CUSTOS EM EMPRESAS METALÚRGICAS – O que livros nem universidades não mostram

Como funcionário em diversas posições ou como consultor trabalhei com sistemas de custos em empresas metalúrgicas durante mais de 20 anos. Isso me rendeu importante experiência e também possibilitou verificar o quanto a teoria está distante da realidade e da necessidade que vivemos nas empresas.

Felizmente na maioria das empresas por onde passei a área de custos não respondia diretamente à Contabilidade, ou seja, o Contador não era quem coordenava diretamente o departamento de custos. Essa é a primeira ideia que defendo, ou seja, não deixem que a área de custos seja uma subárea do departamento de contabilidade. Recomendo que hajam departamentos distintos, ou seja: uma Contabilidade Geral e um Departamento de Custos.

Um Departamento de Custos eficiente evita muitos desperdícios. Profissionais de custos precisam se envolver com o chão de fábrica e conhecerem muito bem os processos, assim, poderão controlar a produtividade e efetividade na utilização dos fatores de produção.

Não se controlam custos por trás de uma mesa, é necessário ir ao local onde os processos são executados. Admiro a capacidade de alguns que são capazes de orientar como controlar processos que eles nunca conheceram diretamente. No meu caso, boa parte do meu tempo como profissional de custos era tomado com o chão de fábrica observando e conhecendo os processos que tinha que controlar.

Destaco a seguir algumas características observadas nos custos da empresas metalúrgicas:

Matérias Primas

Numa empresa química quando falta um material a produção fica parada, numa empresa metalúrgica quando falta um aço redondo de um determinado diâmetro, o responsável pelo Planejamento de Produção tende a utilizar o diâmetro maior gerando perdas imensas. Vejam o exemplo a seguir:

Se para a fabricação de uma determinada peça é requerido um material de 2 polegadas ( peso aproximado: cerca de 16 kg por metro ) e o material indicado falta e se utiliza no lugar um material de 3 polegadas ( peso de 36 kg por metro ), gera-se uma perda de 125% de matéria prima, fora o custo envolvido para desbastar o material adicional. Esse tipo de problema acontece com frequência nas empresas metalúrgicas, podendo gerar perdas imensas.

Como identificar as perdas de produção?

Sistemas de custos precisam mostrar consumos teóricos das matérias primas, no caso se o consumo fosse de um metro de aço, o consumo seria de 16 kg. Em paralelo aos consumos teóricos deve-se mostrar o consumo real ( no caso 36 kg ), bem como as variações ocorridas, no caso 20 quilos, ou 125%. Vejam que é uma matemática simples.

Quer as empresas trabalhem por ordem de produção ou por processo é importante que para os volumes produzidos e reportados em ordens de produção ou de outras formas que antes de se efetivar a informação de item produzido se analisem as variações ocorridas entre os consumos teóricos e os consumos efetivamente ocorridas. As variações devem analisadas, entendidas justificadas e reportadas.

Performance dos equipamentos de produção

Outro importante elemento que precisa ser controlado diz respeito à performance dos equipamentos de produção. Os custos de processo são altamente afetados pela performance dos equipamentos de produção. Pessoas que trabalham com custos precisam conhecer as capacidades nominais dos equipamentos, precisam entender os conceitos de Disponibilidade e OEE, assim como acompanharem a utilização da capacidade que é atingida a cada dia.

Custos dos processo são apenas consequências de diversos fatores. Departamentos de custos eficazes colocam foco no controle das causas. Sistemas contábeis não alcançam compreensão do que realmente afeta e gera variações nos custos dos processos. Assim, produtividade, capacidade nominal versus capacidade efetiva, diversos indicadores de produtividade e eficácia devem ser medidos sistematicamente, e de preferência estarem disponíveis nos murais, painéis, bancos de dados, deshboards, etc.

Qualidade dos registros de produção

A má qualidade nos registros que envolvem produção, movimentação de materiais, cadastros e outros elementos, destroem a qualidade dos custos apurados.

Os registros devem ocorrer como nos bancos.

- Você consegue retirar dinheiro num banco e o registro no sistema ficar para ser lançado deppois?

Pois é, em muitas empresas é normal utilizar um certo material e deixar para dar a baixa depois, ou nunca!

Com qual incidência o extrato de sua conta bancária está errado? No meu extrato nunca ou raramente ocorrem erros!

Muitos erros ocorrem nos registros que afetam custos nas empresas. Empresas devem perseguir nível de ERRO igual a ZERO ou tendendo a zero. Por trás de erros frequentes e persistentes sempre existem problemas maiores.

Em alguns casos a responsabilidade por uma área como Almoxarifado está subordinada a um responsável por Produção que não hesita em atropelar o sistema e autorizar que se retirem matérias do almoxarifado em caráter de urgência, deixando registros para serem efetuados depois.

Dados errados nos cadastros e registros incorretos nos sistemas integrados também são grandes fontes de geração de divergências.

Um bom sistema de inventário rotativo sob responsabilidade da área contábil, de auditoria ou custos deve assegurar níveis mínimos de diferenças de estoque. Ocorrendo divergência significativa deve-se avaliar muito bem a causa e tomar medidas corretivas eficientes, um sistema de abertura de ações corretivas formais é altamente recomendável.

Conclusão

Concluo que como em outros segmentos a área de custos das empresas metalúrgicas são essenciais para a adequada utilização dos fatores de produção: materiais e equipamentos de produção.

Profissionais de custos não podem ficar escondidos atrás de uma mesa de trabalho e não conhecerem, estruturas, produtos e processos que tentam controlar, mas dificilmente conseguem quando não vão a fundo nas análises nem costumam visitar o chão de fábrica.

Deve-se ser rigoroso na perseguição de eficiência elevada, e na obtenção de variações mínimas, bem como é essencial ter pouca tolerância com erros persistentes.

A Utilização de Ferramentas como Análise de Causas Raiz, FMEA e PDCA podem em muito ajudar.

Se necessário recorra a uma consultoria de profissional experiente, cuidado com quem contrata!

No final tudo de bom ou de ruim estará registrado nos KPI´s. Poucos mas muito bem medidos KPI´s também são fatores de grande contribuição.

Professor Ari – arilopes@folha.com.br

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