Como implementar o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act)

Melhoria contínua é algo que todas as empresas devem (deveriam) ter, mas muitas tratam como um conceito abstrato. Para realmente alcançar um nível de melhoria contínua, você deve ter um plano em prática - algo que você pode colocar no papel, executar, avaliar e repetir.

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo Planejar-Fazer-Verificar-Agir (PDCA), também chamado de Ciclo de Deming, é uma abordagem de quatro etapas para solução de problemas que permite testar várias soluções para um problema para identificar a solução mais eficaz antes da implementação. O ciclo pode ser refinado e repetido uma e outra vez para Melhoria Contínua de Processo (Kaizen) e pode ser usado por qualquer departamento, desde a qualidade até a contabilidade e o marketing. Vamos dar uma olhada em cada passo individualmente.

Primeiro passo: planejar

Comece definindo o problema e identificando a causa raiz usando o "5 porquês", uma técnica desenvolvida na década de 1930 por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota Industries que ainda é usado pela Toyota hoje. Talvez seja necessário adotar uma abordagem mais aprofundada (como diagramas de efeito-causa) se o problema for excessivamente complexo.

Aqui está um exemplo de como usar os 5 porquês:

Problema: seu cliente recebeu seu pedido duas semanas depois do que você prometeu.

• Por quê?  A produção foi atrasada na China.
• Por quê?  A fábrica recebeu os parafusos que precisavam duas semanas depois do previsto.
• Por quê?  O fornecedor do parafuso não tinha os materiais prontos a tempo.
• Por quê?  Eles tiveram dificuldade em obter o aço necessário para fazer os parafusos.
• Por quê?  Seu gerente de almoxarifado é novo e inexperiente.

Contra medida: Você precisa encontrar um fornecedor de parafuso secundário que seja confiável. 

Lembre-se de basear tudo em fatos concretos e não em especulação ou suposição. Defina metas SMART para o seu plano. Para o exemplo acima, seu objetivo poderia ser qualificar um fornecedor secundário de parafusos na província chinesa de Cantão dentro de 30 dias.

Etapa dois: fazer

Agora que você definiu seu problema e encontrou a causa raiz, é hora de pensar em soluções potenciais. Depois de ter suas opções expostas, determine o que você acredita ser mais prático. Teste em pequena escala (não implemente totalmente). Pense na fase “fazer” como a fase de “teste”.

Exemplo: Continuando o cenário acima, você precisa encontrar um fornecedor de parafusos em Cantão, China, nos próximos 30 dias. Seu escritório está localizado no Brasil. Você identificou três opções: 1) Encontre um fornecedor on-line, 2) Envie seu gerente de almoxarifado para a China para encontrar um fornecedor ou 3) Contrate um agente de almoxarifado/logística na China para encontrar um fornecedor em seu nome. Você deve pesar os custos e riscos de cada opção.

• Qual é o seu orçamento?
• Qual opção permitirá que você qualifique com sucesso um novo fornecedor em 30 dias?
• Quais são os seus critérios para qualificar o novo fornecedor?
• Quem vai elaborar um contrato?

Escolha a melhor opção para sua empresa.

Etapa três: verificar

Este passo também pode ser referido como a fase de “estudo” (como no Ciclo de Deming). Avalie o resultado da solução piloto. Se você perceber que há espaço para melhorias, faça as alterações necessárias e repita as fases “fazer” e “verificar” até sentir que chegou a uma solução abrangente.

Exemplo: você decidiu contratar um agente na China para localizar e qualificar um fornecedor secundário de parafusos em seu nome. Você precisa determinar se esta foi a melhor opção.

• O agente realizou a tarefa de acordo com suas especificações?
• Você está satisfeito com a quantidade de dinheiro e tempo gasto?
• Alguma coisa deu errado? Quais obstáculos precisaram ser superados?
• Quais fatores você poderia mudar para melhorar o processo?
• Você deveria ter enviado seu próprio gerente de almoxarifado? Teria valido a pena o custo?

Faça uma análise para responder a essas perguntas. 

Quarta etapa: agir

A etapa final é implementar totalmente sua solução. Se você está resolvendo um problema isolado, parabéns! Você terminou. Se você está se esforçando para melhorar continuamente, você deve repetir o ciclo da Primeira Etapa: Planejando e encontrando oportunidades adicionais de melhoria. Lave, enxágue e repita!

Exemplo: Com base em sua análise, você determinou que, se precisar qualificar rapidamente um fornecedor secundário no futuro, poderá valer a pena enviar seu gerente de almoxarifado para a China, em vez de contratar um agente local. Volte para a Etapa Um do Ciclo para mapear novamente seu novo plano e usar o conhecimento que você obteve do seu teste piloto para fazer melhorias. Quando a situação surgir novamente, implemente o seu novo plano seguindo o Ciclo na sua totalidade. Se isso se tornar o seu novo processo padrão para qualificar os fornecedores em um piscar de olhos, trabalhe continuamente para identificar áreas de fragilidade e espaço para melhorias para aperfeiçoar o processo.

4 benefícios do uso do PDCA

• Fornece um método padronizado para alcançar melhorias contínuas que podem ser usadas por funcionários de qualquer departamento para resolver problemas novos e recorrentes
• Evita desperdício de tempo na implementação de soluções ineficazes ou inferiores
• Promove o trabalho em equipe através de brainstorming e resolução de problemas
• Barato - Supere obstáculos internamente

3 dicas para implementar com sucesso o PDCA

• A alta liderança deve estar a bordo e tratar o ciclo como uma política obrigatória para mudança
• Lembre-se que este é um plano circular, não um plano unidirecional
• Implementar em todos os departamentos da organização

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