicas da empresa. Com apenas alguns toques, o CEO consegue verificar o status de cada projeto, a porcentagem de benefícios esperados entregues, o nível de moral da equipe e o comprometimento dos stakeholders.

O CEO pode analisar em detalhes uma iniciativa específica de rebranding que foi acelerada devido à concorrência. O aplicativo, alimentado por IA, informa as mudanças necessárias, os potenciais riscos e apresenta soluções com base nas escolhas feitas anteriormente pela equipe. O CEO consulta o gerente do projeto, que agora dedica mais tempo a apoiar a equipe, dialogar com stakeholders e promover uma cultura de alto desempenho. Durante essa conversa, ambos simulam possíveis soluções e concordam com um caminho a seguir, com o plano do projeto sendo automaticamente atualizado pela IA.

O artigo destaca que, embora o gerenciamento de projetos atualmente não funcione com tanta fluidez, esse futuro pode estar a menos de uma década de distância, e as organizações devem começar a investir em tecnologia de gerenciamento de projetos agora para chegar mais rapidamente a essa realidade.

Páginas 3-4: O Cenário Atual do Gerenciamento de Projetos

Atualmente, estima-se que US$ 48 trilhões sejam investidos anualmente em projetos ao redor do mundo. No entanto, apenas 35% desses projetos são considerados bem-sucedidos, segundo o Standish Group. A maioria das empresas ainda utiliza ferramentas como planilhas e apresentações que, embora adequadas para gerenciar cronogramas e entregas, não são suficientes para lidar com o ambiente dinâmico e em constante mudança dos negócios modernos.

Os autores argumentam que a baixa taxa de sucesso dos projetos pode ser atribuída à falta de maturidade tecnológica no gerenciamento de projetos. A introdução de IA poderia melhorar essa taxa em até 25%, gerando valor significativo para organizações e indivíduos. As tecnologias necessárias já existem, mas a questão é quando serão aplicadas efetivamente.

Páginas 4-5: Seis Áreas do Gerenciamento de Projetos que Serão Disruptadas

O artigo identifica seis áreas principais onde a IA terá um impacto significativo:

1. Melhor Seleção e Priorização de Projetos: A IA permitirá uma seleção mais precisa dos projetos com maior probabilidade de sucesso, utilizando algoritmos de aprendizado de máquina (ML) para detectar padrões e eliminar vieses humanos na tomada de decisões. Isso ajudará a identificar rapidamente projetos prontos para serem lançados e melhorar o equilíbrio do portfólio de projetos.
2. Suporte ao Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO): Ferramentas de análise de dados e automação irão transformar o papel do PMO, permitindo um monitoramento mais eficiente do progresso dos projetos e a automação de tarefas como preparação de relatórios e coleta de feedback. O exemplo dado é o uso de tecnologia por Emmanuel Macron para manter informações atualizadas sobre projetos do setor público na França.
3. Definição, Planejamento e Relatórios de Projetos mais Rápidos: A IA já está sendo aplicada em áreas como a gestão de riscos, onde ferramentas de big data e aprendizado de máquina ajudam a prever riscos e sugerir ações mitigadoras. Futuramente, essas ferramentas poderão ajustar automaticamente os planos de projetos para evitar problemas, além de gerar relatórios em tempo real, substituindo os relatórios manuais e demorados atuais.
4. Assistentes Virtuais para Projetos: Assistentes virtuais movidos por IA, como o PMOtto, já estão sendo desenvolvidos para fornecer atualizações automáticas e ajudar os gerentes a realizar ajustes no planejamento. Por exemplo, o assistente virtual poderia sugerir um ajuste no cronograma de uma tarefa com base em dados anteriores.
5. Sistemas Avançados de Testes de Software: A IA também trará melhorias nos sistemas de testes, permitindo a detecção antecipada de defeitos e a automação de processos de teste. Isso será especialmente útil em projetos de grande porte, como o exemplo da linha Elizabeth do projeto Crossrail no Reino Unido, que utilizou um centro de testes automatizado para garantir a eficiência e a segurança.
6. Nova Função para o Gerente de Projetos: Com a automação das tarefas administrativas, o papel do gerente de projetos mudará. Eles precisarão se concentrar mais em habilidades interpessoais e de liderança, como pensamento estratégico, gestão de equipes de alto desempenho e alinhamento de projetos com os objetivos estratégicos da empresa. O artigo prevê que, no futuro, as equipes de projeto serão compostas tanto por humanos quanto por robôs.

Páginas 6-7: Preparando Dados e Pessoas para a Revolução da IA

A adoção da IA no gerenciamento de projetos começará com a preparação de grandes volumes de dados históricos de projetos, que precisam ser organizados e estruturados para treinar os algoritmos de aprendizado de máquina. No entanto, tão importante quanto a preparação dos dados, será preparar as pessoas para essa mudança. As equipes de projeto precisarão ser treinadas para trabalhar com as novas ferramentas tecnológicas e se adaptar à mudança de cultura organizacional que a IA trará.

O artigo conclui com uma série de perguntas para as organizações que estão considerando a adoção da IA, como: “A sua equipe de gerenciamento de projetos está preparada para essa nova tecnologia?”, “Você está disposto a abandonar hábitos antigos, como relatórios mensais de progresso?”. Essas reflexões ajudam as empresas a avaliar se estão prontas para embarcar nessa transformação pioneira.

Essa descrição detalhada do artigo mostra como a IA não apenas facilitará o gerenciamento de projetos, mas também transformará completamente a forma como os projetos são conduzidos, exigindo mudanças tanto na tecnologia quanto na mentalidade das equipes.