Como ter um time ou organização ágil ?

Você quer estar em uma empresa ou time ágil? 

Se você fizesse essa pergunta ao proprietário ou membro de uma organização, com certeza, a grande maioria responderiam que sim. Isso acontece porque quando ouvimos a palavra ágil, logo associamos com mais rapidez, mais velocidade, mais resultados, e quem não quer isso, não é mesmo?

Hoje em dia, o conceito de Agilidade ou Metodologias Ágeis tem tido grande destaque no mercado de trabalho, especialmente o de tecnologia, com o desenvolvimento de novos produtos e serviços. Mas, o que realmente é agilidade, porque ela tem sido tão destacada no mercado e como podemos transformar nosso time ou empresa em time e organizações de fato ágeis. 

O conceito de Agilidade

O primeiro ponto que precisamos entender, é que agilidade não é uma metodologia, não é um framework, ou um modelo de gerenciamento de projetos.

Agilidade é uma filosofia. 

Assim como uma filosofia de vida, que pode ser definida como um conjunto de ideias ou atitudes que fazem parte da vida de uma pessoa, a filosofia ágil é um conjunto de princípios, ideias e atitudes que irão moldar a cultura de um time ou de uma organização.

Por isso, quando falamos em implantar agilidade ou adotar um método de desenvolvimento ágil, precisamos entender que para que eles possam ser de fato utilizados e gerar resultados, devemos conhecer os princípios da agilidade.

Podemos entender princípios, como verdades que são alicerces ou base para nossas ações. Assim, para você ser ágil, não precisa necessariamente usar uma metodologia ou prática ágil, mas sim, compreender e aplicar os princípios que estão por trás da agilidade e levá-los como base ou sustentação para suas ações. Podemos dizer que ser ágil envolve uma mudança de cultura da empresa ou do time. Como assim?

Pense comigo, a cultura de um time ou de uma empresa está relacionada a forma como as pessoas pensam e agem dentro do seu ambiente de trabalho, ou seja, os princípios que guiam seus pensamentos e ações. Por isso, quando falamos que a agilidade muda a cultura, estamos dizendo que ela deve introduzir novos princípios que mudam a forma de pensar e agir do time e da organização.

Mas, quais são esses princípios e valores que precisamos buscar, como as metodologias ágeis atuam nesse cenário e como podemos implementar a cultura ágil em uma empresa? Para que possamos responder todas essas perguntas, precisamos primeiro entender o porquê a agilidade se tornou tão popular e é considerada a fórmula para o sucesso das organizações hoje em dia.

Por que ser ágil ?

Como toda evolução, a agilidade surge como tentativa de resolução de um problema.

Imagine que você deseje iniciar um novo negócio criando uma sala de cinema para aproveitar a oportunidade da alta demanda e baixa concorrência em sua cidade. Para isso você contrata uma empresa para construir o local e deixar a sala totalmente pronta. Antes de construir esse prédio, a empresa pede um longo tempo para realizar levantar todas as informações, e criar o plano de projeto com tudo o que será preciso para construir essa sala. Isso inclui, não somente uma estimativa, mas a quantidade exata de pregos, cimento, britas, materiais e tudo mais que ela acredita ser necessário para construção. Após, ela envia esse projeto para sua aprovação pedindo um prazo de 2 anos para concluir a obra.  

Você aprova esse plano e a construção inicia. Porém, durante a construção, você não tem acesso e nem pode acompanhar o progresso da obra. Ao final dos 2 anos, a empresa te aciona, e informa que a construção está em progresso, mas alguns imprevistos aconteceram e por isso vão precisar aumentar em 30% o orçamento inicial e precisar de mais 1 ano para finalizar a construção. Como você já investiu muito dinheiro, você aceita para que possa finalizar esse projeto. Porém, ao longo deste ano restante um novo empresário chegou e construiu uma grande sala de cinema na cidade, com possibilidade de assistir filmes em 4D e conquista todo o  mercado da cidade. Quando finalmente você recebe a informação de que seu projeto terminou, você recebe uma Padaria como entrega do projeto. Como você se sentiria? Com certeza teria uma grande frustração, por não ter tido a oportunidade de acompanhar o projeto e com isso receber algo diferente do que esperava, ter perdido o momento do mercado e ainda perdido espaço para alguém com uma tecnologia mais avançada.

Este exemplo ilustra de forma similar, o que ocorria com projetos de desenvolvimento de sistemas: um tempo muito grande era gasto para registrar as necessidades do projeto, ao longo do projeto não era possível acompanhar o que estava sendo desenvolvido, as entregas geralmente atrasavam e problemas faziam com que o custo aumentasse muito. Além disso, muitas vezes o produto entregue não era o esperado e a concorrência já tinha lançado o produto e dominado o mercado.

Essa realidade assombrava os times de tecnologia, e com isso, grandes empresários e gestores de projetos, articularam formas de reduzir a burocracia e o tempo necessário para entrega desses produtos. E para  que isso fosse possível, houve a necessidade de mudar a forma de pensar ou a filosofia utilizada para os projetos.

Ao invés de olharem para o plano do projeto e tentar seguir a risca tudo como foi descrito inicialmente, passaram a olhar para o que o cliente precisava naquele momento. De nada valia criar um produto, se ele não estivesse disponível no momento certo e não resolvesse o problema do cliente.

Essa mudança de pensamento levou os times e organizações a mudarem sua cultura de trabalho e a forma como pensavam e agiam para a execução dos projetos. Essa mudança representou um marco na história do gerenciamento de projetos e desenvolvimento de produtos de software e permitiu que esses projetos pudessem finalmente ser projetos de sucesso.

A cultura ágil trouxe uma nova visão sobre o desenvolvimento de projetos e produtos. A necessidade de gerar valor. O valor pode resumir o que todo produto busca alcançar. Valor é aquilo que agrega ou é importante para alguém. 

Quando falamos da necessidade de gerar valor, estamos falando do exercício de conhecer as pessoas que estão envolvidas e entender quais são as suas dores, e entregar produtos que solucionem seus problemas ou que melhorem de alguma forma a vida daquela pessoa.

Assim, precisamos entender que o valor irá variar de uma pessoa para outra, assim como de um projeto para outro ou de um produto para outro. Ao longo do tempo, dentro de um mesmo produto, o que gera valor irá e deve mudar.  Assim, precisamos constantemente realizar o exercício de descobrir o que gera valor e maximizar essa entrega.

Entender o que gera valor, seja para uma empresa, produto ou pessoa e trabalhar para entregar cada vez mais valor é o segredo para alcançar o sucesso e satisfação. E é por isso que a agilidade hoje é tão notada, primeiro por ela introduzir a importância desse conceito e mudar a cultura para buscar a geração de valor.

Além disso, seus princípios e metodologias desenvolvidas ao longo do tempo, auxiliam a alcançar e maximizar o valor entregue.

Mas quais são esses princípios e metodologias e como elas podem ajudar você a desenvolver a cultura da agilidade e maximizar o valor entregue onde você está?

Os princípios da agilidade

Para que sua organização seja ágil é importante ter em mente os princípios da agilidade. Com objetivo de trazer essa nova visão e cultura foi criado o Manifesto Ágil. Este Manifesto apresenta 12 princípios que guiam times e organizações ágeis. Se você deseja iniciar ou melhorar a aplicação da cultura ágil, conheça e esteja sempre refletindo se suas decisões, posicionamentos e ações têm refletido esses princípios.

De forma resumida, os 12 princípios (que podem ser acessados no site do Manifesto Ágil) podem ser condensados em 4 conceitos principais:

• Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
• Software em funcionamento mais que documentação abrangente
• Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
• Responder a mudanças mais que seguir um plano

Vamos refletir um pouco sobre eles:

Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas

Os processos e as ferramentas são importantes instrumentos através dos quais, conseguimos organizar e gerenciar o nosso trabalho, de um time ou de uma organização. Porém esse conceito do manifesto nos ajuda a pensar que as pessoas e as interações são mais importantes e efetivas que processos e ferramentas. Ser ágil não significa abandoná-las, mas sim priorizar uma comunicação direta e promover as interações entre todas as pessoas, pois uma conversa boca-a-boca ou uma ligação, muitas vezes é mais rápida e mais efetiva. 

As interações com foco nas pessoas (internos ou externos), ajudam a manter a satisfação e a felicidade das pessoas no ambiente, incentivam a cooperação e abrem espaço para surgimento de soluções inovadoras e rápidas.

Software em funcionamento mais que documentação abrangente

Este princípio em sua forma geral tem seu foco na construção de produtos de software, porém sua ideia nos apresenta uma mudança de cultura que pode ser aplicada nos mais diversos cenários.

Documentar, registrar e catalogar processos, atividades e fluxos é importante. Mas de que adianta termos um registro detalhado e documentado de algo que ninguém usa ou ninguém precisa?

Por isso, dê preferência à entrega e ao uso do que você constrói. Ter o recurso disponível ou a tarefa executada é mais importante e prioritário do que tê-la documentada. Especialmente em nosso cenário de constante mudança, perder o momento de lançar e disponibilizar algo somente para registrar detalhadamente como ele funciona, pode eliminar a oportunidade de sucesso e o valor da solução que iremos lançar.

Além disso, quando for documentar, busque registrar e foque no que é necessário. Faça isso de forma que as mudanças que vão ocorrer naquele recurso posteriormente possam ser facilmente atualizadas, para que ela não fique logo obsoleta e tudo tenha de ser refeito novamente.

Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos

Recentemente tive a oportunidade de ver uma frase da empresa Stone, sobre os seus valores, e uma de suas premissas me fascinou. Não pela complexidade, mas sim por conseguir de forma tão simples resumir o propósito de toda empresa, time e organização. A frase dizia:

“Para nós, o cliente não tem sempre razão. O cliente é a razão.”

Essa simples frase tem a capacidade de transmitir uma visão que deve ser o lema de todo e qualquer produto. Nosso cliente, seja internos, externos, pessoas ou empresas, é a razão de todo e qualquer produto existir. Sem clientes não tem razão de nenhuma empresa ou organização existir.

Então, não abrace seu contrato e leve ele como um manual jurídico para justificar o que vai ou não fazer e criar debates com seus clientes. Foque em colaborar com ele. Foque em conquistá-lo.

Se seu cliente estiver satisfeito e você colaborar para entregar valor para ele, o contrato sequer precisará estar em pauta de discussões. Ele continuará lá, poderá sofrer seus reajustes, mas o mais importante que é o seu cliente, sua razão, continuará lá, lado a lado para que você siga crescendo e se desenvolvendo.

Responder a mudanças mais que seguir um plano

Por fim, o último conceito apresenta o que talvez seja o que mais restringe as organizações de serem ágeis. O planejamento é fundamental para o sucesso de um projeto, mas, leve sempre essa frase com você: 

“Mudanças são bem-vindas”.

Se você espera que tudo continue e ocorra exatamente como você imaginou, projetou ou idealizou no início de um projeto, tenha certeza que isso não vai acontecer. E resistir às mudanças, ou lutar para que tudo volte ao plano original é como tentar apagar incêndio com gasolina.

 O mundo muda o tempo todo, novos fatos, novas tecnologias, novas necessidades, novos perfis surgem, e isso com certeza fará com que seu cliente precise mudar e que você também precise mudar. Por isso, abrace a mudança, não encare as mudanças como negativas, mas busque de verdade entender como você pode se beneficiar dela. 

Com isso, você com certeza sofrerá menos e terá mais oportunidades de se desenvolver e desenvolver seu time, produto ou organização. O plano te ajudará a manter a direção certa, mas a capacidade de responder às mudanças que lhe auxiliarão a atingir o objetivo.

Percebe como esses conceitos envolvem uma mudança, e um contínuo exercício de pensamento? Aplicar esses princípios não é uma tarefa fácil, em diversos momentos, nossas ações irão contra eles. Por isso, para que possamos ser ágeis, precisamos constantemente revisar e inspecionar, para que esses desvios sejam cada vez menores.

E é nesse momento que as Metodologias Ágeis entram em ação. Elas têm o papel de ajudar você a alcançar e manter a cultura ou filosofia ágil de forma mais simples, vamos ver como.

Como as Metodologias Ágeis podem ajudar você ?

Como vimos, ser ágil não é implantar Metodologias como Scrum, Kanban e Lean. Ser ágil, envolve adotar e aplicar no dia a dia a filosofia, o pensamento e a mentalidade dos princípios da agilidade.

As metodologias ágeis estão atuando nesse processo como facilitadoras para alcançar e manter a agilidade nas organizações. Precisamos sempre lembrar que tanto a agilidade como as metodologias são um meio e não um fim. Durante o processo de implantação da agilidade, devemos sempre lembrar e refletir no que nos motiva a implantar essa cultura: Gerar resultado através do valor.

Assim, vamos tomar o cuidado para manter o foco no resultado através do valor e não em implantar ou seguir como um manual de instruções essa ou aquela metodologia. 

As Metodologias Ágeis como o Scrum, Lean, Kanban criaram práticas e conceitos que quando aplicados nos ajudam a maximizar o que podemos alcançar com os 4 conceitos que vimos. Esse é o objetivo das metodologias ágeis.

O Scrum por exemplo, cria um papel específico por ser o elo entre o cliente e o time de desenvolvimento (Product Owner), dessa forma ele estimula um maior foco na colaboração com o cliente. O Scrum Master, tem como tarefa ser o guardião da cultura ágil, como vimos antes agilidade envolve mudar cultura e isso não é uma tarefa simples, do dia para noite. Assim, ele auxilia todo o time a sempre ter em mente esse conceito. Os ritos  como Review e Retrospectiva, permitem uma maior interação focada nas pessoas (sejam os stakeholders, ou o próprio time), analisando e discutindo estratégias para melhoria contínua.  

As Sprints, por mais que tenham como objetivo criar um plano para alcançar um objetivo, existem de forma curta, justamente para permitir que consigamos receber as mudanças que vão surgir e traçar novos planos. Práticas como o Kanban e o Lean, que visam otimizar o fluxo de trabalho e reduzir o tempo do pedido a entrega, se alinham ao conceito de Software em funcionamento como um importante pilar.

Assim, utilizar uma ou várias metodologias e práticas ágeis é importante pois irá ajudar você, seu time ou sua organização a continuar no caminho e conseguir evoluir na cultura ágil.

Por isso, lembre-se sempre que o primeiro passo para alcançar uma cultura de agilidade está em compreender seus princípios e de forma diligente aplicá-los no seu dia a dia. 

Utilize as Metodologias como um meio para alcançar essa mentalidade e maximizar o valor entregue. Comece com pequenas ações e atitudes, para alcançar grandes resultados, e lembre-se, ser ágil envolverá mudanças. Não tenha medo e esteja aberto a elas. Somente assim podemos seguir essa jornada e sermos realmente ágeis.