eSocial - Desafios, Vantagens e Preparação:

Provavelmente já deve ter ouvido falar, e se pesquisar pode encontrar vários sites contendo informações diversas, mas para aqueles que ainda não sabem do que se trata segue uma breve explanação:

eSocial na verdade é mais um “braço” do Sped iniciado em 2007 pela IN RFB 787 de 19/11/2007.

Esta nova modalidade de geração de informações irá abranger todas as empresas com mais de 2 empregados, independente do seu ramo de atividade ou faturamento. Não haverá distinção de empresas, ou seja, todas deverão encaminhar as informações para o governo.

 Hoje o RH tem obrigações diversas como:

• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (para o Ministério do Trabalho e Emprego para fins estatísticos e liberação do Seguro Desemprego);
• SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência (para a Caixa Econômica Federal – FGTS e para o INSS);
• PIS – Programa de Integração Social – Cadastro de novos trabalhadores (para a Caixa Econômica Federal*);
  • (*) A CEF está prometendo uma melhoria neste processo de cadastro de PIS para novos trabalhadores;
• GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (para a Caixa Econômica Federal a qual distribui os valores para várias entidades a saber: 60% para os sindicatos, 15% para as federações, 5% para as confederações, 10% para as centrais sindicais e 10% para o Ministério do Trabalho e Emprego);
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (para o Ministério do Trabalho e Emprego para fins estatísticos e identificar valores a pagar referente o PIS);
• DIRF – Declaração (Anual) de Imposto de Renda Retido na Fonte (para a Receita Federal);
• CRF - Certificado de Regularidade do FGTS. A regularização é individualizada por CNPJ e o empregador poderá fazer a consulta através do site da Caixa Econômica Federal;
• CND - Certidão Negativa de Débito junto ao INSS. A regularização é requerida pelo CNPJ da matriz do empregador e este poderá fazer a consulta ou pedido através do site da Receita Federal do Brasil ou Certidão Conjunta Negativa ou Positiva com efeitos de Negativa da Receita Federal;
• Folha de Pagamento – Fechamento da folha de pagamento, incluindo a apuração da frequência de todos os trabalhadores e seus encargos já mencionados;
• Alterações Cadastrais e Contratuais - Alterações realizadas tanto no cadastro do colaborador como por exemplo inserção ou exclusão de novo dependente ou alteração de endereço e também alterações no contrato de trabalho como mudança de escala de trabalho, local, inicio de pagamento de adicionais (insalubridade/periculosidade) entre outros;

E qual é o Objetivo deste novo projeto?

Unificar informações. Substituir todas as informações enviadas para vários órgãos e disponibilizando num único local, que são:

• Trabalhistas
• Previdenciárias
• Tributárias
• Fiscais

É visível que o governo tem o interesse nestas informações, pois haverá um controle maior da sua arrecadação.

Todas as obrigações que hoje o RH envia serão substituídas pelo eSocial, uns de imediato e outros de forma gradativa, além de informações da área de Segurança e Medicina do Trabalho que terão seu momento de entrega para o eSocial.

Desafios:

A empresa terá algumas tarefas e mudanças a serem feitas:

• Conscientizar não só a área de Recursos Humanos, mas todos os gestores e colaboradores desta nova obrigação;
• Dependendo da empresa poderá haver mudanças culturais e de processos internos e externos;
• Deverá haver uma qualificação dos profissionais envolvidos para não acarretar atrasos ou inconsistências nas informações;
• Será preciso estreitar a comunicação entre os setores;
• Revisar os cadastros tanto dos estabelecimentos da(s) empresa(s) quanto dos seus colaboradores;

Vantagens:

Haverá também algumas vantagens que serão identificadas a médio e longo prazos:

• As ações trabalhistas poderão ter uma redução devido as informações serem validadas com antecedência evitando divergências de valores pagos;
• As visitas (de surpresa) por parte de fiscais não será mais necessária pelo fato da obrigatoriedade das informações serem encaminhadas nos devidos prazos – haverá uma fiscalização online;
• Os trabalhos concentrados no início do ano para elaboração da DIRF e RAIS serão diluídos nos meses do ano;
• A Sefip será finalmente substituída pelo eSocial reduzindo consideravelmente o trabalho de elaboração, pois os valores da folha serão enviados e o governo gerará os valores a pagar através dos sites da Receita e CEF;
• Empresas terão obrigações iguais, portanto deverão ter seus preços muito próximos gerando uma concorrência mais justa em empresas de mesmo ramo de atividade onde o diferencial estará na gestão dos custos e/ou melhoria dos serviços/produtos prestados;

Preparação:

• As empresas precisarão qualificar os cadastros dos seus colaboradores verificando se os seus dados junto aos órgãos do governo estão corretos, que são: PIS, NIS, NIT, CPF;
• Revisar os dados de cada colaborador e mantê-los atualizados;
• Revisar processos na área de Gestão de Pessoas para evitar o atraso no envio de informações;
• Buscar soluções que otimizem os referidos processos;
• Parametrizar o seu sistema de administração de pessoal para gerar informações consistentes;
• Verificar se os seus servidores e provedor de internet dará conta do recado;

Atualmente o governo já está trabalhando numa nova versão (2.2) do eSocial para fins de ajustes em campos e informações.

Os envios de dados dos trabalhadores domésticos já estão sendo realizados desde Outubro/2015 e se verificou problemas de conexão, inconsistências entre as informações enviadas e as validadas pelo eSocial e as primeiras guias geradas pelo governo estavam incorretas (IRRF por exemplo) e mesmo que o governo não admitisse fez as devidas correções.

Esperamos que em Setembro/2016 não haja os mesmos problemas mencionados acima.

Fonte: www.esocial.gov.br (versão 2.1)