Como o MinasLab elevou a rastreabilidade dos seus dados com o Actiz

Fundado em Minas Gerais, o MinasLab se destaca no mercado de análises laboratoriais, especialmente nas áreas ambientais, de alimentos, solos, ar e matérias-primas. Com uma ampla gama de clientes, que inclui indústrias, restaurantes, hospitais e órgãos ambientais, o laboratório combina a especialização técnica com uma equipe altamente qualificada, garantindo resultados precisos e confiáveis.

A busca constante pela excelência levou a empresa a investir em tecnologia de ponta e a implementar todas as exigências para uma futura creditação do INMETRO, um passo essencial para também atender às rigorosas exigências de órgãos regulamentadores, como o Ministério da Agricultura Pecuária e Abastecimento (Mapa) e o Instituto Mineiro de Agropecuária (IMA). Além disso, o laboratório tem planos de expansão e está se preparando para aumentar a atuação com a inauguração de uma nova filial em Uberaba, reforçando seu compromisso em oferecer serviços de alta qualidade.

Antes de implementar o Actiz, o MinasLab enfrentava dificuldades significativas na gestão de suas operações, principalmente, por estar na fase inicial de estruturação do laboratório. As propostas para os clientes, por exemplo, eram elaboradas manualmente em Excel e convertidas em PDFs, resultando em um processo lento e suscetível a erros, o que comprometia a rastreabilidade das informações. Além disso, a falta de um sistema automatizado dificultava a padronização necessária para as rigorosas auditorias e acreditações, essenciais para a expansão e consolidação do laboratório no mercado.

O desafio da gestão manual: falta de rastreabilidade e de precisão 

O MinasLab enfrentou uma série de desafios operacionais antes de incorporar o Actiz em suas operações, principalmente, por estar na fase inicial de construção dos processos do laboratório. Um exemplo era a ausência de uma apresentação profissional das propostas aos clientes. Antes do Actiz, a criação das propostas era feita no Excel e convertida em PDFs, resultando em um processo ineficiente e sujeito a erros devido à manipulação de dados complexos de forma manual, além de também ter um risco constante de perda de informações essenciais.

A ausência de um Software de Gestão comprometia a rastreabilidade e a padronização dos processos, elementos cruciais para garantir a precisão e consistência nos resultados das análises. Essa falta de automatização não apenas gerava atrasos nas respostas aos clientes, mas também dificultava a conformidade com as exigências regulatórias e a preparação para auditorias rigorosas dos órgãos reguladores e de grandes clientes.

Gerenciar dados e documentos manualmente impunha limitações significativas, refletindo diretamente na eficiência operacional e na capacidade do laboratório de atender às crescentes demandas do mercado. Esses desafios destacaram a necessidade urgente de um Software de Gestão que fosse capaz de melhorar a rastreabilidade, reduzir erros e otimizar o fluxo de trabalho.

Digitalização dos processos com o Actiz: mais de 80% de economia de tempo

A adoção Actiz representou uma transformação na operação do MinasLab com mais eficiência e precisão para o laboratório. Dessa forma, ter um software de gestão que se alinha ao Sistema de Gestão de Laboratórios (LIMS — Laboratory Information Management System) permitiu uma automação abrangente dos processos, minimizando a ocorrência de erros manuais e, sobretudo, aprimorando rastreabilidade em cada etapa do fluxo de trabalho, desde o recebimento da matéria-prima até a entrega do produto final.

Além de otimizar a rastreabilidade, a ferramenta de criação de propostas do Actiz trouxe uma melhoria significativa na agilidade do atendimento ao cliente. O tempo necessário para gerar cotações foi reduzido de 1h para apenas 10 minutos, uma economia de 50 minutos, que permitiu ao MinasLab responder de maneira mais eficiente às demandas do mercado. Essa rapidez, aliada à precisão e à consistência que o sistema proporciona, otimizou o dia a dia do laboratório.

Ter a implantação do Actiz foi decisivo para aprimorar indicadores de qualidade importantes para o MinasLab, sendo eles: produtividade, qualidade, custo e tempo de resposta. Isso se traduziu em uma gestão mais eficiente e organizada das as informações vitais para auditorias e acreditações, com a garantia da conformidade com as exigências dos órgãos reguladores e facilidade para a preparação para inspeções rigorosas.

Depoimento do nosso cliente

"Olha, eu vejo o Actiz como uma peça fundamental para que eu possa ter todos os registros. Acredito que ele atende prontamente todos os requisitos.

Para mim, um sistema não pode apenas emitir uma proposta, uma ordem e um relatório. Ele tem que ser mais completo e dar suporte para gerir o Laboratório e gerir com qualidade conforme a norma.

E eu vejo que o Actiz tem essas características, é evidente que quem criou o sistema já conhecia os requisitos da ISO 17025. Eu já trabalhei com 3 outros sistemas e não eram completos, em especial, com o atendimento às normas. O Actiz está me atendendo de ponta a ponta e vai me atender ainda mais com a gestão das minhas filiais."

Lidyane Alves Oliveira

CEO Fundadora e Diretora do MinasLab

Suporte Actiz: o segredo para o sucesso da implantação no MinasLab

A contratação do Actiz ocorreu na fase de estruturação do MinasLab, quando o laboratório enfrentava uma alta demanda de criação de processos. Esse cenário desafiador e essencial para o laboratório tornou a implantação ainda mais significativa. Dessa forma, a adoção do Actiz foi caracterizada por um suporte técnico contínuo e integração eficiente, promovendo uma transformação ágil e eficaz.

O suporte Actiz desempenhou um papel crucial, facilitando cada etapa da implantação. Um destaque foi para a assistência personalizada, especialmente por meio do WhatsApp, que garantiu que a equipe do MinasLab superasse qualquer desafio e conseguisse uma configuração inicial adaptada às suas necessidades específicas. Isso possibilitou uma rápida padronização das operações e uma gestão mais organizada das informações.

Com o Actiz em funcionamento, o MinasLab viu melhorias significativas na eficiência operacional. Tendo ênfase na capacidade de personalizar o sistema conforme as exigências do laboratório. A implantação do Actiz não apenas trouxe um avanço significativo para o MinasLab, mas também destacou o valor de um suporte técnico eficiente e de uma ferramenta adaptável.

Resultados transformadores: rastreabilidade dos dados e aumento de eficiência

Após a implantação do Actiz, o MinasLab obteve resultados notáveis em várias áreas com ganhos significativos em suas operações laboratoriais. Entre os principais avanços, destacam-se:

• Redução de Erros: o Actiz eliminou falhas de rastreabilidade e inconsistências, fundamentais para garantir a precisão e a confiabilidade exigidas em auditorias e acreditações.
• Aumento na Eficiência: o tempo necessário para gerar propostas foi reduzido em mais de 80%, permitindo ao MinasLab direcionar mais recursos para atividades estratégicas e de alto valor.
• Melhoria na Gestão de Dados: a rastreabilidade completa das informações proporcionou uma gestão mais rigorosa e eficiente, essencial para atender às exigências de auditorias e certificações.
• Benefícios Adicionais: a capacidade de personalizar o sistema conforme as necessidades específicas do laboratório e a agilidade na geração de propostas foram destacados como ganhos significativos, contribuindo para uma operação mais ágil e adaptável.

Essas melhorias ampliaram a eficácia operacional do MinasLab e fortaleceram significativamente a capacidade do laboratório em atender às exigências regulatórias, além de otimizar a agilidade na resposta às demandas do mercado.

A integração do Actiz proporcionou uma transformação abrangente, permitindo ao laboratório estruturar os seus processos internos de maneira mais eficiente e estratégica. Como resultado, o laboratório obteve resultados muito impactantes tanto na eficiência operacional quanto na capacidade de manter conformidade com padrões regulatórios exigentes.

Como o Actiz transformou a gestão do MinasLab

Este case de sucesso do MinasLab ilustra como o Actiz pode transformar a gestão de laboratórios, sendo um componente essencial para ganhos significativos em eficiência, rastreabilidade e gestão de dados. O Actiz oferece uma solução que proporciona autonomia, facilidade de uso e personalização sem necessidade de codificação, além de contar com um suporte técnico eficiente.

O software se adapta tanto a laboratórios em fase inicial, como o MinasLab, quanto àqueles já estabelecidos, oferecendo flexibilidade e soluções ajustadas às necessidades de cada um. Se você se identifica com algum desses contextos e busca transformar a gestão do seu laboratório, o Actiz é a solução ideal. Nossa tecnologia está pronta para ser adaptada às suas necessidades específicas e ajudar você a alcançar resultados excepcionais.

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