Do que você precisa para melhorar as comunicações em seus projetos

Em seu livro Lean Communication (Applications for Continuous Process Improvement) os autores Sam Yankelevitch e Claire F. Kuhl contam duas histórias interessantes sobre a importância da comunicação em projetos. Uma delas conta um pouco da história do Airbus A380.

O Airbus A380 é o maior avião comercial do mundo. Mas esse projeto carrega um atraso de quase dois anos para seu lançamento, previsto para 2006, além de um orçamento ultrapassado em US$ 6.1 bilhões. Dentre os diversos fatores que influenciam negativamente o alcance dos objetivos do projeto, a comunicação assumiu um papel de destaque nesse caso.

O desenvolvimento da aeronave contou com a participação de 4 países: Alemanha, Espanha, Inglaterra e França. Os designers alemães e espanhóis usavam o software CATIA em sua versão 4, enquanto os britânicos e franceses já haviam feito upgrade para a versão 5. Uma das mudanças ocorridas entre as versões é a forma como o algoritmo do software calculava o comprimento da fiação da aeronave. Resultado: durante a instalação do cabeamento, perceberam a diferença e muitos estavam mais curtos do que o necessário.

Um falha de poucos milímetros no cálculo, considerando as milhares de curvas que cerca de 530 km de fios precisam fazer neste "monstro dos ares", representou outras milhares de horas de retrabalho. Tudo isso causado por uma falha de comunicação e integração de informações. Isso sem falar nos problemas idiomáticos, de culturas organizacionais e até mesmo disputas e rivalidades entre os participantes e países.

O PMSurvey, pesquisa conduzida pelo PMI entre 2003 e 2014 e que ouviu centenas de organizações de diversos segmentos, aponta que o principal fator de problemas em projetos são as falhas de comunicação.

Além disso, ano a ano o relatório apontava que a comunicação é a habilidade profissional mais valorizada pelas organizações, mas também a maior deficiência dos gerentes de projetos. Percebem o enorme gap entre o que as organizações esperam e o que os profissionais estão entregando?

Em agosto de 2017, conduzi uma pesquisa informal com 118 profissionais no Brasil que também apontou a comunicação como sendo uma das mais importantes habilidades que um gerente de projetos deve possuir. Mais de 95% dos que participaram indicaram como sendo uma habilidade importante/muito importante. Deixe seu email nos comentários e eu te encaminho os resultados. ;)

Não há dúvidas de que a capacidade de se comunicar bem é um fator decisivo para o sucesso. Seja no meio profissional ou mesmo acadêmico, todos precisam desenvolver competências para comunicar ideias ou projetos, seja por meio de apresentações, palestras ou reuniões. Assim, torna-se crucial que os profissionais busquem cada vez mais conhecer e dominar ferramentas e técnicas para aprimorar essa habilidade.

No contexto de projetos a comunicação possui três aspectos fundamentais: pessoas, processos e tecnologias. É necessário identificar cuidadosamente as diversas partes interessadas de um projeto, mapear sua influência e seus interesses, bem como conhecer suas necessidades (requisitos) de comunicação. Além disso, os processos de comunicação devem estar claramente definidos e documentados, considerando todas as regras que devem ser observadas, assim como as tecnologias envolvidas. Se algum desses elementos não é cuidadosamente planejado, as chances de ocorrerem problemas aumentam significativamente.

No que diz respeito à tecnologia, é necessário que haja a definição de ferramentas apropriadas. Quais são os softwares que a companhia já utiliza? Eles hoje apresentam problemas ou representam, de alguma forma, barreiras à comunicação. A adoção de um novo software demandará novos treinamentos? E-mail, intranet, grupos de whatsapp, portais corporativos, quadros de avisos... são muitas as opções e canais disponíveis e estes devem ser cuidadosamente escolhidos.

Já em relação às pessoas, dou atenção às competências que o profissional deve possuir para conduzir as comunicações, como a capacidade de avaliar corretamente as partes interessadas, suas influências, interesses e necessidades; a capacidade de praticar a escuta ativa; sua habilidade de interpretação e redação de textos; sua habilidade de persuasão, de condução de reuniões e apresentações. Em suma, são muitos os momentos e atividades que demandam do gerente de projetos seus talentos na arte da comunicação.

A segunda história que mencionei é bastante curiosa. Há alguns anos, o autor e sua equipe trabalhavam no planejamento de manutenção preventiva em uma prensa de extrusão de alumínio. Durante uma reunião, ele entrou em contato com o Coordenador Junior de Manutenção, pedindo que ele executasse um procedimento de segurança e “derrubasse os disjuntores” (to take down the breakers) para que a equipe, no dia seguinte, realizasse a manutenção. A surpresa de todos foi quando chegaram no dia seguinte e viram que o jovem, ao invés de simplesmente colocar a chave na posição desligada, tinha efetivamente desmontado o painel dos disjuntores (to take down the breakers) e o colocado no chão, à espera da equipe.

A reflexão que deixo neste texto é que a comunicação deve ser planejada e conduzida de forma criteriosa, seja no contexto de projetos ou no seu dia a dia. Considere sempre o tripé:

• Pessoas: do que as pessoas precisam saber? Quais seus interesses? Quais as formas de comunicação são apropriadas para cada parte interessada? ...
• Tecnologia: do que você dispõe? Quais as ferramentas mais adequadas? Canais digitais/online podem ser utilizados? ...
• Processos: quem deve comunicar? Quais canais utilizar? Qual é a frequência das comunicações? ...

“Quando diferentes partes de uma organização não conseguem se comunicar efetivamente umas com as outras para resolver diferenças e tomar decisões razoáveis, o desperdício está presente, e todos perdem.” (- Sam Yankelevitch)

Falarei mais sobre como a comunicação deve ser tratada como processo e como você poderá atuar de forma mais assertiva e organizada para aprimorar essa importante área de conhecimento.