Estratégias para aceitação de pleitos em empreendimentos

Introdução

“Não repita as táticas as quais o levaram a ganhar uma batalha, mas deixe seus métodos preparados para uma infinita variedade de circunstâncias.”  - Sun Tzu

Todas as ocorrências imprevisíveis , no decorrer dos trabalhos  do escopo do projeto, que acarretam em prejuízos ao contratado, necessitam ser reportados ao contratante através dos meios de comunicação formalmente estabelecidos.

A partir da detecção de um distúrbio imprevisível nas atividades da contratada, alheio à sua vontade, os fatos devem ser minuciosamente estudado pelos supervisores e, também , pelas testemunhas da ocorrência, sob a coordenação do Gestor de Pleitos.

Com um mapeamento adequado da situação que ocasionou impactos ao trabalho da contratante, cabe então ao Gestor de Pleito fundamentar as razões do pedido de ressarcimento, através de um relatório de apresentação ou carta.

A função de gestão de pleitos e variações contratuais é tarefa para profissionais com grande experiência em atividades de Projeto e Construção &Montagem. Além de conhecer muito bem o negócio, deve ser capacitado para : conceber estratégias de negociações, saber lidar com conflitos e pessoas , realizar apresentações objetivas e de qualidade, possuir a arte de argumentar e convencer, contrapor habilidosamente as réplicas da fiscalização e realizar as cartas que irão dar conhecimento do pleito de sua empresa ao contratante.

Estratégias e táticas  para a apresentação de pleitos

Tanto o gestor de projetos quanto o gestor de pleitos, devem estar preparados para responder aos argumentos que a contratante certamente usará para recusar o mérito.

Antes de qualquer ação no sentido de iniciar um processo desta natureza, é necessário que sejam traçadas estratégias e táticas de abordagem  adequadas para a aceitação do pleito.

Tendo um mapeamento apropriado de todos os eventos extraordinários que incorreram em prejuízos para a condução dos serviços, o gestor do pleito deve realizar uma espécie de cerco ao evento, de forma a conhecer detalhadamente os fatos e segrega-los, impedindo que sejam confundidos com desempenhos inadequados da contratada, para a execução do escopo.

Deve-se ter em mente, que o inimigo a ser subjugado é tão somente o prejuízo causado por circunstâncias imprevistas. Deve-se,também, tomar todos os cuidados para evitar que o julgador do mérito pressuponha que o contratado esteja entendendo que as ocorrências tenham sido provocadas, de alguma forma, pelos prepostos ou fiscais do contratante. Pleito é fruto de caso fortuito, e não uma ação de má fé por parte de terceiros. Talvez o contratante possa ser o iniciador dos eventos causadores dos impactos, mas entendo como um “pecado mortal” , deixar transparecer qualquer tipo de suspeita de que o pleito tenha partido, intencionalmente, do contratante.

O cerco, ou seja, a caracterização realista da ocorrência e seus impactos causadores de danos, deve ser tratado, inicialmente, através de um primeiro esboço de estratégia que irá evitar negociações arriscadas. O cerco é uma reflexão objetiva com foco na conquista do ressarcimento dos prejuízos. Começando com uma coleta de dados e fatos e com uma abordagem preliminar, a estratégia irá se consolidando na medida em que se agreguem todas as situações causadoras do imprevisto, aliadas à evidências objetivas, que a “posteriori, são agregadas ao estudo do caso e tornando a argumentação conectada inexoravelmente aos fatos.

Uma vez traçada a estratégia, vem a preparação tática da abordagem ao cliente. Ela deve ser edificada considerando:

1 – A personalidade e característica comportamental do Gerente de Projetos do contratante e de sua equipe;

2 – O resultado histórico de negociações anteriores para casos parecidos;

3 – Uma preparação antecipada da equipe de negociadores do contratado,  no sentido de simular os questionamentos e tentar possuir respostas prévias adequadas;

4 – Preparar a equipe de negociação para estabelecer um comportamento  que não potencialize conflitos. Incluindo determinar a hierarquia e o papel de cada participante , durante a negociação;

5 – A equipe deve estar profundamente ciente dos eventos, dos fatos, dos argumentos e da metodologia que foi previamente elaborada para ser implementada .

Assim sendo,  a tática de negociação não é uma livre atividade do espírito, mas uma metodologia previamente idealizada de forma a ser um mecanismo que destrói contra-argumentos como uma arma precisa, pelo simples efeito da correta preparação da equipe dos negociadores do contratado.

 A decisão final da negociação do pleito e os seus desdobramentos

Qualquer pessoa inteligente e que possui experiência de vida, sabe que existe um abismo profundo entre o que se planeja e o que realmente acontece. Só os inocentes são vítimas de circunstâncias que podem ser previstas e mitigadas. Porém, mais inocentes ainda, são aqueles que tem a mais absoluta das certezas de acontecimentos futuros, devido ao seu planejamento impecável.

Negociações na arena de um escritório de canteiro, são tentativas de resolver conflitos sem árbitros, no âmbito exclusivo da obra, entre as partes. A contratada deve entender sua condição de fragilidade com relação ao contratante e saber se preparar para finalizar uma negociação com algum tipo perda não prevista, apesar de não ser justa. Isto faz parte dos resultados. Cabe ao empreiteiro aceitar a perda ou reivindica-la através de arbitragens ou disputas judiciais. Tudo é uma questão de avaliação dos riscos. O negociador da contratada deve saber lidar com as forças das circunstâncias. Só assim, provavelmente, a disputa poderá ser resolvida em termos justos e aceitáveis.

Entendo que , na maioria das vezes , o melhor resultado é aquele obtido através da negociação entre as partes, sem litígio. Porém, ninguém pode prever qualquer resultado de disputas neste nível, pois, como já foi escrito, depende das circunstâncias , e como o regramento sempre se baseia na letra fria do contrato e da aptidão dos gerentes da contratante, os resultados podem não atingir o que é desejado a ser ressarcido.

“ Qualquer um pode planejar uma campanha, mas poucos são capazes de travar uma guerra, porque só um verdadeiro gênio militar pode lidar com a evoluções das circunstâncias”. Napoleão Bonaparte (1769-1821)