Como ser Ágil na minha empresa?

Vamos entender um pouco mais sobre Metodologia Ágil.

Quando falamos em Metodologias Ágeis já vem uma imagem à sua cabeça... “um quadro branco, dividido, cheio de post-its”. Esta é uma, das muitas, ferramenta utilizada em Metodologias Ágeis.

Metodologia Ágil é um modelo – e filosofia – que propõe alternativas de gestão aos modelos tradicionais, aprimorando processos (de produto ou serviço). Isso significa que todo trabalho executado (processo) pode ser aprimorado, tornando sua entrega – tempo de conclusão – mais ágil sem perda de qualidade, focando sempre no cliente (interno ou externo).

Na verdade a metodologia ágil surgiu do Manifesto Ágil, numa iniciativa de desenvolvedores de softwares que estavam frustrados de métodos engessados e improdutivos (falamos um pouco sobre este assunto aqui).

Esse Manifesto Ágil traz 4 princípios que direcionam a Metodologia Ágil.

• Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
• Software em funcionamento mais que documentação abrangente
• Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
• Responder a mudanças mais que seguir um plano

Partindo destes princípios, as empresas – observando os ganhos visíveis nos processos – passaram a utilizar esta metodologia em diversas áreas, como desenvolvimento de produtos, marketing, produção, gestão de equipes, entre outras.

Sua empresa Ágil!

Ah, agora entendi, mas até agora só falamos de software e sistemas.

É possível mesmo aplicar na minha empresa?

Sim, é possível! Vamos nos aprofundar um pouco mais.

1º Passo – Mentalidade Ágil

A sua empresa (gerencia, diretoria, liderança) precisa adquirir o “Mindset Ágil”. Um Mindset Ágil é o conjunto de atitudes que sustentam o ambiente de trabalho ágil. Incluem respeito, colaboração, melhoria e ciclos de aprendizagem, orgulho na propriedade, foco na entrega de valor e capacidade de adaptação a mudança. Esta cultura – em equipe – que oferece um alto valor para os seus clientes.

Características como atitude positiva, vontade de conhecimento, objetivo (e pensamento) no sucesso da equipe e disposição para falhar complementam o pensamento ágil.

2º Passo – Técnicas Agilidade

Agora que temos uma Mentalidade Ágil precisamos compreender como aplicar esta mentalidade através das técnicas da metodologia ágil; vamos demonstrar 3 técnicas – Scrum, Kanban e Lean - e algumas das suas aplicações.

- Scrum

O Scrum é um framework (ferramenta) da metodologia ágil, para planejamento e gerenciamento de projetos. Nele, cada projeto é segmentado em Sprints (ciclos) que variam de 1 a 4 semanas. Dentro de cada Sprint existem cerimônias (reuniões) que auxiliam a gestão das atividades.

Vamos falar de 2 cerimônias que podem ser implantadas nas empresas e trazem grandes ganhos, a Sprint Planning e a Daily Scrum.

Sprint Planning - A Sprint Planning é a reunião de planejamento da Sprint ou seja, é uma reunião de toda a equipe onde são planejadas as atividades da Sprint (ciclo); Nesta reunião os membros da equipe (ou da área) participam para conhecer (e alinhar) os objetivos da Sprint – objetivos do período ou mês, por exemplo.

Se for uma equipe de vendas, pode ser alinhado nesta reunião as metas do mês; se for uma equipe de financeiro, pode ser construído uma agenda com as entregas legais – por exemplo; caso uma equipe de produção, construir a lista dos itens a serem fabricados no período, por exemplo.

Nestes exemplos estamos falando na adaptação da Metodologia Ágil à real necessidade da empresa, visando o seu produto e, principalmente, focando no seu cliente.

Ao final da Sprint Planning é importante ter uma lista das atividades que precisam ser feitas; desta lista nasce o Product Backlog (lista de itens), que é um dos principais artefatos da metodologia Scrum.

Daily Scrum - A Daily Scrum é a reunião diária do projeto (neste caso vamos dizer, do setor). Participam da Daily Scrum todos os membros da equipe (recomendado no máximo 9) onde respondem basicamente a 3 perguntas:

• O que eu fiz ontem, que ajudou toda a equipe a atingirmos nosso objetivo?
• O que eu farei hoje, que ajudará toda a equipe a tingir o objetivo?
• Existe algum obstáculo que impeça que eu, ou toda a equipe, atinja o objetivo de hoje?

As reuniões diárias não devem ultrapassar 15 minutos e não deve ser usada para grandes relatórios; o objetivo principal é verificar se toda a equipe está conectada com as atividades do dia e com o objetivo da empresa.

- Kanban

O Kanban é um termo de origem japonesa que significa “cartão” ou “sinalização”. Seu conceito está relacionado ao uso de cartões - como post-its – que contém a descrição da atividade a ser feita (e outras informações) e os cartões indicam o status de cada tarefa.

O Kanban “recebe” os itens gerados no Sprint Planning, na coluna “to do”. Ele torna-se extremamente útil por ser uma ferramenta visual, de uso fácil, de rápido entendimento e demonstra a situação das tarefas.

Através da visualização de “to do” (a fazer ou tarefas), “in progress” (fazendo) e “done” (pronto ou feito) toda a equipe tem a condição de acompanhar o WIP (atividades em progresso) e a equipe ganha capacidade de tomada de ações rápidas, puxando as atividades que podem atrasar ou necessitem de maior atenção.

O Kanban é transparente pois precisa representar exatamente as atividades que estão em execução por toda equipe de trabalho. É possível adotarmos o Kanban nas área de produção (indústrias ou serviços), marketing, comercial e (até) financeiro.

- LEAN

O Lean surgiu no Japão - pós-guerra - nas indústrias automobilísticas, que desejavam ser mais produtivas. Lean em português significa magro (sem gordura), ou seja, procura traduzir o fato de reduzir esforço humano na fabricação, reduzir espaço de fabricação, reduzir investimento em ferramentas, reduzir tempo em produção, reduzir custo porém mantendo (ou melhorando) a qualidade, tornando-se cada vez mais eficaz. Em resumo o pensamento Lean é fazer mais - e melhor - com menos.

O sistema Lean Thinking possui algumas ferramentas e vamos falar sobre 2 que podem ser adotadas em sua empresa.

- Poka-Yoke

O Poka-Yoke é um conceito  introduzido na Toyota (em 1961) que significa “à prova de erros”. Os Poka-Yoke são mecanismos de checagem\validação do produto (ou serviço), colocando-o à prova, impedindo que defeitos ocorram e sejam passados para a próxima etapa, eliminando-os o mais cedo possível.

Muitas pessoas pensam em Poka-Yoke como sistemas complexos, desenvolvidos somente pela área de engenharia mas eles podem ser implementados também nas áreas de vendas, entradas de pedidos, compras ou desenvolvimentos de produtos onde os custos dos erros são muito superiores que em chão de fábrica. Na realidade a prevenção de defeitos, ou detecção e até remoção de defeitos traz grandes ganhos para a empresa.

- 6 Sigma

A estratégia 6 Sigma é uma extensão do conceito de qualidade total como foco na melhoria contínua dos processos.

Há uma preocupação constante no 6 Sigma com a redução da quantidade de desperdício. Existe um entendimento que um defeito gera insatisfação do cliente (interno ou externo) e o sistema busca a redução destes defeitos.

A adoção do 6 Sigma é baseada em 3 perguntas base, focadas me melhoria contínua:

1. O que queremos realizar?
2. Como saberemos que uma mudança é uma melhoria?
3. Que mudanças podemos fazer que resultem em melhoria?

Através de medições constantes, os processos submetidos a análise são avaliados (testados) e catalogados, identificando se as mudanças realizadas trouxeram melhoria ou não.

No 6 Sigma aprendemos que “toda melhoria é resultado de uma mudança, mas nem toda mudança resulta em uma melhoria”.

Concluindo

É possível adotarmos metodologias ágeis na nossa empresa, mesmo não sendo área de sistemas\software.

As metodologias ágeis trazem grandes benefícios e ganhos para toda corporação e colaboradores. A mudança de cultura organizacional sempre é presente na implantação de metodologias ágeis.

O Pensamento Ágil (Agile Thinking) utiliza como princípios a adaptação constante, processos de trabalho menos rígidos e burocráticos e comunicação com o cliente; requer adaptação constante e busca alto nível de colaboração de todos os membros da equipe, todos contribuem.

Vamos Pensar Ágil.

Jean Pedrozo é CertiProf Scrum Foundation Certified, Six Sigma Yellow Belt Certified e entusiasta do framework Scrum e metodologias Ágeis.