Comunicação e liderança: dicas infalíveis para convencer qualquer chefe por e-mail

Tenha uma comunicação mais eficaz e persuasiva com decisores ao se comunicar por e-mails, aplicando sugestões de um profissional da escrita.

Você sempre se encontra em uma luta interna quando precisa se comunicar de forma eficiente com as figuras de liderança em seu trabalho?

Saiba que não está só: muitos profissionais acham desafiador transmitir suas ideias, valores e questionamentos, ainda mais quando se trata de figuras de autoridade em seus setores.

No entanto, a capacidade de convencer, motivar e influenciar, (de maneiras positivas, obviamente), é essencial para o sucesso em qualquer carreira. Ainda mais no local de trabalho, extremamente formal: onde um deslize pode ser fatal.

Buscar melhores saídas para uma evolução constante na sua comunicação é cada vez mais necessário

Contando com com quase uma década de experiência como copywriter, pude observar a aplicação e os resultados de inúmeras técnicas.

Vi e apliquei estratégias para os mais diferentes tipos de públicos-alvo, desenvolvendo mensagens persuasivas à medida das necessidades de cada projeto.

Por isso, vou compartilhar aqui algumas técnicas fundamentais dessa área, para que você possa melhorar suas comunicações. Especialmente nos e-mails enviados diariamente para as pessoas em cargos de liderança na sua empresa.

Neste artigo, você confere:

• como definir seus objetivos, a partir do entendimento do “público-alvo” a que o destinatário pertence;
• como criar mensagens mais concisas e atraentes, para alcançar o resultado desejado com suas palavras e manter a consistência dessa prática;
• como o uso de técnicas persuasivas usadas pelo mercado podem ajudar no seu dia a dia na comunicação profissional.

Ao longo do conteúdo, você vai entender que o domínio de certas técnicas de persuasão, quando bem aplicadas, é uma habilidade capaz de acelerar a progressão de sua carreira.

Essa característica pode elevar sua qualidade de vida, garantindo o caminho do sucesso, e de maneira mais tranquila. Vamos conhecer maneiras de garantir tudo isso?

Entendendo a hierarquia e o poder na comunicação profissional

A comunicação eficaz é crucial para o sucesso em qualquer local de trabalho. Ela pode determinar o quão produtiva e bem-sucedida é a sua carreira, resumidamente.

Quando se trata de comunição com pessoas nos cargos de chefia, como gerentes e outros líderes, os riscos são ainda maiores, sendo fácil para qualquer subordinado imaginar o porquê, não é mesmo?

A capacidade de persuadir, motivar e influenciar é essencial para alcançar objetivos e progredir. Infelizmente, muitos profissionais acham a tarefa muito difícil. Essa ideia pode ocorrer pelos mais diversos fatores.

No geral, tal postura é tomada devido a diferenças de estilo e de personalidade, falta de conhecimento de detalhes ou dificuldade em demonstrar o valor de suas ideias.

A interação com os líderes costuma ser citada como uma das principais áreas de melhoria para aqueles que almejam o desenvolvimento profissional contínuo.

Na sequência, você vai entender mais detalhes sobre esses aspectos e quais ferramentas podem ser melhor utilizadas na sua comunicação. Continue a leitura.

A relevância do e-mail como ferramenta de persuasão

O e-mail é uma ferramenta de comunicação mais do que essencial no ambiente de trabalho contemporâneo.

Mesmo com a disponibilidade de várias outras opções de comunicação, as quais foram recentemente provisionadas pelos últimos avanços tecnológicos na área.

— Parece que gostamos muito de usar o e-mail porque ele funciona, é isso e está tudo bem!

Realmente, a ferramenta desempenha um papel crucial na comunicação corporativa e empresarial, permitindo contato entre colaboradores, fornecedores, clientes e outros públicos — tudo no mesmo lugar.

O e-mail pode ser uma poderosa ferramenta de persuasão quando usada estrategicamente na comunicação com líderes e responsáveis pelas tomadas de decisão.

Mas antes de nos adentrarmos às dicas, que tal esclarecer alguns pontos centrais sobre o uso do e-mail para esses objetivos? É importante, primeiro, entendermos os propósitos gerais da ferramenta. Vamos lá!

Vantagens do e-mail para persuadir líderes

• Personalização: o e-mail permite que você se dirija ao líder de maneira personalizada, referindo-se a conversas anteriores e contextualizando sua mensagem. Isso aumenta o impacto persuasivo. 
• Controle da narrativa: ao escrever um e-mail, você tem tempo para construir seu argumento de forma lógica, controlando bem a narrativa que deseja transmitir antes de enviar. 
• Registro e prova: a ferramenta serve como registro das ações, decisões e compromissos firmados. Isso dá maior segurança e prova do que foi acordado ou solicitado, tornando a persuasão mais efetiva. 

Desvantagens do e-mail e como contorná-las

• Ambiguidade: pode ser interpretado de diferentes formas. Para evitar ambiguidades, tenha objetividade, clareza e concisão em sua narrativa, usando linguagem simples, persuasiva. Garanta a atenção do receptor de sua mensagem.
• Privacidade: pode ser repassado e acessado por terceiros. Ao dirigir-se a um líder, evite expor detalhes sensíveis desnecessariamente. Foque sua persuasão no essencial para seu objetivo.
• Distrações: pode passar despercebido ou ser lido muito rapidamente. Utilize um assunto que chame atenção, um bom cabeçalho e formate seu e-mail de maneira atrativa para capturar o destinatário, mesmo que brevemente. 

Sabendo desses pontos, já é possível entender alguns motivos pelos quais o e-mail pode ser considerado uma potente ferramenta, inclusive na comunicação com os líderes de empresas.

Em resumo, basta entender seu funcionamento, maximizar as vantagens e contornar possíveis desvantagens para obter os melhores resultados. Parece fácil, e é! Fica melhor quando temos mais prática!

Para que você consiga fazer isso da melhor maneira, finalmente seguem abaixo, algumas das melhores dicas profissionais sobre como redigir o melhor e-mail que você vai ler hoje.

De quebra, vai poupar-se das preocupações que podem ser evitadas no seu dia a dia por conta de um detalhe. Acompanhe!

Dica 1: conheça bem a sua liderança

Tanto na redação publicitária quanto no copywriting, a eficiência da comunicação depende, em grande parte, de você conhecer bem o seu público-alvo. No caso da relação com líderes, isso também significa entender a persona com quem você vai estabelecer contato.

A personalidade, as preferências e os valores adotados por eles influenciam não só as decisões, mas também sua forma de comunicação.

Alguns preferem mensagens curtas e objetivas, enquanto outros apreciam considerações e contextualizações mais amplas. Determinados líderes dão mais valor ao pensamento lógico, outros ao criativo. 

Identificar essas nuances é essencial para saber o melhor modo de persuadir e influenciar qualquer destinatário, ainda mais para a pessoa responsável pela gerência do seu trabalho.

Dicas práticas sobre como definir a persona da figura de liderança do seu setor

Entenda de maneira prática como atender a esses detalhes:

• observe como a pessoa líder se comunica com os demais, as decisões que costuma tomar, tópicos que mais aprecia comentar e outras dicas reveladoras que eles podem oferecer!
• essa pessoa responde melhor a mensagens concisas baseadas em dados ou prefere comunicações mais fluidas e amigáveis? Aprecia humor e exemplos ou é maximalista por eficiência?
• quais valores aparenta apreciar mais na cultura organizacional da sua empresa?

Essas indagações orientam sua comunicação na direção ideal para aquela liderança específica. Ao falar a mesma língua, transmitir as informações no formato, tom e peso adequados, seus argumentos se tornam muito mais convincentes.

Dica 2: lembre-se de que líderes são seres humanos como qualquer outro

Entender seus interesses e motivações particulares — para além do profissional — também ajuda a conectar-se melhor, fortalecendo sua capacidade de influência e gerando relações de longo prazo.

Ou seja, faça o dever de casa sobre a sua chefia. Use uma comunicação personalizada, baseada em seus achados. Adaptando o tom e o estilo do e-mail para atender às expectativas.

Tal estratégia vai fazer você persuadir com mais eficiência e obter os resultados desejados em qualquer interação.

Mas como conseguir essas informações?

Essa resposta vai ser encontrada no seu cotidiano. Baseie-se na observação, nos feedbacks de colegas e em pesquisas sobre o destinatário da sua comunicação.

Tenha em mente que falar a língua do público, mesmo quando hierarquicamente superior, é a chave para o sucesso.

Dica 3: a importância da clareza e objetividade na comunicação por e-mail

A comunicação clara e objetiva é fundamental para evitar mal-entendidos, confusão e perda de tempo. Uma mensagem bem redigida e organizada facilita a compreensão do leitor e aumenta a eficiência da comunicação.

Como evitar os mal-entendidos, confusão e perda de tempo nas mensagens enviadas

• Coloque-se no lugar do leitor e considere suas necessidades e expectativas;
• Mantenha precisão e objetividade ao transmitir informações;
• Revise o e-mail antes de enviá-lo para garantir que a mensagem seja clara e livre de erros.

Organizando as informações de maneira lógica e fácil de entender, você vai evitar muitos problemas. É bom dar muita atenção para isso!

Como estruturar o conteúdo do e-mail para facilitar a leitura e compreensão

Entre as priincipais dicas, podemos citar:

• Estruture o texto com títulos, subtítulos e marcadores para ajudar o leitor a perceber o que é importante e se orientar com facilidade.
• Priorize as informações mais importantes, colocando-as no início do texto.
• Utilize frases curtas e em linguagem direta para facilitar a compreensão.

Também evite quaisquer jargões e termos técnicos desnecessários. Assim, você vai mostrar ainda mais segurança da sua área e trasmitir a sua mensagem de mais efetivamente.

Em muitas indústrias e mercados, pode não existir muitas saídas possíveis para esse problema, por isso, é bom avaliar bem esse contexto para o seu tipo de trabalho. Se você trabalha na advocacia, por exemplo, você vai precisar usar muitos conteúdos e ideias, específicos da sua área, nesses formatos.

Ou seja, entender que jargões também são recursos utilizados para agilizar alguns dos processos comunicativos, do cotidiano de cada profissão, é essencial. O mesmo vai acontecer para quem atua nas áreas de Saúde, Marketing, Logística, entre outras.

É importante analisar cada caso ao seguir as diretrizes. Certamente, com elas, você vai garantir uma comunicação por e-mail mais eficiente, clara e objetiva.

— Sabendo disso, busque sempre facilitar a compreensão de quem recebe sua mensagem, essa atitude vai melhorar muito a qualidade da comunicação no ambiente de trabalho e no relacionamento com suas lideranças, principalmente.

Dica 4: use gatilhos mentais (mas não abuse)

Agora, vamos abordar o conceito e sua aplicação na comunicação: gatilhos mentais são estímulos estratégicos que influenciam a tomada de decisão das pessoas, agindo diretamente no cérebro, no raciocínio delas.

Eles são amplamente utilizados em marketing, vendas e na comunicação para persuadir e direcionar ações e decisões.

Como os gatilhos mentais funcionam na mente humana

Os gatilhos mentais atuam como facilitadores de decisão, despertando emoções e necessidades nos indivíduos, levando-os a tomar uma ação específica. São princípios baseados na psicologia e podem ser aplicados de diversas formas para influenciar o comportamento das pessoas.

Confira alguns gatilhos eficazes para persuadir líderes

A seguir, trago alguns exemplos de gatilhos mentais usados todos os dias pelos profssionais de copywriting e que podem ser usados em e-mails profissionais, confira!

1. Curiosidade: despertar a curiosidade do leitor para que ele se interesse em ler o e-mail até o fim.
2. Urgência: criar um senso de urgência para que o leitor sinta a necessidade de agir rapidamente. Para isso, estabeleça prazos ou destaque a escassez de recursos para incentivar a tomada de ação rápida
3. Autoridade: demonstrar conhecimento e experiência no assunto para ganhar a confiança do leitor. Cite especialistas, estudos ou fontes confiáveis da sua empresa para reforçar a credibilidade da mensagem.
4. Estatísticas: usar dados e números para respaldar suas afirmações e demonstrar a eficácia de uma solução ou chamar a aatenção para aquilo que você quer transmitir.
5. Prova social: mostrar exemplos de sucesso e testemunhos de outras pessoas para validar a proposta ou questão mencionada na sua mesagem.
6. Histórias: também conhecido como storytelling, compartilhar histórias relevantes e envolventes para criar conexão emocional, ilustrando pontos importantes, pode facilmente ser usado para atrair a atenção da chefia para o que você está querendo.

Quer um exemplo de como aplicar toda essa teoria?

Para o exemplo, vamos nos colocar na pele de um gerente de projetos de uma determinada companhia. Precisamos falar com um dos diretores responsáveis por definir e organizar detalhes de nossas atividades.

Sabemos que esse diretor é uma pessoa muito séria, formal e objetiva. Seus colegas sabem e já te avisaram que ele odeia perder tempo e não gosta muito de socializar.

Queremos convencê-lo de algumas ações necessárias que devem ser tomadas a tempo, a fim de melhorar a posição de nossa empresa no mercado. Talvez sejamos promovidos se isso der certo — então, é uma comunicação muito importante para nós.

Veja, logo abaixo, um e-mail que pode ser considerado plausível para esse contexto, aplicando o que aprendemos até aqui:

"Assunto: Aprovação urgente do projeto de expansão 

Prezado(a) [Nome da liderança],

Venho por meio deste solicitar sua aprovação para iniciarmos o projeto de expansão da nossa operação em mais duas cidades até o final deste semestre.

Trata-se de uma oportunidade única que impulsionará nosso crescimento nos próximos 10 anos. Nos últimos meses, nossas pesquisas de mercado indicaram um aumento de 32% na demanda por nossos serviços nessas localidades em que a expansão poderá se concretizar.

Temos uma janela de 6 meses para ocupar essa fatia de mercado antes que concorrentes consigam se estabelecer. Além disso, acabamos de fechar uma parceria com a maior empresa desse setor nessas duas cidades, o que facilitará nossa operação logística com redução entre 18% a 35% nos custos iniciais.

Esse cenário favorável, aliado à experiência interna em abertura de filiais, minimiza os riscos desse investimento. Assim, solicito aprovação imediata para iniciarmos o planejamento, pois considero uma importante iniciativa estratégica para a empresa.

Em anexo, seguem os dados, projeções e análises completas. Estou à disposição para sanar quaisquer dúvidas ou receber sugestões.

Atenciosamente, 

[Nome e Cargo]"

Repare que, no e-mail, apelamos para uma urgência de determinada aprovação, justificando-se com base nos seguintes gatilhos:

• Curiosidade: o mercado desconhecido e em potencial crescimento pode despertar o interesse do diretor em continuar a leitura do e-mail. 
• Urgência: apresentamos o tempo limitado para ocupar uma oportunidade valiosa antes da concorrência, queremos que nos responda o e-mail o quanto antes. 
• Autoridade: explicamos a experiência prévia em expansão de operações, buscando reforçar a credibilidade da proposta, buscamos estabelecer mais confiança sobre o que estamos propondo. 

Ainda usamos dados coerentes com a necessidade e envolvemos o destinatário sobre seu papel fundamental na ação. Em nenhum momento fomos prolixos ou disperdiçamos tempo com detalhes irrelevantes para o recebimento de nossa mensagem principal.

Dessa maneira, ao aplicar gatilhos mentais em e-mails profissionais, é importante fazê-lo de maneira ética e equilibrada, evitando o exagero e a manipulação exacerbada ou anti-ética.

Você pode ultilizá-los nos mais variados contextos para melhorar a comunicação, persuadir e influenciar pessoas de forma positiva. Lembrando-se sempre de respeitar o destinatário e o contexto em que a mensagem é enviada.

Conclusão e resumo

Como vimos ao longo do conteúdo, a eficiência da comunicação por e-mail depende de conhecer bem o destinatário da mensagem. Quando lidamos com pessoas, é preciso entender suas preferências, valores e motivações.

Alguns preferem mensagens concisas, outros gostam comunicações mais detalhadas e criativas.

Para isso, identifique o perfil da sua liderança, observe comportamentos e as decisões que costuma tomar. Conheça seus interesses pessoais, não apenas profissionais. Essa atitude ajuda a conectar-se e a obter os melhores resultados.

Pesquise de maneira aprofundada e use uma comunicação personalizada. A clareza e objetividade evita problemas, aumentando a eficiência da sua mensagem.

Agora, é só colocar tudo o que aprendeu em prática! Gostou dessas dicas? Como você acha que uma comunicação mais assertiva e direta contribui para o crescimento de toda uma empresa? Deixe sua ideia nos comentários para discutirmos mais sobre o tema, curta o artigo e compartilhe!

Leia mais:

Revisões pós-publi: 1