Desafios do gerenciamento de projetos

Uma vez li que o gerenciamento de projeto é composto de 3 partes: a primeira parte é arte, a segunda é ciência e terceira parte é pura dor de cabeça. Desconheço melhor definição.

Cada parte dessa composição deixa o trabalho do gerente de projeto desafiador, mas esse trabalho não é só colocar nos eixos premissas de tempo, custo e escopo. Existem outras dimensões que desafiam o cotidiano dos gerentes de projetos.

Desafios do próprio projeto

Objetivos não definidos: Os objetivos do projeto nem sempre estão claramente definidos, principalmente nas primeiras fases do projeto. O gerente de projeto deve estabelecer um canal de comunicação com os stakeholders para definir o mais rápido possível quais são esses objetivos e discutir com o time de projetos como alcançá-los.

Mudanças no escopo: As mudanças de escopo ocorrem quando o escopo do projeto se estende além de seus objetivos originais, por exemplo, a inclusão de novas funcionalidades não estava no planejamento original. Esta extensão no escopo pode mudar o cronograma e os custos associados ao projeto. É o papel do gerente de projeto para avaliar cada pedido de mudança, identificar os impactos no cronograma e nos custos e solicitar a aprovação do sponsor.

Desafios em se trabalhar em equipe

Competências inadequadas para o projeto: Muitas vezes, um projeto pode requerer competências que o time de projetos não possui. Nessa caso, o gerente de projetos deve determinar quais competências são necessárias, se é possível treiná-las ou ainda contratar membros adicionais ao projeto.

Falta de comprometimento: Projetos podem parar no meio do desenvolvimento se os membros não tiverem o comprometimento necessário para a execução das atividades. Antes que isso aconteça, o gerente de projeto deve sempre direcionar o time de projetos a um objetivo comum e atribuir claramente os papéis e responsabilidade ao time de projetos.

Comunicação ruim: A colaboração de todos os membros do time de projeto está bastante ligado à comunicação e ao compartilhamento da informação no projeto. A efetiva comunicação (escrita e falada) aliada a uma infraestrutura apropriada (repositórios, compartilhamento de pastas, sistemas de videoconferência) irão enriquecer o grau de colaboração de cada membro do time, principalmente quando essa comunicação é feita através de times geograficamente espalhados.

Desafios do gerenciamento de projetos

Cronograma não realista: Estimativas não realistas (e os pressupostos pelos quais elas foram criadas) é uma das principais causas de atraso no cronograma do projeto. Para lidar com um esse tipo de atraso no cronograma, os gerentes de projetos precisam ser capazes de encontrar abordagens alternativas para o projeto, a fim de concluir um projeto no prazo ou obter aprovação para a mudança do prazo, o que normalmente é mais difícil pois pode envolver alterações no custo do projeto.

Alocação de recursos: Projetos competem por recursos (sejam eles pessoas, dinheiro, tempo ou até mesmo uma melhor infraestrutura). O gerente de projeto precisa garantir a alocação correta dos recursos, tanto no momento da entrada no projeto quanto na sua liberação. Esse controle, se correto, ajudará outros gerentes de projeto a usar recursos de maneira compartilhada e também dará visibilidade à organização para suprir vales de alocação durante o projeto.

Falta de interesse: É responsabilidade do gerente de projeto encorajar o time de projeto nos interesses e objetivos do projeto. Stakeholders desinteressados podem se tornar um fator crítico para o projeto.

Desafios em lidar com riscos e mudanças

Gerenciamento de riscos inapropriado: O gerente de projeto deve estar sempre alerta para lidar com a ocorrência de riscos e atuar nesses momentos de acordo com o planejamento pré-estabelecido. Não é raro na execução de um projeto, que o plano inicial tenha sido alterado algumas vezes e cada vez que isso acontece surgem um novo conjunto de riscos para o projeto.

Plano de contingência ambíguo: Contingências, assim como riscos, devem ser identificados e gerenciados. A execução inteira de um projeto pode se tornar problemática se um conjunto de problemas não identificados surgir de repente. A identificação de potenciais problemas e a maneira como lidar com eles deve ser de conhecimento do gerente e do time de projeto.

A liderança é uma habilidade que leva tempo para ser desenvolvida tanto na pessoal do gerente de projeto quanto na organização que ele atua. Alcançar o sucesso nesse tipo de habilidade requer análise diária das decisões tomadas, contínuo feedback e persistência nos momentos onde esses desafios aparecem.