Como Reduzir Custos no Setor de Compras/Suprimentos

O objetivo da função de compras é o de obter materiais e serviços adequados, no momento desejado e aos menores custos possíveis. De maneira geral, é fácil encontrar um fornecedor que nos forneça o que desejamos (com exceção de departamento de compras em locais muito distantes de centros urbanos, como por exemplo, uma mineradora instalada em local sem acesso á infraestrutura de comunicação). O difícil é garantir que os produtos/serviços adquiridos atendam á todas as especificações desejadas. Conseguir entregas no tempo exigido pode ser fácil ou difícil dependendo de planejamento e procedimentos internos.

Neste artigo, irei descrever as cinco maneiras mais comuns e comprovadas para a obtenção de produtos/serviços a preços menores.

 1. Negociação

A troca de informação e o diálogo constante com novos e atuais fornecedores é fundamental para incentivarmos a redução global de preços em um departamento de Compras/ Suprimentos. O hábito de lançar cotação no mercado para itens fornecidos sempre pelos mesmos fornecedores auxilia o comprador a comparar preços e condições com os novos fornecedores, o que por sua vez, servirá de ferramenta de argumentação com fornecedores atuais. Ao lançar uma cotação no mercado em que o fornecedor usual de determinado item saiba que outros concorrentes também estão participando do processo, incentivamos nossos parceiros comerciais a reverem ou justificarem as condições de fornecimento; em boa parte dos casos, temendo perder a exclusividade de fornecimento e consequente participação de mercado, os fornecedores acabam por dar descontos ou melhorar as condições de fornecimento. Diversos estudos sobre o assunto já demonstraram que a grande maioria dos fornecedores se tornam acomodados em relação aos seus clientes já estabelecidos, se preocupando apenas em encantar e angariar novos clientes. A história muda quando eles são motivados e forçados a se manterem competitivos. Compradores que dão "muita atenção a preços" são taxados por outros colegas como antiquados por ignorarem outros fatores mais importantes que compõem o custo. De fato, tais fatores jamais devem ser ignorados, porém o preço continua sendo o melhor indicador de fornecedores competitivos.

2. Especificação

Requisitantes geralmente solicitam um produto baseados na marca. Outras marcas podem ter um preço menor ou oferecer características de maior valor agregado. Engenheiros normalmente solicitam um item/serviço pela marca por estarem acostumados a trabalhar com determinada marca/empresa e para evitar elaborar especificações detalhadas. Nesta etapa, o comprador deverá convencer o engenheiro (ou requisitante) que outras marcas com menor valor terão desempenho similar ou superior sem oferecer risco ou falhas.

Como exemplo, a simples modificação no tipo de material como aço, plástico ou algum agente químico pode reduzir significativamente os custos de determinado item caso a especificação cumpra o papel para o qual foi criada. Reduções consideráveis podem ser obtidas pelo afrouxamento em algumas tolerâncias na liga de determinado material desde que isto não resulte em falha do material ou diminuição nos níveis de serviço e satisfação do cliente. A modificação de embalagens por exemplo pode reduzir custo de mão de obra. O comprador deverá convencer os usuários, engenheiros, designers e ás vezes até mesmo a equipe de Marketing de que tais mudanças são tão eficientes quanto eficazes.

3. Inventário

Bens imobilizados geram custo. A redução de estoque economiza investimento, espaço e evita deterioração e obsolescência. Comprar a quantidade ideal minimiza o inventário (e custos de manutenção de estoque). Por outro lado, aumentar a quantidade a ser comprada possibilita economia de escala ao fornecedor, que por sua vez deverá repassar parte desta economia na forma de desconto. Vale ressaltar que a decisão de se aumentar a quantidade a ser comprada deve ser baseada em um cálculo detalhado do custo de manutenção deste estoque adicional.

 4. Desenvolvimento/Qualificação de Fornecedores

A opção de mudar de fornecedor é uma das ferramentas utilizadas para se obter redução nos custos. Entretanto, tal opção não é isenta de riscos. O novo fornecedor pode ofertar produtos/serviços de baixa qualidade e, ao exigirmos aumento no nível dos serviços prestados para atendermos nossos clientes internos e externos, poderão condicionar o aumento da qualidade com o aumento dos preços cobrados. Substituir fornecedores de algum item/serviço crítico exige que o comprador verifique com cuidado as referências deste novo fornecedor e visite suas instalações (desenvolvimento e qualificação de fornecedores). 

Podemos ainda obter redução de custos eliminando fontes variadas de fornecimento para um mesmo item. Como vimos no item 1, tal redução se explicaria devido à economia de escala para fornecedores exclusivos. Aqui vale o bom senso do comprador, materiais/serviços considerados críticos á operação deverão ser tratados como tal. Melhor ter um fornecedor exclusivo de um material/serviço crítico com valor global maior que a concorrência mas em quem eu possa confiar. Neste caso já não se trata mais apenas de um fornecedor, mas de um parceiro estratégico para meus negócios. Este assunto tratarei em um post específico. Esta opção reduz ainda os custos administrativos através da eliminação de transações nos departamentos de compras e fiscal/financeiro. Os riscos, porém, podem se mostrar maiores que os benefícios caso esta opção seja utilizada sem o menor planejamento estratégico: a variedade de fornecedores nos dá garantia contra falhas (prazos, quantidades, não conformidades). Já o fornecimento exclusivo não.

5. Ressuprimento

O desconto obtido com ressuprimento automático reduz custos. Fato. Porém, a implementação desta modalidade de compras funciona melhor com a formalização de contratos de fornecimento para os itens mais críticos do nosso negócio. Desta forma, estaremos conjugando o fornecimento de materiais/serviços a determinados termos e condições contratuais que evitarão batalhas judiciais dispendiosas, ao mesmo tempo que iremos proteger a empresa em caso de falência do fornecedor.

Créditos: Evandro Cruz e Israel dos Santos