Entendendo o Lean Six Sigma: A chave para a eficiência e qualidade em sua empresa.

Parte da minha formação profissional passou pela área de Gestão de Processos de Negócios, atuei alguns anos basicamente em projetos de mapeamento e melhoria de processos além de projetos de implementação de sistemas utilizando-se da modelagem de processos para mapear as melhorias que a nova implementação traria.

Neste sentido, acredito que a metodologia Lean Six Sigma é uma das ferramentas mais valiosas que podemos utilizar para melhorar a eficiência e a qualidade dos processos em nossas empresas.

Lean Six Sigma é um método de melhoria de processos que combina as técnicas e ferramentas do Lean Manufacturing e da Six Sigma. A origem do Lean remonta à década de 1950 e foi desenvolvida pela Toyota, enquanto a Six Sigma foi desenvolvida pela Motorola nos anos 1980.

As características do Lean incluem o uso de fluxo contínuo de trabalho, redução de desperdícios e aumento da eficiência, enquanto a Six Sigma enfatiza a redução de variação e melhoria da qualidade através da utilização de técnicas estatísticas. Juntas, essas metodologias permitem que a empresa alcance melhorias significativas em seus processos.

Algumas ferramentas comuns utilizadas nas diversas fases do Lean Six Sigma incluem o Diagrama de Ishikawa (também conhecido como diagrama de espinha de peixe), o Diagrama de Pareto, o Gráfico de Controlo, a Regressão Linear, entre outras. Essas ferramentas nos ajudam a identificar problemas, medir o desempenho dos processos e implementar soluções efetivas.

As principais fases do Lean Six Sigma incluem:

Definição: Identificação de um problema ou oportunidade de melhoria e definição dos objetivos e metas.

Medição: Coleta de dados para mensurar o desempenho atual do processo.

Análise: Identificação das causas raízes do problema ou oportunidade de melhoria.

Melhoria: Desenvolvimento e implementação de soluções para melhorar o processo.

Controle: Monitoramento contínuo do processo para garantir que a melhoria seja sustentável.

Detalho aqui cada uma das fases com exemplos e principais ferramentas:

1.    Definição: Esta fase é crucial para o sucesso de qualquer projeto Lean Six Sigma, pois é onde se identifica o problema ou oportunidade de melhoria e se define os objetivos e metas do projeto. Uma das principais ferramentas usadas nesta fase é o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de espinha de peixe, que ajuda a identificar as causas raízes de um problema. Outra ferramenta comum é o Diagrama de Afinidade, que ajuda a organizar ideias e identificar relações entre elas.

Exemplo: Imagine que você é um gerente de processos de uma empresa de produção de alimentos e deseja melhorar o processo de embalagem dos produtos. Durante a fase de Definição, você utilizaria o Diagrama de Ishikawa para identificar as causas dos problemas de embalagem, como por exemplo: causas humanas, causas de equipamentos, causas de processos. A partir disso, pode-se definir metas e objetivos para o projeto, como por exemplo, diminuir o número de embalagens danificadas em 50%.

2.    Medição: Nesta fase, são coletados dados para medir o desempenho atual do processo e estabelecer uma base para a comparação com o desempenho futuro. Uma das principais ferramentas usadas nesta fase é o Gráfico de Controlo, que ajuda a identificar padrões e tendências nos dados coletados. Outra ferramenta comum é a Análise de Dados, que ajuda a organizar e interpretar os dados coletados. 

Exemplo: Ainda no mesmo exemplo citado acima, na fase de Medição, os dados coletados poderiam ser o número de embalagens danificadas por dia, por turno ou por linha de produção. Utilizando o Gráfico de Controlo, pode-se identificar se há variações significativas no desempenho do processo e se essas variações estão dentro dos limites estabelecidos.

3.    Análise: Neste estágio, as causas raízes do problema ou oportunidade de melhoria são identificadas através do uso de ferramentas estatísticas. Uma das principais ferramentas usadas nesta fase é o Diagrama de Pareto, que ajuda a identificar as principais causas de um problema. Outra ferramenta comum é a Análise de Regressão, que ajuda a identificar relações entre as variáveis e a prever o desempenho futuro. 

Exemplo: Continuando com o exemplo acima, na fase de Análise, pode-se utilizar o Diagrama de Pareto para identificar as principais causas de embalagens danificadas, como por exemplo, erros humanos, falhas de equipamentos, etc. A análise de regressão pode ser usada para identificar relações entre as variáveis, como por exemplo, a relação entre o número de embalagens danificadas e o número de funcionários treinados.

4.    Melhoria: Nesta fase, são desenvolvidas e implementadas soluções para melhorar o processo. Uma das principais ferramentas usadas nesta fase é o Diagrama de Causa e Efeito, também conhecido como Diagrama de Ishikawa, que ajuda a identificar as possíveis soluções para um problema. Outra ferramenta comum é o Diagrama de Fluxo, que ajuda a visualizar o fluxo de trabalho e identificar pontos de melhoria.

Exemplo: Na fase de Melhoria, pode-se utilizar o Diagrama de Causa e Efeito para identificar possíveis soluções para o problema de embalagens danificadas, como por exemplo, treinamento adicional para os funcionários, manutenção preventiva dos equipamentos, mudanças no projeto da embalagem. O Diagrama de Fluxo pode ser usado para visualizar o fluxo de trabalho e identificar pontos de melhoria no processo de embalagem.

5.    Controle: Neste estágio, é feito o monitoramento contínuo do processo para garantir que as soluções implementadas sejam sustentáveis. Uma das principais ferramentas usadas nesta fase é o Gráfico de Controlo, que ajuda a identificar variações no desempenho do processo. Outra ferramenta comum é o Plano de Controle, que ajuda a estabelecer procedimentos para manter as soluções implementadas.

Exemplo: Continuando com o exemplo acima, na fase de Controle, pode-se utilizar o Gráfico de Controlo para monitorar o desempenho do processo de embalagem após as melhorias implementadas, e identificar se há variações significativas. O Plano de Controle pode ser usado para estabelecer procedimentos para manter as soluções implementadas, como por exemplo, treinamento periódico para os funcionários, manutenção preventiva regular dos equipamentos, etc.

A metodologia Lean Six Sigma oferece vários benefícios para projetos de melhoria de processos, alguns dos principais são:

Melhoria da eficiência: O Lean Six Sigma ajuda a identificar e eliminar desperdícios em processos, o que resulta em um fluxo de trabalho mais suave e uma maior eficiência dos processos.

Melhoria da qualidade: O enfoque na redução da variação e melhoria da qualidade ajuda a garantir que os processos estejam sob controle e que os produtos ou serviços sejam consistentes e satisfatórios para os clientes.

Redução de custos: A eliminação de desperdícios e a melhoria da eficiência e qualidade dos processos resultam em redução de custos.

Aumento da satisfação do cliente: Ajuda a alinhar os processos com as necessidades dos clientes, o que resulta em um aumento da satisfação do cliente.

Melhoria contínua: O enfoque na melhoria contínua dos processos permite que as empresas mantenham-se competitivas e adaptáveis a mudanças no mercado.

Identificação de oportunidades de melhoria: O uso de ferramentas estatísticas e técnicas de análise de dados no permite identificar oportunidades de melhoria que podem não ser evidentes normalmente.

Melhoria da governança: O Lean Six Sigma melhora a governança dos processos, pois é baseado em dados e evidências.

Melhoria da capacidade de tomada de decisão: Fornece uma base sólida para a tomada de decisão, pois permite identificar e medir problemas, avaliar soluções e resultados.

Capacitação de equipe: Oferece a oportunidade para os funcionários desenvolverem habilidades e conhecimentos para a melhoria contínua dos processos, o que pode resultar em um aumento na motivação e engajamento dos funcionários.

Melhoria da cultura organizacional: A implementação do Lean Six Sigma pode ajudar a criar uma cultura organizacional voltada para a melhoria contínua e a busca por excelência.

Em resumo, o Lean Six Sigma é uma metodologia poderosa para melhorar a eficiência e qualidade dos processos em uma empresa. Com suas cinco fases, permite identificar problemas, coletar e analisar dados, desenvolver e implementar soluções eficazes e monitorar continuamente o desempenho dos processos. Ajuda a alinhar as necessidades dos clientes e aumentar a competitividade da empresa.

Com o uso correto das técnicas e ferramentas podemos identificar causas raízes, medir desempenho, identificar soluções e monitorar resultados. O Lean Six Sigma é uma metodologia altamente recomendada para qualquer gestor de processos de negócios que deseja alcançar melhorias significativas e sustentáveis em seus processos.