Faça 3 perguntas e ganhe tempo ao final do dia

Chega ao final do dia, olha para a agenda e repara que a lista de tarefas ficou (mais uma vez) por cumprir.

Suspira.

Pensa o que é que não correu bem.

Pela minha experiência, há um motivo bastante comum: reuniões; ou melhor, o excesso delas. Estudos da consultora Robert Half dizem que há quem chegue a passar 85% da sua rotina profissional em reuniões!

O que lhe proponho é um exercício que o vai ajudar a restringir estes agendamentos aos que são realmente necessários. Se estiver no seu poder marcar (ou não) mais uma reunião, responda primeiro a 3 perguntas:

 1.  A comunicação em tempo real é mesmo imprescindível?

Se não é, avalie quais os canais de comunicação que podem cumprir este papel de forma mais eficaz. Este artigo vai ajudar na decisão.

2.  Estou na posse da informação necessária para avançar para uma reunião?

Se não estou, devo primeiro fazer o levantamento dessa informação, reservar algum tempo para refletir sobre ela e só depois marcar a reunião.

3. Os participantes têm a informação necessária para contribuírem?

Se não têm, devo garantir que recebem a informação e que têm oportunidade de analisá-la antes da reunião, para que possam participar ativamente.

Sempre que responder não a pelo menos uma destas 3 perguntas, é provável que, se avançar para a reunião, esteja a desperdiçar o seu tempo e o de todos os envolvidos. Faça questão de as colocar, antes de marcar a próxima reunião.

No final do dia, faça as contas e perceba quanto tempo ganhou!

Se responder sim às 3 questões que apresentei e avançar, há alguns passos que deve garantir antes, durante e depois da reunião, para que este momento acrescente valor a todos os participantes (em vez de lhes deixar a tal sensação de que, por causa da reunião, ficaram com trabalho pendurado…).

O curso online “Reuniões Produtivas” tem as estratégias de que precisa para que as reuniões cumpram, de facto, o seu papel: alinhar equipas, resolver problemas, estimular o pensamento crítico e incentivar a colaboração.