COMO MELHORAR A SUA FORMA DE COMUNICAR

Todos nós desejamos comunicar com eficácia, mas pequenos detalhes, por vezes, criam-nos grandes embaraços. Ao longo da nossa vida, vamos desenvolvendo diversos hábitos e padrões de comportamento, que revelam traços da nossa personalidade. Comunicar nem sempre é uma tarefa fácil, contudo as nossas habilidades para o fazer sempre podem ser trabalhadas.              

Apresento-lhe, nas próximas linhas 8 sugestões que o ajudarão a ultrapassar os seus problemas de comunicação no local de trabalho:

1. Tenha uma conversa de cada vez

A versatilidade pode ser muito importante em algumas ocasiões. Contudo, se você estiver a efectuar várias actividades ao mesmo tempo, é provável que deixe escapar pormenores importantes e decisivos para o sucesso das mesmas.

Independentemente de as suas conversas serem telefónicas ou presenciais, dê aos seus interlocutores atenção total. Desta forma, fará com que as pessoas que interagem consigo se sintam valorizadas e dignas de atenção.

2. Olhe às pessoas nos olhos

São muitas as pessoas que se sentem desconfortáveis quando têm de olhar olhos-nos-olhos de outrem. Há quem prefira desviar o olhar para os lábios, o que, porventura, pode ajudar a manter a concentração em ambientes ruidosos. Contudo, é comummente partilhado que o contacto visual é a forma de comunicação que maior impacto cria no processo relacional, pois transmite veracidade, segurança e firmeza. Procure estabelecer contacto visual com as pessoas com quem se relaciona, não custa nada tentar. Faça um esforço e avalie o impacto desse exercício.

3. Alargue o entendimento e questione quem o ouve

As conversas pertinentes têm, geralmente, a finalidade de partilhar informação e criar entendimento, se os intervenientes não estiverem atentos, poderão perder elementos importantes da mesma.

Esteja ciente desta regra sempre que tiver de passar uma mensagem. Por exemplo, antes de terminar uma palestra, desafie a audiência com uma ou mais perguntas, para assegurar que os presentes captaram realmente o que lhes quis transmitir.

4. Tire apontamentos

É difícil entender a razão pela qual alguns indivíduos ainda teimam em querer memorizar tudo o que lhes é dito. O cérebro deve ser ocupado com matérias inovadoras que contribuam para o nosso desenvolvimento intelectual, e não com listas de afazeres. E já foram criadas inúmeras ferramentas para tirar todo o tipo de apontamentos: computador, tablet, smartphones, ou mesmo papel e caneta.

Independentemente do suporte que vier a utilizar, tire sempre apontamentos para que depois não tenha de repetir a reunião ou a conversa.

5. Leia e responda aos e-mails que receber

Existem pessoas que apenas lêem as primeiras linhas dos e-mails que recebem, o que, por vezes, é frustrante, pois obriga os colegas a terem de lhes enviar e-mails adicionais, para que possam obter as informações de que necessitam. Todo este procedimento apenas cria trabalho extra e angústia. Tente evitar que isso aconteça, leia atentamente e responda de forma completa aos e-mails que cheguem até si.

Seja objectivo e organizado a responder aos e-mail que receber, caso contrário, correrá o risco de ser ignorado. Se eventualmente sentir necessidade de partilhar uma grande quantidade de informação, avalie se não será preferível pegar antes no telefone e estabelecer um contacto mais directo.

6. Crie um plano de resposta para os e-mails que receber

Ao definir um plano de comunicação, você estará a contribuir para melhorar a sua produtividade e a gerir as expectativas das pessoas que interagem consigo. Não é correcto obrigar as pessoas a terem de andar atrás de si, sem que saibam quando é que terão uma resposta sua. Há quem aconselhe a adoptar a seguinte regra de comunicação: responder a sms no prazo de 20 minutos, a mensagens de voz num intervalo de uma hora e aos e-mails num período não superior a 24 horas. Pode até ser que você esteja satisfeito com o método que utiliza actualmente, mas a existência de um plano de comunicação irá ajudá-lo a gerir melhor o seu tempo e o dos outros. A partir do momento em que as pessoas que interagem consigo tomem conhecimento sobre a sua forma de comunicar, a ansiedade deles diminuirá.

7. Acredite nas melhores intenções

Com o aumento exponencial das sms e e-mails, é, por vezes, difícil captar correctamente o tom que se quis dar a uma determinada mensagem. É comum ouvirem-se queixas sobre a atitude de alguém que, na verdade, enviou uma mensagem perfeitamente inocente ou mesmo inócua. Isto acontece porque as pessoas acabam por interpretar os e-mails na emoção do momento, estritamente baseadas nos seus pontos de vista. Caso exista alguma animosidade entre os interlocutores, pior ainda, pois prevalecerá sempre o sentimento em detrimento da razão.

Ao receber um e-mail, parta sempre do princípio de que existe razoabilidade e bom senso da parte de quem o enviou. Se dúvidas houver, pegue no telefone e esclareça-as.

8. Feche o ciclo

É sempre muito importante dar a conhecer às pessoas com as quais trocamos correspondência que recebemos as suas mensagens, ou que o processo comunicacional foi encerrado.

Por exemplo, se alguém lhe enviar um e-mail , o remetente não terá como saber que você o recebeu se a recepção não for acusada. Na falta de feedback, o destinatário, provavelmente, ficará preocupado, pois o e-mail pode ter sido considerado spam ou então pode não atender às pretensões do receptor. Enquanto a dúvida persistir, o remetente continuará a enviar-lhe mensagens, que ocuparão espaço na sua caixa de correio, na tentativa de obter uma resposta, resultando tudo isto numa grande perda de tempo.

Não custa nada acusar a recepção de um e-mail e, na falta de disponibilidade, sempre pode configurar respostas automáticas. Não fazê-lo é o equivalente electrónico, a afastar-se de uma conversa de modo rude e precipitado.