Equilibre demandas urgentes e planejadas com eficiência

A Armadilha da Reatividade

Um dos principais problemas que impedem as empresas de encontrar um equilíbrio adequado é a cultura de reatividade. Muitos times estão constantemente ocupados apagando incêndios e resolvendo problemas emergenciais, o que deixa pouco ou nenhum tempo para focar em atividades estratégicas e planejadas. Isso pode levar a um ciclo vicioso em que o time está sempre ocupado, mas raramente alcança progresso significativo.

A solução para esse problema é simples, mas nem sempre fácil de implementar: definir prioridades claras e garantir que o foco do time esteja alinhado com os objetivos estratégicos da organização.

Definição de Eficiência

Para começar a resolver o problema da priorização, é essencial que todos na organização tenham uma compreensão clara do que significa ser eficiente. A eficiência pode ter significados diferentes dependendo do contexto, e uma definição clara permite que todos estejam na mesma página sobre o que importa.

Vamos considerar o exemplo da fábula da lebre e da tartaruga. A lebre é rápida, enquanto a tartaruga é lenta e constante. No entanto, quem vence a corrida é a tartaruga, pois ela mantém um ritmo constante e está focada no objetivo final. Se apenas olharmos para a velocidade máxima da lebre, podemos pensar que ela é mais eficiente, mas quando analisamos a velocidade média ao longo da corrida, a tartaruga se destaca. Isso mostra a importância de definir claramente o que significa ser eficiente para que todos entendam o verdadeiro objetivo.

Levantar Dores e Problemas

Uma vez que a definição de eficiência esteja clara para todos, o próximo passo é identificar os problemas que estão atrapalhando a eficiência. Isso pode ser feito através de entrevistas com a equipe, retrospectivas, análises de métricas e qualquer outra técnica que permita levantar os gargalos e as dificuldades enfrentadas no dia a dia.

É importante que esse levantamento seja feito com uma mentalidade de crescimento e melhoria contínua. Em ambientes ágeis, o foco está sempre em aprender com as experiências, melhorar e adaptar os processos para obter melhores resultados.

Medir a Eficiência

O próximo passo após levantar os problemas é medir como esses problemas estão impactando a eficiência. Sem medir, não é possível saber se as ações tomadas para melhorar a eficiência estão gerando resultados positivos. Portanto, é essencial definir métricas claras e relevantes que possam ser usadas para monitorar o progresso e avaliar o impacto das melhorias.

Aqui, é importante lembrar que as métricas devem ser sempre contextualizadas e comparadas. Números isolados não têm valor a menos que sejam comparados com algo. Por exemplo, uma métrica de produtividade pode ser comparada com o desempenho em períodos anteriores, ou com benchmarks do mercado.

Métodos de Priorização

Existem várias abordagens para definir prioridades, algumas mais eficazes do que outras. A seguir, discutiremos três métodos comumente utilizados, além das limitações de um deles.

1. Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz Urgente-Importante, é uma ferramenta clássica para ajudar a definir prioridades. Ela divide as tarefas em quatro categorias:

• Urgente e Importante: Deve ser feito imediatamente.
• Importante, mas Não Urgente: Deve ser agendado.
• Urgente, mas Não Importante: Pode ser delegado.
• Nem Urgente nem Importante: Pode ser eliminado.

Esse método é útil porque ajuda a organizar as demandas com base em sua importância e urgência, evitando que as tarefas menos significativas tomem o tempo da equipe.

2. OKRs (Objectives and Key Results)

Os OKRs são uma excelente forma de alinhar prioridades com objetivos estratégicos. Eles ajudam a garantir que a equipe esteja focada nas atividades que realmente agregam valor e contribuem para os objetivos gerais da empresa. Sempre que surgir uma nova demanda, os OKRs ajudam a avaliar se essa demanda é relevante e como ela se alinha aos resultados-chave definidos.

3. Método MoSCoW: Por Que Não Funciona?

O Método MoSCoW é amplamente usado para definir prioridades, categorizando as demandas como "Deve ter" (Must have), "Deveria ter" (Should have), "Poderia ter" (Could have) e "Não terá" (Won't have). No entanto, esse método apresenta algumas falhas importantes que podem limitar sua eficácia.

Uma das principais críticas ao MoSCoW é que ele não fornece critérios claros e mensuráveis para definir o que entra em cada categoria. O uso de termos como "deve" e "deveria" torna a priorização subjetiva e confusa, pois carece de parâmetros objetivos e pragmáticos. Em muitos casos, o método resulta em uma lista inchada de "deve ter" porque os stakeholders têm dificuldade em abrir mão de funcionalidades que, embora desejáveis, não são cruciais para o sucesso do projeto.

Além disso, o MoSCoW não considera o valor de negócio real que cada tarefa traz, o que pode levar a uma priorização ineficiente. Portanto, é fundamental optar por métodos de priorização que sejam mais orientados a resultados e mais objetivos.

O Impacto no Modelo de Negócio

Priorizar corretamente requer uma compreensão clara do impacto de cada demanda no modelo de negócio da empresa. Cada tarefa deve ser analisada para determinar se realmente agrega valor ao cliente e ao negócio, ou se é apenas uma demanda emergencial sem um impacto significativo.

Por exemplo, imagine que uma equipe de desenvolvimento tenha que escolher entre implementar uma funcionalidade que atende a um grande número de usuários ou corrigir um bug que afeta um cliente específico. O impacto de cada demanda deve ser considerado para que a decisão seja a mais alinhada com os objetivos estratégicos da empresa.

Visibilidade: Um Fator Essencial

Ter visibilidade do backlog e do fluxo de trabalho é essencial para garantir que as demandas estejam bem definidas e priorizadas. Um backlog mal organizado pode levar a uma falta de clareza e resultar em sobrecarga de trabalho. Para melhorar a visibilidade, ferramentas como Kanban e Jira são extremamente úteis.

Com o Kanban, as equipes conseguem visualizar o progresso das tarefas e identificar gargalos. O Jira permite não só visualizar o status das atividades, mas também gerenciar melhor as prioridades e os responsáveis por cada demanda.

Flexibilidade e Limites

Definir limites para o WIP (Work in Progress) é uma prática comum para garantir que a equipe não seja sobrecarregada, mas é importante que esses limites sejam flexíveis o suficiente para acomodar mudanças. A flexibilidade é necessária para que a equipe consiga se adaptar a demandas emergentes sem sacrificar o progresso das atividades planejadas.

Empirismo e Adaptação

A base da eficiência operacional em ambientes ágeis é o empirismo — a capacidade de aprender com a experiência e ajustar o curso de ação conforme os resultados. Sem medir e ajustar continuamente, é impossível alcançar um alto nível de eficiência. Esse ciclo constante de planejar, executar, medir e ajustar é o que permite que as equipes se tornem mais produtivas e focadas.

Reflexões Finais

O maior desafio ao priorizar demandas é garantir que o foco esteja nas atividades que realmente importam, e não apenas nas que são urgentes. Para isso, é necessário ter um sistema claro de priorização, que seja objetivo e esteja alinhado com os objetivos estratégicos da empresa. Ferramentas como Matriz de Eisenhower e OKRs são mais eficientes do que métodos como o MoSCoW, que pode tornar a priorização confusa e subjetiva.

Eficiência operacional não é apenas fazer mais, mas sim fazer melhor. Com uma priorização bem definida, visibilidade do fluxo de trabalho e flexibilidade para se adaptar