Como a Ryder mudou seu RH para a nuvem com o MyRyder

A Ryder System, empresa de aluguel de caminhões e vans, tinha um desafio único de RH: a empresa de transporte e logística precisava de um portal de funcionários eficaz e atualizado para atender seus 40.000 funcionários de colarinho branco, cinza e azul nos EUA e Canadá.

Esse projeto de tecnologia de RH foi mais do que construir um substituto para a intranet de funcionários do final dos anos 1990 e início dos anos 2000, de acordo com Galyna Kruglov, diretora sênior do grupo de operações de serviços para funcionários de RH da Ryder System. A empresa também precisava atualizar seu sistema SAP HR de décadas, migrar todos os dados e soluções de RH para a nuvem e oferecer o suporte de RH que os funcionários modernos esperam de um empregador de marca.

“Tínhamos um sistema HRIS muito desatualizado e não tínhamos muita consistência em nossos processos”, admite Kruglov. “Nossos funcionários, incluindo o RH, acredite ou não, não tinham acesso direto às informações dos funcionários. Tínhamos um processo muito antiquado para fazer as coisas mais simples, como mudar o endereço de um funcionário, promover alguém, alterar a remuneração e muito mais.”

Kruglov e sua equipe começaram a procurar fornecedores de soluções em 2018 no que ela chama de “um projeto de longo prazo” e, depois de receber apoio da liderança executiva, Ryder começou a avaliar novas soluções de RH um ano depois. Mesmo no início do processo de seleção, Kruglov e seus colegas sabiam que a empresa precisava se afastar de sua frota de servidores de back-office e estações de trabalho de funcionários para carregar todos os dados e softwares de pessoas na nuvem. Oferecer aplicativos de RH e suporte para smartphones também era uma obrigação.

“Essa foi uma das condições em que o projeto teve que avançar. Tudo tinha que estar na nuvem”, diz ela, acrescentando que ela e sua equipe também estavam procurando um conjunto de ferramentas de HCM e engajamento de funcionários que suportassem todo o ciclo de vida do funcionário.

A Ryder escolheu o ServiceNow HR Service Delivery, IT Service Management e seu portal unificado de funcionários Employee Center Pro para criar o MyRyder, o primeiro portal de funcionários da locadora. O objetivo era melhorar as experiências dos funcionários e aumentar a produtividade dos funcionários que trabalham nas mesas e no campo.

A implementação – que Kruglov chama de “transformação” – encontrou alguns desafios no início da pandemia quando Ryder entrou em confinamento e teve que adiar alguns elementos do projeto para permitir alguns testes e outras atividades. Mas, em última análise, a Ryder manteve sua data de ativação em 1º de julho de 2020 para o lançamento das novas soluções de RH.

O que foi mais difícil foi o “ensaio geral” do novo call center de serviço de RH para treinar seus funcionários de RH no local por duas semanas com telefonemas simulados e solicitações de RH. Isso teve que ser movido para um ambiente remoto para a equipe de RH que estava trabalhando em suas casas, diz Kruglove.

“Foi um grande sucesso porque as equipes de repente se tornaram remotas, mas as últimas partes da implementação do sistema não foram tão difíceis porque você está no computador de qualquer maneira”, lembra ela. “Mas onde realmente nos atingiu com força e exigiu algumas soluções muito criativas foi o nosso ensaio geral de serviço.”

“Tínhamos parceiros de implementação, mas mesmo eles não tinham muita experiência porque ninguém nunca entrou ao vivo remotamente”, diz ela. “Tivemos que descobrir tudo na hora.”

De acordo com Sancho Pinto, diretor sênior de gerenciamento de produtos e experiência de funcionários da ServiceNow, os executivos da Ryder entenderam que precisavam de uma tecnologia fácil de usar que pudesse ser acessada de qualquer lugar - seja em um dispositivo móvel, desktop ou laptop. “Também entendemos que os funcionários da Ryder lutavam para encontrar informações como benefícios ou folha de pagamento e muitas vezes não sabiam a quem pedir ou onde procurar ajuda”, diz ele.

“Como resultado, os funcionários se apoiavam fortemente em sua organização de RH local, que ficava atolada com solicitações simples e não conseguia se concentrar em trabalhos de alto impacto”, diz Pinto.

Atualmente, o MyRyder permite que os funcionários acessem a maioria dos serviços de RH com uma credencial de logon único na maioria dos dispositivos móveis. A partir da próxima semana, o MyRyder passará para o novo ambiente de aplicativos móveis da empresa. Isso dará aos funcionários nos escritórios da Ryder e no campo acesso a todas as informações de RH, como formulários de solicitação de consulta e outros recursos úteis.

Trabalhar com a equipe de TI da Ryder foi uma parte fundamental do sucesso do departamento de RH com a ServiceNow. “Foi realmente um projeto de transformação que atravessou RH, TI e finanças”, lembra Kruglov. Mas como a migração do ServiceNow foi um projeto combinado, ela diz que as equipes de RH, TI e finanças assumiram a responsabilidade por suas respectivas partes da migração.

Kruglov acrescenta: “Todo mundo apoiou seu próprio fluxo de trabalho e colaborou muito bem, devo dizer, em direção ao objetivo comum”.