Comunicação eficiente, todo mundo contente.

Estima-se que 90% das atividades da gestão de projetos envolva comunicação. Estima-se também que a 'falha de comunicação' seja o motivo para a maior parte dos projetos mal sucedidos.

Bem antes de saber disso você certamente já havia notado o quanto a comunicação é importante, sendo o pilar da nossa inteligência coletiva e da nossa rotina.

Eu não sou um PHD em comunicação. Longe disso, a comunicação aparece como um dos meus 'itens a melhorar'. Trabalhando para esta melhora, vou apresentar algumas dicas que me soaram como as mais importantes em todo material que li a respeito.

• Comece sempre identificando o dialeto. Não adianta você expor suas ideias em uma linguagem que o receptor não conseguirá interpretar, com jargões e termos técnicos. Imagine uma conversa entre um advogado e um médico, ambos especialistas em uma área de atuação. Como a comunicação se daria? Pelo máximo divisor comum, que no caso seria o bom e velho português, não 'direitês' ou 'mediquês'. Lembre-se que sua equipe dificilmente será homogênea, sempre terá pessoas com formações diferentes e trajetórias de vida diferentes.
• Defina as regras do jogo. Este passo é de extrema importância, principalmente se você está trabalhando com a gestão de uma equipe. O que é permitido? O que é proibido? Tenha regras claras que se aplicam a todos na maior parte do tempo, com equidade, consistência e clareza. Isso te ajudará a tratar todas as partes com os mesmos critérios, evitará debates desnecessários e fará com que você ganhe tempo.
• Seja confiável e fiel aos seus valores. Para que todos contem contigo eles devem confiar em você, enxerga-lo como peça para o sucesso do diálogo ou da tarefa, pois só assim estarão dispostos a dividir as informações em sua totalidade.
• Seja sincero e transparente. Não deixe que as pessoas com quem você se relaciona tenham que interpretar alguma coisa. Interpretações erradas podem trazer consequências difíceis de remediar no futuro.
• Planeje a comunicação, principalmente se você não é bom de improviso. Tenha um plano claro que define o público, a mensagem, o meio de comunicação, o nível de detalhe necessário e a resposta esperada ao transmitir esta mensagem. Desta forma, você será objetivo e analítico, economizará seu tempo e do ouvinte, e aumenta sua chance de atingir o objetivo.
• Ouça com atenção. Pequenos conflitos podem se tornar grandes conflitos se você não der atenção, e a outra pessoa pode ter uma visão diferenciada sobre um problema para o qual você está caminhando. Ouça sem preconceitos, esqueça todas as informações prévias e guarde-as para o momento da análise. Quando estiver ouvindo tente apenas ouvir.
• Seja empático. Não interaja com superioridade ou desinteresse. Se coloque no lugar da outra pessoa, ouça e fale com respeito, sempre evitando polêmicas externas ao problema que deve ser analisado. Se vocês precisam debater o tema "cor da parede", e você sabe que a outra pessoa gosta de gatos acredite: não é uma boa hora para você falar que odeia os vídeos de gatinho.
• Dê atenção aos aspectos não verbais da sua mensagem. O tom de voz e os gestos são responsáveis pela maior parte do que o receptor interpreta como sendo a mensagem. Atenção ao volume de contato com os olhos, aos gestos com as mãos, a manifestações de nervosismo e ás expressões faciais. Ficou em dúvida? Ficou nervoso? Grave a sua mensagem no seu computador ou no seu celular e se assista, seja seu receptor e se critique.
• Esteja calmo. Muitas vezes não estamos nos nossos melhores momentos, mas é preciso colocar a razão em primeiro lugar. Evite agir ou responder por impulso, sempre avalie alternativas, benefícios e consequências de cada opção.

Vamos aos exemplos...

Certa vez ouvi a história de um administrador e de uma estagiária. Estagiários não possuíam direito a licença-maternidade, e esta estagiária estava grávida. Durante o período pós-parto da moça, o administrador pagou os seus boletos da faculdade. Quando os demais funcionários também universitários souberam da história questionaram: "por que desta fulana e não para todos?".
Conclusão: O administrador foi bem intencionado, mas desmotivou os seus funcionários por não ter planejado com equidade a sua ação. Se o administrador tivesse concedido um valor X a título de licença maternidade, a estagiária teria o mesmo benefício, o administrador teria feito a mesma boa ação e não haveria erros na interpretação. Parece um erro de gestão, mas a maior parte do erro está no meio como a decisão foi apresentada.

Em outro cenário, uma empresa de TI onde existia Marketing Interno e uma rede social interna. Um funcionário questionou nesta rede social sobre a festa de confraternização de fim de ano, algo que ocorreu em todos os anos deste funcionário na empresa. Vários funcionários tentaram debater o tema, alguns citando a crise outros atribuindo à falha de comunicação, e então surge a resposta do Marketing Interno: "Eu não acho que a comunicação falhou. O que você esperava? um comunicado impresso? como se fosse obrigação da empresa dizer se haverá ou não uma festa de fim de ano? Acho que vocês deveriam acordar, olhar o mercado, comprar seu próprio panetone e brindar por estarem empregados em uma empresa tão boa quanto a ACME INC".
Conclusão: Estão todos certos. O funcionário está certo em perguntar e a empresa não é obrigada a promover a festa. Na minha opinião, faltou o planejamento da comunicação. Se houvesse um planejamento, os funcionários se sentiriam menos desmotivados e toda resposta decorrente teria sido levada 'na esportiva', ou seja: o custo da não comunicação foi maior que o custo da comunicação.

Um outro caso, desta vez em um país sul-americano com surto de Zica Vírus. Na época o vírus foi associado ao aumento de bebês com microcefalia em regiões afetadas pela epidemia. Diante da ausência de vacina eficiente disponível no mercado, o então Ministro da Saúde lançou a seguinte frase "E vamos torcer para que mulheres antes de entrar no período fértil peguem a Zica, para elas ficarem imunizadas pelo próprio mosquito. Aí não precisa da vacina".
Conclusão: Faltou um pouco de empatia e solidariedade do Ministro ao fazer a brincadeira. Talvez bom senso.

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Cada um de nós conhece milhões de casos parecidos, e são sempre casos onde nos colocamos a pensar: E se a abordagem fosse diferente? E isso consome várias noites de sono quando somos os protagonistas destas falhas. Tome um ou dois minutos pensando antes de começar a expressar suas ideias, pois através destas, além da sua ideia, você também será exposto. A maneira que você se apresenta para o mundo pode mudar a percepção do mundo sobre a sua mensagem e sobre você.  Muitas vezes uma mesma ideia que você expressa pode causar boa ou má impressão.

É como na história do rei.

Havia um rei que chamou um vidente, e este lhe disse:
_Você verá a morte de todos os seus parentes!
Descontente com a resposta chamou outro vidente, e este lhe disse:
_Você viverá mais que todos os seus parentes!
O rei então gostou da resposta.