Como ter sucesso usando ferramentas de projetos?

Você está cansado de não ter tempo pra nada e viver na correria? Sente que o tempo está indo contra você? 

Se todos nós temos a mesma quantidade de tempo, por quê algumas pessoas conseguem administrá-lo bem e outras não? 

Porque na verdade depende da quantidade de coisas que encaixamos num determinado espaço de tempo, ou o quanto estamos ansiosos.

O tempo foi criado para nos organizar e inicialmente estava totalmente alinhado com os astros. Na época da criação dos tempos, tudo estava em sintonia com o universo. Ao longo do séculos acabamos mudando esse significado e dando um peso muito maior à ele. Nos tornamos escravos de uma ferramenta que foi criada para nos ajudar. Vivemos correndo contra o tempo, como se o tempo fosse o nosso maior inimigo.  

Acreditamos que o tempo nos envelhece, nos traz sofrimentos, responsabilidades e muitos problemas. Mas, esse peso todo dado ao tempo é pura criação da nossa mente. O tempo é uma ferramenta incrível e que estamos usando incorretamente.

Como se não bastasse esse peso negativo dado ao tempo, nós ainda queremos acelerar as coisas e buscar o incansável sucesso antes dos 30 anos. Esse sucesso precoce vem se tornando quase que uma obsessão. Queremos:

1. Encontrar o amor da nossa vida;
2. Descobrir a profissão dos sonhos;
3. Estudar;
4. Nos especializar;
5. Casar;
6. Ter filhos; e
7. Ser bem sucedido.

Tudo antes dos 30…

Acontece que se chegarmos aos 30 sem alcançar tudo isso, a frustração aparece. Para os que sacarem que essa busca é uma grande ‘perda de tempo’, a qualidade de vida pode ser uma opção.

Pelo menos comigo foi assim. Com 27 anos foi quando eu me dei conta de que essa correria pelo sucesso é uma grande ilusão da felicidade. Ainda bem, senão estaria até hoje entardecendo o meu processo de realização.

Foi nessa fase da minha vida que me questionei o porquê da sociedade querer tanto que escolhemos o nosso futuro com 18 anos. Talvez essa seja uma das causas dos problemas emocionais da atualidade.

18 anos é a melhor fase para nos descobrirmos, arriscarmos, nos experenciarmos, nos jogar no mundo e viver o melhor da vida. Quando optamos por acelerar esse processo por conta da busca pelo sucesso, perdemos a jóia que seria ter vivido a melhor fase da vida.

E pior, optamos por um sucesso que nem sabemos direito o quê é.

Mas peraí, vamos pensar juntos, qual é o problema de sonhar em ter um sucesso pessoal e profissional, construir uma família e viver com prosperidade?

Nenhum.

Sonhar e buscar isso é praticamente o que a maioria das pessoas querem. O problema dessa fórmula é querer realizar tudo muito rápido, ou seja, o tempo que damos à ela. Se esses são itens talvez para uma vida toda, porque temos tanta pressa para realizá-los?

O prazo que cada um dá aos sonhos está diretamente ligado à sua felicidade.

Como está o seu tempo?

Vamos fazer um exercício:

1. Quantas tarefas você colocou para hoje?
2. Quantas coisas você pretende fazer só nesse mês ou ano?
3. Quantas pessoas você quer encontrar no final de semana?
4. Em quantos eventos você gostaria de ir no próximo semestre?
5. Quantos países ou cidades quer conhecer antes dos 30?

Sem nem perceber sobrecarregamos nossos dias, meses, anos e uma vida toda enchendo de metas. Busque espaçar esses sonhos ou tarefas ao longo da sua vida, de uma forma que você possa viver o HOJE com mais qualidade. 

Sabe aquelas frases que escutamos:

“Quando eu me aposentar eu farei isso ou aquilo.” 

“Quando meus filhos crescerem eu terei tempo para tudo.”

“Quando eu me casar já estarei formada.” 

E assim por diante? 

Elas nos sabotam. Se quisermos um amanhã feliz, é hoje que precisamos ser felizes.

Como é que correndo até os 30, você terá seus 60 anos em paz?

Não faz sentido. 

Você já pode se divertir agora mesmo. E quanto mais souber se divertir no momento presente, melhor vai conseguir trabalhar amanhã. 

A era industrial criou empresas e modelos de gestão baseados no: tempo é dinheiro. E nós acreditamos nessa mentira.  

Acho super válido criarmos modelos de trabalho orientados pelo resultado, do mesmo jeito que viver uma vida ambiciosa não é de todo mal. É SIM importante pensar grande para realizar grandes sonhos. A única variável negativa aqui é o tempo. Para “quando” você quer realizar tudo isso? 

Quando as empresa criam projetos, trabalhos ou negócios com prazos apertados demais ela acaba matando a criatividade de seus funcionários sem nem perceber. E quando se dá conta, a cultura já engessou. Prazos curtos demais é quase que uma tortura mental num espaço de trabalho. 

A verdadeira realização é poder viver o momento presente com qualidade. 

E como fazer isso no meio da pressão? 

O tempo na gestão de projetos

Nos últimos anos trabalhando como Gerente de Projetos eu descobri uma técnica muito valiosa e que pode nos ajudar na busca dessa realização: o uso de buffers ao longo do seu dia.

Buffers são intervalos de tempo entre uma atividade e outra.

Quase ninguém os considera importante na gestão de projetos. Mas, eles são um dos motivos do sucesso. Esses buffers prevêem riscos, imprevistos, possíveis atrasos entre outras coisas. A diferença de trabalhar em ambientes estressantes para ambientes com o uso de buffers, é enorme.

Acreditar que uma tarefa vai terminar exatamente no prazo estipulado, é o mesmo que acreditar que você pode atravessar São Paulo em 1 hora sem nenhum imprevisto no trânsito.  

É possível, porém difícil de acontecer.

Geralmente, projetos que envolvem muitos recursos ou pessoas, tem maiores riscos. E, ao considerar buffers entre as atividades, estamos prevendo fatores externos e internos de risco. Esses fatores podem ser: abstenção de funcionários, queda no sistema, mudança no escopo do projeto e outros fatores de acordo com cada empresa. 

Se trazermos esse conceito de “buffers” para o nosso dia a dia, percebemos o quanto não nos damos pausas entre uma atividade e outra. São nessas pausas que muitas idéias surgem e que muitos problemas são resolvidos. As pausas criativas ao longo do dia te enchem de energia e vitalidade. 

Já a rapidez desenfreada causa imperfeições e provoca erros. Às vezes associamos a rapidez à produtividade, sem nem pensar que muitas vezes essa pressa pode vir cheia de erros.

Como você está definindo os prazos da sua vida?

Outra coisa importante na gestão de projetos é “como” definir os prazos. Eles normalmente acontecem de cima para baixo, ou seja, o chefe decide os prazos para seus funcionários. 

Porém, o sucesso da execução de uma tarefa está sempre ligado ao próprio executor. O ideal seria que esses prazos fossem definidos de baixo para cima, ou seja, do executor para o dono do projeto (incluindo os buffers). 

Infelizmente sabemos que isso não acontece na vida real da maioria das empresas. Mas, em nossas vidas você que é o executor de todas as tarefas, por isso tem a liberdade e o poder de escolher o tempo de cada meta ou atividade.

A ansiedade pelo resultado final somada ao prazo muito curto pode gerar uma série de erros e tarefas mal planejadas, que no final do projeto acarreta num aumento do custo e do nível de stress da equipe. 

E na sua vida, vai querer essas mesmas consequências?

Você até pode conquistar todos aqueles itens antes dos 30 anos. Mas, como chegará no final desse caminhada? E é isso o que realmente importa.

Você é capaz de fazer tudo o que sonha ou planeja, porém num espaço de tempo bem mais tranquilo do que imagina. Respeite a sua paz interior e aproveite o momento presente.