Essencialismo na gestão de viagens

Na busca por tirar o melhor proveito de qualquer circunstância vejo que esse momento tem sido valioso para aprender a desapegar do excesso de necessidades.

O setor de turismo foi altamente impactado pela Pandemia e nossas vendas caíram 90%, o que nos obrigou realizar cortes, sendo um tipo de corte muito dolorido, o de pessoas. Apesar dessa triste decisão, os demais cortes nos abriram os olhos pra repensar processos, atividades e recursos, antes considerados “chave” para um bom desempenho. 

Ao eliminar planilhas, softwares subutilizados, rever processos e substituir controle por autonomia, colocar energia em menos coisas, sentimos que tudo ficou mais leve e rápido. 

Foi então que decidimos olhar para nosso produto de Gestão de viagens corporativas e percebemos o quanto podíamos aplicar o essencialismo como método em nossos serviços e orientar nossos clientes dessa forma. Entramos em contato com alguns clientes e aproveitamos esse momento de viagens suspensas e reduzidas para fazer uma análise nos processos desde a organização da viagem até a entrega de relatórios.

A necessidade

Com a redução de carga horária e até no quadro de colaboradores em muitas empresas, se fez necessário fazer as mesmas coisas com menos gente, isso em tarefas principais do negócio da empresa. Entretanto, o mesmo vale para a parte de gestão de viagens, que hoje está quase parada em muitas empresas, mas que quando as coisas retomarem, terá de ser ainda mais eficiente, já que o tempo gasto por pessoas em controles e processos de viagem, pode ser direcionado para tarefas que de fato trazem resultados para a empresa. 

A Ação

Dividimos a análise em 5 pontos chave da gestão de viagens corporativas, que são: Políticas de Viagem; fluxo de aprovação; distribuição de tarefas; gestão de despesas e relatórios. Quero compartilhar como organizamos a análise. 

O primeiro ponto é descrever as atividades chave e listar os objetivos com cada uma delas. Ao perguntar o porquê de cada tarefa, foi possível identificar aquilo que na realidade não faz sentido ou que é redundante. 

O segundo ponto é eliminar as atividades obsoletas e redesenhar os processos. 

O terceiro ponto é redistribuir as tarefas de forma a eliminar dependência de terceiros, como por exemplo: porque solicitar uma viagem para alguém que terá que me fazer perguntas, se perderei mais tempo em responder do que fazendo eu mesmo ?

O quarto ponto é identificar os KPIs que são mais relevantes para cada parte interessada no processo e assim sintetizar o número de relatórios. 

O quinto ponto é montar tudo isso no nosso sistema de forma a automatizar processos e criar painéis de controle para cada perfil de usuário, mostrando itens que realmente importam, eliminando assim, possíveis distrações e dificuldades em encontrar o que precisa. 

Ao falar com as pessoas, muitos falaram que estava tudo em ordem, mas depois de insistir, conseguimos abertura e foi possível mostrar que havia espaço para melhorias. 

Isso só foi possível pela necessidade que se apresentou e também pela atitude, das pessoas e nosso, de dar um passo atrás e analisar os processos que sabotam a produtividade e geram custos antes invisíveis. 

No livro ESSENCIALISMO, de Greg Mckeown, mostra que, para equilibrar trabalho e vida pessoal, não basta recusar solicitações aleatoriamente: é preciso eliminar o que não é essencial e se livrar de desperdício de tempo. Devemos aprender a reduzir, simplificar e manter foco em nossos objetivos.