FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO NA IMPLANTAÇÃO DE GESTÃO POR PROCESSOS DE NEGÓCIOS NAS ORGANIZAÇÕES

Atualmente com o aumento da competitividade, surgimento de novas tecnologias, novos modelos de negócios, e a velocidade de comunicação, as empresas buscam cada vez mais potencializar seus lucros e fazer cada vez mais com menos.

O fato de se querer fazer mais com menos, não necessariamente significa fazer com menos pessoas, mas sim fazer o certo no tempo correto com os recursos que se tem, evitando retrabalhos e desperdícios.

Outro ponto que vem sendo buscado por algumas empresas, é a satisfação do cliente final e não única e exclusivamente o lucro, mas o lucro aliado ao atendimento das necessidades desse cliente que consome o produto ou serviço entregue.

Como principal aliado destas novas necessidades e suporte ao planejamento estratégico da empresa, temos a gestão por processos, que diferente da gestão de processos, é realizada sobre uma parte menor do processo produtivo da empresa promovendo a melhoria contínua das tarefas, visa adotar uma visão mais abrangente da cadeia produtiva visualizando o todo (entradas, processamento e saídas) permitindo assim adotar controles e mensurar resultados, e não apenas uma parte.

A gestão por processos garante maior eficiência à organização, visão do todo e promove mudanças na própria organização uma vez que ao se modelar um processo tem-se como principal objetivo readequar as estruturas eliminando gap’s e implementando melhores práticas na realização das tarefas, além de se poder adotar critérios de controle, monitoramento e mensuração dos resultados obtidos versus os esperados.

Embora a gestão por processos seja uma necessidade imediata das organizações nos dias atuais, a implantação ainda sofre com diversas barreiras sendo as principais:

• Falta de conhecimento

É cada vez mais comum a utilização do termo gestão por processos nas organizações, mas ainda muitas organizações entendem como gestão por processos apenas o mapeamento das tarefas realizadas por cada área/equipe e adoção de soluções automatizadas de workflow.

Outro ponto à ser observado é a comunicação e disseminação do tema na companhia, sendo necessário passar de forma clara a mensagem do que se trata o gerenciamento de processos, evitando assim dúvidas e promovendo o envolvimento de toda a equipe no processo de implantação.

• Falta de clareza dos objetivos estratégicos da empresa

Para a implantação é fundamental que a organização possua um planejamento estratégico para que este seja a bússola que guiará a gestão. Muitas das empresas que querem adotar a gestão não possuem o planejamento impedindo assim o alinhamento entre processos e o caminho a ser traçado para o atingimento das metas

• Imposição pelo nível estratégico da empresa

Embora o tema tenha relação direta com o planejamento e objetivos estratégicos da empresa, a implantação deverá ser “comprada” pelos níveis táticos e operacionais da organização, pois são eles que fornecerão insumos para a modelagem das tarefas e adoção dos indicadores e performance e monitoramento, pois é por meio deles que a implantação será realizada. Na grande maioria das vezes é utilizado o famoso “cumpra-se”.

• “Receio” das áreas da organização envolvidas na implantação

Talvez uma das maiores barreiras à serem enfrentadas, pois em qualquer organização de pequeno a grande porte ao se falar em mapeamento de processos, redesenho de tarefas, monitoramento de performance, métricas, identificação de Gaps, etc a primeira palavra que vem à cabeça (e nos corredores) é que terá corte de empregos, embora isto possa ocorrer, pois em algumas áreas de fato existem tarefas que não agregam valor à empresa e ao cliente final, muitas das vezes a reorganização faz com que as mesmas pessoas passem a realizar novas tarefas com mais relevância ao negócio ou até mesmo novas tarefas que tenham mais significado a estratégia da empresa. 

• Processos estruturados

Na grande parte das companhias, em especial as que tiveram seu crescimento de forma muito acelerada, não existem processos e áreas estruturadas, as tarefas foram surgindo e implantadas apenas para o atendimento das necessidades momentâneas.

Uma vez superada estas barreiras e implantada a gestão por processos a empresa ganha como um todo, já que com os processos alinhados é possível monitorar a cadeia e promover os devidos ajustes ao longo do tempo sempre tendo como norte o planejamento estratégico da companhia entregando sempre o que é mais relevante ao negócio

Artigo apresentado ao professor Cesar Venaglia, docente da disciplina Fundamentos de Gestão por Processos BPM na 4ª turma do curso de pós-graduação em Gestão de Processos na DM Business School (Daryus).