Coworking? Trabalho remoto? Modelo híbrido? Isso funciona só para a Geração Z!

A possibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar e em qualquer momento, com total flexibilidade de horários, é apontada como um dos maiores benefícios almejados pelos profissionais atualmente. Algumas organizações chegam a pagar até 30% dos custos de viagem para seus funcionários, visando encorajá-los a atuarem em cidades que dispõem de um espaço de coworking da empresa. Isso é possível, pois, toda a economia gerada pelo fato da não necessidade de manter escritórios fixos é reinvestida na qualidade de vida dos colaboradores.

Outros benefícios interessantes aplicados atualmente incluem um “Retreat” anual. Basicamente 4 ou 5 dias nos quais a organização traz os colaboradores espalhados por todos os locais do Brasil e do mundo para vivenciarem de perto a cultura organizacional e realizarem juntos uma intensa jornada de conexão. Eventos como gincanas, além de diversas atividades físicas e mentais fazem parte do roteiro.

É válido citar também novas políticas que surgiram ultimamente, como o “Snack Time”, por meio da qual os colaboradores alocados em coworkings podem pedir, via apps de entrega, quaisquer refeições que desejarem, sempre dentro do limite (budget diário) estabelecido pela organização.

O processo de onboarding, ou seja, a acolhida e adaptação de novos colaboradores também passou por adaptações. A empresa BeerOrCoffee, por exemplo, utiliza uma ferramenta chamada “Notion”.

Trata-se de uma espécie de “Wikipédia” da empresa. É necessário ter o cuidado de trazer aos novos colaboradores informações completas sobre o negócio, os profissionais envolvidos, quais são as suas histórias, como os acompanhamentos são feitos, a essência da organização e os seus valores.

Ainda na mesma BeerOrCoffee, por meio do Trello, são oferecidas aos colaboradores várias dicas e sugestões (incluindo livros, documentários, blog da empresa etc.) a respeito de conteúdos nos quais a empresa se inspira, dando exemplos de outras organizações e startups no mundo que trabalham remotamente com sucesso.

Uma ferramente indispensável para o trabalho remoto são os rituais. Para que um ritual se estabeleça, a constância é fundamental. Desse modo, as pessoas podem se sentir partes de um todo, e a cultura corporativa é fortalecida. Começar um ritual com música ajuda a colocar todos os presentes em uma mesma “vibração” energética, contribuindo para fazer com que indivíduos em diferentes fusos horários entrem no mesmo clima.

Algumas empresas designam um profissional exclusivamente voltado ao tratamento pessoal, com experiência e perfil adequado para lidar com questões sentimentais, emocionais e qualquer assunto que possa impactar na saúde e equilíbrio mental dos colaboradores.

Além dos rituais sazonais, voltados a datas especiais, como Natal e Carnaval, as empresas passaram a adotar também:

• O hábito de, ao menos uma vez por semana, trabalhar de um coworking parceiro e estimular os colaboradores para agendarem encontros com outros funcionários sempre que possível, visando fortalecer as conexões;
• Donuts: a cada 15 dias os colaboradores conversam entre si, por 15 minutos, sobre qualquer assunto, exceto trabalho. Um bot da plataforma Slack, por exemplo, pode realizar esse match randômico;
• Happy Hour: todos os dias, de segunda a quinta-feira. Uma atividade opcional e voltada à interação social entre colaboradores;
• Happy Hour do Conhecimento: todos os integrantes da empresa entram em um mesmo link. Funciona com pauta aberta, ou seja, qualquer pessoa pode abrir um tópico, que será votado (pode ser uma explicação da área de vendas, de marketing etc.) para explicar um pouco mais sobre aquela área da empresa. Os conhecimentos trazidos, no entanto, não se restringem à empresa, englobando quaisquer campos de interesse de seus colaboradores;
• Call de KPI ou OKR (sigla inglesa para Objetivos e Resultados-Chave, em tradução livre): A atividade serve para trazer os indicadores de entregas de cada colaborador. A empresa aproveita o momento para reforçar a cultura data-driven, voltada a resultados e não a locais ou horários;
• OKR Day: cada área reflete sobre seus próprios indicadores, atualizados tanto pela intervenção da equipe quanto por Inteligência Artificial (IA) da plataforma escolhida;
• Meditação remota: opcional, via ferramenta de videoconferência, onde é possível participar de meditações remotas guiadas.

É importante também destacar quais ferramentas são essenciais para o sucesso do trabalho remoto. As empresas que estão optando pelo trabalho remoto, não devem utilizar todas as ferramentas que listarei a seguir de uma só vez. Nesse sentido, é altamente recomendável se concentrar apenas em uma ou duas principais e realizar sua implementação paulatinamente.

As demais ferramentas, que podem ser vistas em detalhes nos canais da empresa, devem ser vistas como complementares, isto é, podem facilitar processos e aumentar a produtividade apenas quando uma cultura baseada na confiança de respeito aos “combinados de entrega” já estiver bem estabelecida.

Alguns exemplos:

Slack

O Slack funciona como uma espécie de “WhatsApp” corporativo. Algumas empresas já não se comunicam por e-mails, e sim utilizam essa ferramenta que, assim, converteu-se no verdadeiro “coração” da organização. O Slack proporciona grupos divididos por área (marketing, Customer Success, operações etc.). Como são pessoas das próprias áreas que estão nesses grupos, as comunicações tornam-se mais úteis e fluidas.

É possível, também, conversar diretamente (em chat privado) com uma pessoa específica. Algumas pessoas defendem a tese de que a ferramenta é melhor que o WhatsApp por ter integrações com bots e funcionalidades que permitem dividir muito bem as questões pessoais das profissionais, servindo como um ambiente virtual de escritório para empresas.

Clockwise

Trata-se de uma ferramenta de agenda que pode ser instalada como extensão do Google Chrome. Com ela, você pode visualizar como está o seu time em relação à disponibilidade, traçando, por meio de sua IA, a melhor forma de utilizar o seu tempo.

Outras funcionalidades do Clockwise que merecem destaque incluem a possibilidade de mostrar às pessoas no Slack o andamento de suas notificações e status. Além disso, a própria inteligência artificial entra automaticamente nas agendas dos membros da equipe e marca reuniões em horários nos quais todos os membros estão disponíveis.

E tem mais! A ferramenta permite verificar os indicadores de produtividade relacionados ao tempo destinado a foco ou à participação de reuniões, por exemplo, visando oferecer os fundamentos necessários para que os próprios colaboradores reformulem as suas prioridades.

Google Drive

Para empresas 100% remotas, não existem armários ou gavetas. Nesse sentido, o Google Drive é usado para armazenar todas as documentações, gerando links que ficam disponíveis para todos.

Finalizando, em ambiente remoto, a importante que se crie o hábito de documentar tudo o que é feito pela empresa, pois em momentos de crise, como o que vivemos devido ao Coronavírus, os processos ficam mais fáceis, pois, tudo já vem sendo compartilhado há tempos.

É imprescindível, também, documentar as decisões tomadas, a fim de que todos os envolvidos, mesmo aqueles que não puderam estar presentes em uma determinada videoconferência, possam ser atualizados.

Esses pontos de comunicação devem ser formalizados para evitar a criação de “tribos” nos diferentes escritórios (virtuais ou não) de uma mesma empresa. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando certas práticas e culturas são adotadas em um escritório de São Paulo e outras, totalmente diferentes, são incorporadas à rotina do escritório do Rio de Janeiro.

Além disso, a formalização e documentação evita que as pessoas que estão distribuídas sintam-se “fora” em relação aos indivíduos fisicamente próximos.

Referência Bibliográfica

Trabalho em Tempos de Crise – 6 outubro 2022, por Maria Cristina Rodrigues (Autor), Márcia Barroso (Autor), Elina Pessanha (Autor).