Como a Tecnologia Está Gerando Ganhos Operacionais na Gestão de Compras

A digitalização no setor de #FoodService continua a ser uma das principais formas de aumentar a eficiência operacional e garantir uma gestão de compras mais estratégica para #bares e #restaurantes.

Vamos explorar como a adoção de tecnologia pode ser o grande diferencial para bares, restaurantes e redes alimentícias, além de trazer exemplos práticos e um fluxograma ilustrando como esses processos podem ser integrados para otimizar os resultados.

1. Automação de Cotações e Compras

Automatizar o processo de cotação, centralizando negociações com fornecedores. Isso elimina o trabalho manual de comparação e acelera o fechamento de pedidos.

Uma rede de 5 restaurantes, em SP, usando este tipo de plataforma conseguiu reduzir em 45% o tempo dedicado às compras e economizar 8% no custo dos insumos, graças à comparação automatizada de preços, pois aumentou em 50% o número de fornecedores pesquisados.

2. Previsão de Demanda

Com o uso de dados históricos, restaurantes podem prever a demanda de produtos com maior precisão, ajustando as compras com um estoque regulador, e em função de eventos sazonais ou flutuações de consumo.

Um bom exemplo, foi o restaurante no RJ que usa para antecipar a alta demanda em feriados e ajustar o estoque de acordo. Isso acabou resultando para eles, em uma redução de 15% no desperdício de alimentos perecíveis.

3. Controle de Estoque com (ou sem) IoT - a "internet das coisas"

Sensores conectados em seu estoque, geladeira ou freezer, pode ainda estar num futuro distante da maioria dos restaurantes por aqui, mas sistemas de gestão, bem controlados, permitem que o estoque seja monitorado em tempo real, gerando alertas automáticos quando um produto precisa ser reposto.

A implementação de tecnologia na gestão de compras no setor de Food Service pode transformar completamente a maneira como os negócios lidam com seu abastecimento e relacionamento com fornecedores.

A seguir, apresentamos sugestões práticas de processos que podem gerar ganhos operacionais significativos.

Integração Total de Sistemas (ERP, Estoque e Compras)

Um ERP não significa que você precise um sistema "monstruoso" e "buRRocrático"

Um dos principais fatores de sucesso para uma operação eficiente é a integração total dos sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning), gestão de estoque e compras. Quando esses sistemas estão integrados, eles criam um fluxo contínuo de informações que proporciona uma visão global de toda a cadeia de suprimentos. Isso permite que o processo de reposição de insumos seja automatizado, com base em parâmetros como o nível de estoque mínimo, histórico de vendas e previsões de demanda.

Pense numa rede de restaurantes que possui sistemas independentes para ERP e gestão de estoque. Sem integração, quando o estoque de um item importante atinge um nível crítico, os responsáveis precisam solicitar manualmente uma compra. Com a integração, o sistema pode detectar automaticamente essa necessidade e gerar um pedido de compra com base nas melhores condições negociadas previamente. Esse tipo de automação reduz o tempo de resposta, minimiza o risco de falta de produtos e garante um abastecimento mais eficiente.

A integração elimina a duplicidade de dados, reduz o tempo dedicado a tarefas administrativas manuais e melhora o controle sobre o fluxo de compras. Isso resulta em um processo de reposição mais ágil e eficiente, evitando rupturas de estoque e diminuindo o risco de desperdícios.

Ciclo de Compras Automatizado com Preços Dinâmicos

Outra maneira de otimizar a gestão de compras é implementar um ciclo de compras automatizado baseado em preços dinâmicos. Plataformas avançadas de compras podem monitorar continuamente o mercado e o preço dos insumos, permitindo que a empresa adquira produtos quando os preços estiverem mais favoráveis. Isso é especialmente útil em setores onde os custos de insumos variam com frequência, como alimentos frescos e bebidas.

Uma cadeia de restaurantes que compra grandes quantidades de carne bovina pode utilizar uma plataforma que monitora o preço em tempo real de diferentes fornecedores. Quando o preço atingir um valor previamente definido como vantajoso, o sistema automaticamente realiza a compra. Isso garante que a empresa pague sempre o menor preço possível, sem depender de negociações manuais ou monitoramento constante.

A automatização baseada em preços dinâmicos possibilita uma economia considerável nos custos de insumos, uma vez que o sistema realiza compras nos momentos mais oportunos. Além disso, esse processo ajuda a empresa a gerenciar melhor seu fluxo de caixa, evitando compras em volumes desnecessários ou em condições desfavoráveis.

Monitoramento de Performance de Fornecedores

A avaliação contínua da performance dos fornecedores é outro componente crítico para uma gestão de compras eficiente. Implementar KPIs (Key Performance Indicators) específicos para monitorar fornecedores, como cumprimento de prazos, qualidade dos produtos entregues e consistência de preços, é fundamental para garantir que o relacionamento com os fornecedores esteja sempre alinhado aos interesses operacionais da empresa.

Um restaurante pode usar uma plataforma de gestão de compras que monitora indicadores como o tempo de entrega de cada fornecedor, a frequência de entregas incorretas ou danificadas, e a variação de preços ao longo do tempo. Se um fornecedor consistentemente atrasar entregas ou fornecer produtos abaixo do padrão de qualidade, a empresa pode tomar decisões informadas para renegociar contratos ou buscar novas parcerias.

Esses três processos sugerem que a integração de tecnologia em diversas etapas da gestão de compras no setor de Food Service pode gerar ganhos operacionais expressivos, desde a automatização das cotações até a otimização dos contratos com fornecedores.

Com essas práticas implementadas, as empresas conseguem não apenas reduzir custos, mas também melhorar a qualidade e a agilidade do serviço prestado ao cliente final, vamos olhar agora em como isto deve ser implementado em processos.

Aqui está um fluxograma simples que demonstra como esses processos podem ser integrados para gerar ganhos operacionais:

Início

↓

Previsão de Demanda

↓

Análise de Estoque

↓

Sugestão de Compra

↓

Cotação Automatizada

↓

Comparação de Preços

↓

Escolha do Fornecedor Otimizado

↓

Pedido Automatizado

↓

Monitoramento e Ajustes (KPIs)

↓

Sucesso!

A transformação digital na gestão de compras é uma das formas mais eficazes de otimizar custos e aumentar a eficiência no Food Service. Com o uso de tecnologias como automação, IA e IoT, o processo de compra se torna mais ágil e preciso, permitindo que os gestores foquem no crescimento do negócio e na melhoria da experiência do cliente.

Integrar esses processos é o caminho para alcançar novos patamares de competitividade e resultados operacionais.

Boas Compras!

Marcio Blak é um entusiasta tech da transformação digital e diretor do software CotaCompras.com