Compras Sem Erro: A Nova Era da Eficiência no Food Service com Tecnologia de Ponta

Ao longo dos meus anos de experiência com o setor de #FoodService, tenho observado uma transformação profunda em praticamente todas as áreas da operação de #restaurantes e #bares. No entanto, a gestão de compras, um pilar fundamental para a lucratividade e o controle de custos, permaneceu durante muito tempo ancorada em práticas obsoletas. Eu me lembro claramente de quando, lá nos anos 90 e início dos anos 2000, a maioria dos restaurantes ainda fazia suas compras com papel e caneta em mãos, ligando diretamente para fornecedores ou, em muitos casos, indo pessoalmente negociar, e me surpreendo que ainda muitos fazem desta forma em 2024!

O passado: Planilhas, telefonemas e a arte da negociação manual

A gestão de compras era um processo demorado e altamente dependente de intuição e experiência. Os gestores, muitas vezes, conheciam seus fornecedores de longa data e confiavam nas negociações para conseguir o melhor preço e prazo de entrega. As planilhas manuais eram a principal ferramenta para controlar o que estava sendo comprado e por quanto, o que tornava qualquer tentativa de otimizar processos extremamente trabalhosa.

A falta de integração entre as áreas de compras, estoque e produção resultava em desperdício de alimentos, excessos de estoque e até falta de insumos em momentos críticos. O impacto disso no Custo da Mercadoria Vendida (CMV) era enorme.

E quem sofria com isso? Os restaurantes, que perdiam competitividade em um mercado cada vez mais exigente.

A transição: ERPs e a chegada das primeiras soluções tecnológicas

Com o passar do tempo, sistemas de gestão empresarial (ERPs) começaram a aparecer, prometendo integrar as diferentes áreas do restaurante. No entanto, embora essas soluções fossem um avanço em relação ao controle manual, muitos desses sistemas eram caros e complexos, o que os tornava inviáveis para pequenos e médios negócios. Ainda assim, foi o primeiro grande passo rumo à digitalização da gestão de compras.

Esses sistemas permitiam centralizar as informações e garantir um controle mais eficiente de estoque e compras, reduzindo, em parte, as falhas operacionais. Mas o verdadeiro divisor de águas só viria com o avanço da internet e das soluções de software baseadas em nuvem.

O presente: Plataformas de compras corporativas e inteligência de dados

Hoje, estamos em um cenário completamente diferente. A tecnologia não só facilitou a gestão de compras como a revolucionou. Com plataformas como o CotaCompras.com, o processo de cotação e compra de insumos se tornou rápido, eficiente e transparente. Não é mais necessário passar horas ligando para fornecedores ou comparando orçamentos manualmente. Em poucos cliques, os gestores têm acesso a uma rede de fornecedores, com preços e prazos atualizados em tempo real.

Mas a verdadeira revolução está nos dados. O uso de inteligência artificial (IA) e big data permite que os restaurantes, bares e hotéis façam previsões precisas de demanda com base no histórico de vendas, eventos sazonais e até mesmo nas condições climáticas. A IA pode, por exemplo, recomendar o melhor momento para fazer uma compra de insumos frescos, evitando tanto o desperdício quanto a falta de produtos críticos.

Essa integração tecnológica resultou em um controle muito mais eficiente do CMV. A automação do processo de compras, junto com a gestão inteligente de estoque, ajuda a reduzir custos, evitando compras desnecessárias e minimizando o impacto de oscilações de preços dos insumos.

O impacto direto no Custo da Mercadoria Vendida (CMV)

Ao otimizar o processo de compras com tecnologias avançadas, os restaurantes podem reduzir drasticamente o CMV. Compreender o fluxo de compras desde a previsão de demanda até a entrega final é essencial para manter o controle de custos.

Imagine que seu sistema preveja um aumento na demanda de um determinado prato em um fim de semana com previsão de clima ameno. Com essa informação, é possível ajustar as compras de insumos em tempo real, evitando tanto a compra excessiva quanto a falta de produtos. Além disso, ao negociar eletronicamente com diversos fornecedores por meio de plataformas como CotaCompras.com, é possível garantir o melhor preço em cada compra.

A automação também facilita a gestão de prazos e validade, ajudando a controlar o uso de ingredientes perecíveis e, consequentemente, reduzindo o desperdício. Tudo isso contribui diretamente para a diminuição do CMV, um dos principais indicadores de desempenho operacional em restaurantes.

O futuro: Inteligência Artificial, Automação Total e Blockchain

Embora já tenhamos avançado significativamente, ainda há muito espaço para inovações na gestão de compras. Nos próximos anos, veremos um nível de automação ainda mais profundo, onde o processo de compras será totalmente integrado ao estoque e à produção. Sensores IoT poderão monitorar o estoque em tempo real e enviar pedidos automáticos para os fornecedores assim que os níveis críticos forem atingidos, eliminando a necessidade de intervenção humana.

Será que estamos realmente próximos disto no Brasil?

O uso de blockchain também promete transformar a cadeia de suprimentos. Com essa tecnologia, será possível rastrear cada insumo desde a origem até o destino final, garantindo total transparência e segurança. O blockchain trará não só mais confiança ao processo de compras, mas também ajudará a otimizar a logística e a reduzir fraudes.

Outro avanço será a personalização dos sistemas de compras com base no comportamento dos clientes em tempo real. Através de análises preditivas, a IA poderá sugerir não só ajustes nos pedidos de compra, mas também no cardápio, baseado no que os clientes estão consumindo mais naquele momento.

O Restaurante do Futuro já começou, e a gestão de compras é o próximo grande salto

Se, em 2004, eu imaginava um restaurante cheio de telas touch para pedidos e estoques automatizados, hoje vejo que a gestão de compras é a próxima fronteira a ser superada. O "Restaurante do Futuro" é, de fato, uma realidade em constante evolução, e a tecnologia será o principal motor dessa transformação.

Com plataformas integradas, inteligência artificial e automação avançada, os restaurantes podem não só melhorar sua performance operacional, mas também reduzir significativamente o CMV, garantindo mais competitividade e lucratividade.

No CotaCompras.com, estamos comprometidos em continuar inovando e trazendo o futuro da gestão de compras para o presente. À medida que o setor de Food Service avança, o sucesso será medido não só pela qualidade da experiência do cliente, mas também pela eficiência e inteligência operacional na gestão de compras.

Bons negócios!

Marcio Blak, é entusiasta do segmento de tecnologia para hospitalidade, bares e restaurantes e diretor do CotaCompras.com um produto Gastrono.tech