FERRAMENTAS DE GESTÃO QUE AJUDARÃO NO SEU NEGÓCIO

Ferramentas de gestão são extremamente necessárias aos negócios no atual cenário econômico mundial. Por conta das orientações da OMS (Organização Mundial da Saúde), para conter o avanço do novo Coronavírus (COVID-19), muitos negócios tiveram que fechar as portas, por tempo indeterminado.

Alguns empreendedores podem achar que esse é um momento de crise econômica, e com isso, determinante para muitos empreendimentos chegarem ao fim. No entanto, é válido lembrar que todos estamos no mesmo barco, e que a crise em essência não é econômica, mas de saúde.

Por isso, o momento atual pede ao empreendedor, que encontre soluções e não pare de investir na sua empresa. É muito importante que toda a estrutura da seu negócio esteja pronta quando tudo voltar à normalidade. Dessa forma, é válido você continuar semeando para colher quando for chegada a hora.

Pensando nisso, nós reunimos algumas dicas de como você desenvolver um planejamento estratégico, por meio das ferramentas de gestão. Elas auxiliam empreendedores que precisam analisar cenários e solucionar adversidades, e dessa forma, fazer com o que o seus negócios voltem a crescer, mesmo em tempos de turbulência.

As ferramentas de gestão são muito usadas em startups e grandes empresas, que costumam gerir equipes multidisciplinares de trabalho, na execução de vários projetos simultâneos.

No geral, ferramentas de gestão são usadas para quem quer ser mais eficiente com tempo, recursos e dinheiro, e com isso, ter melhores resultados. É válido lembrar que, nenhuma empresa tem crescimento exponencial tendo atitudes aleatórias. Toda melhoria começa por um projeto, e nunca termina; resultados melhores e maiores podem e devem ser constantemente buscados e alcançados!

As ferramentas de gestão podem auxiliar o empreendedor desde o início da sua jornada, pois por mais que muitas pessoas saibam, a importância do uso dessas ferramentas como maneira de promover o crescimento efetivo, ou seja, crescimento real onde terá o mínimo possível de custos e uma viabilidade muito maior do lucro.

Muitas empresas deixam de lado o plano ou  modelo de negócio  e acabam tendo que, em algum momento, parar para rever diversos fatores. Embora fossem conhecidos, esses pontos, por não terem sido acompanhados e executados, acabam atrapalhando o processo de crescimento do negócio.

Muitas vezes, esses fatores somente são perceptíveis, quando causam impactos financeiros negativos para o negócio. Eles poderiam ser percebidos de uma maneira mais construtiva, se fossem observados previamente por meio de um mapeamento contínuo, que pode ser realizado, através do uso das ferramentas de gestão que iremos mostrar a seguir.

Logo, ferramentas de gestão são usadas para ter uma visão clara do seu negócio e do seu objetivo, podendo ser mais de um. Além do mais, uma visão geral permite ao empreendedor não se perder quando há mais de uma tarefa para gerir ao mesmo tempo, além de, identificar, previamente, algum fator que possa prejudicar o andamento do negócio.

Melhores ferramentas para implantar no seu negócio e obter sucesso

Ciclo PDCA

Este não está no topo por acaso. Essa ferramenta de gestão embora simples, representa um avanço sem limites para o planejamento eficaz.

Como indica o nome, essa ferramenta se trata de um ciclo contínuo onde as 4 siglas são: Plan (Planejar), Do (Executar), Control (Controlar) e Act (Agir). O ciclo PDCA permite uma melhoria contínua, tanto do negócio, quanto da gestão dos processos.

VEJA A SEGUIR COMO USAR A FERRAMENTA DE GESTÃO CICLO PDCA

• Planejar

Com base nas diretrizes e políticas da sua empresa (missão, visão e valores), desenvolva uma estratégia que consiga resolver os problemas levantados. Em seguida, estabeleça metas e objetivos, definindo o melhor caminho para atingi-los.

• Executar

Esse é o momento de colocar seu planejamento em prática e acompanhar seu processo. Siga o plano de ação a risca, tomando cuidado para que não haja nenhum tipo de desvio ou improviso pelo meio do caminho, para não comprometer o ciclo PDCA.

A etapa de execução do PDCA pode ser divida em três fases:

• Treinamento dos envolvidos no projeto;
• A realização propriamente dita;
• Documentação dos dados, dúvidas e possíveis problemas que aparecerem.

• Controlar/checar

Nessa etapa, você pegará todas as informações coletadas anteriormente e analisar os resultados alcançados, fazendo também comparações entre o que foi planejado e o que foi realizado.

Você pode fazer essa etapa em dois momentos: durante o processo em execução ou posteriormente quando for executado. Todos os dados e estatísticas devem ser anotados.

• Agir/corrigir

Essa é uma fase de aperfeiçoamento do projeto.

Na última fase, são tomadas as devidas ações para corrigir os possíveis erros encontrados no passo anterior.

Essa etapa é, simultaneamente, fim e começo, pois depois da apuração dos erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito com base nos novos parâmetros e diretrizes.

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Análise SWOT ou FOFA (em português) 

O termo SWOT é o acrônimo para Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats que quando traduzimos para o português temos a sigla FOFA que significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

Seu enfoque é na análise de cenário onde é possível ter um conhecimento prático acerca do seu negócio, pois traz a análise de 4 fatores importantes:

• Força

São as vantagens internas da empresa em relação a seus concorrentes. Algumas perguntas que podem ajudar aqui são:

1. Quais nossas melhores atividades e processos?
2. Quais nossos melhores produtos?
3. Quais nossos melhores recursos?
4. Qual nossa maior vantagem competitiva?

• Fraqueza

São as desvantagens internas da empresa em relação às empresas concorrentes. De forma bem sincera e honesta, é preciso saber quais são as fraquezas da organização de prejudicam de alguma forma o negócio, fazendo perguntas como:

1. A equipe está devidamente capacitado?
2. As matérias-primas são de qualidade?
3. Os processos são confiáveis?

• Oportunidades

São as forças externas que influenciam positivamente o negócio, os aspectos com potencial de fazer crescer a vantagem competitiva da empresa. Por serem fatores externos, não temos como influenciar estes aspectos, porém é extremamente importante conhecer cada um deles para que sua empresa possa se preparar para aproveitar estas oportunidades.

Algumas perguntas que podem ajudar a conhecer estes fatores são:

1. Alguma política pública de ampliação de crédito que possa alavancar as vendas?
2. Alguma redução temporária de impostos que possa nos beneficiar?
3. Algum evento esportivo ou cultural na região que possamos aproveitar?

• Ameaças

Por fim, são aspectos negativos e com potencial de comprometer a vantagem competitiva da empresa, ou seja, o oposto das oportunidades. As ameaças devem ser tratadas com bastante cautela, pois podem prejudicar não apenas o planejamento estratégico da empresa, mas também os resultados. Aqui, as perguntas sobre o cenário econômico continuam valendo, mas olhando pela ótica negativa, como:

1. Alguma nova política de tributação pode afetar nossa margem de contribuição?
2. A variação cambial pode tornar inviável a importação de matérias-primas?
3. Algum grande concorrente entrando em nosso mercado?

TRELLO – GERENCIAMENTO DE PROJETOS 

Se você necessita gerir o fluxo de atividades e a gestão de equipes no seu negócio até de forma remota e online, a ferramenta Trello é a solução ideal.

É um software muito visual, o que facilita em 100x a eficiência das tarefas e intuitivo, além de contar com uma versão gratuita que resolve boa parte de seus problemas.

O trello consiste numa ferramenta que se assemelha a um quadro onde você cria lacunas com textos e imagens, podendo modificar a estrutura com apenas um clique. Você pode anexar fotos, textos ou qualquer arquivo, e também, compartilhar com uma ou mais pessoas. Ou seja, é perfeito para quem precisa trabalhar com uma equipe e precisa que tudo fique disponível pra todo mundo.

CANVAS – MODELAGEM DE NEGÓCIO

O Business Model Canvas ou "Quadro de modelo de negócios" é uma ferramenta de gerenciamento estratégico, que permite desenvolver e esboçar modelos de negócio novos ou existentes.

É um mapa visual pré-formatado contendo nove blocos, são eles: 

1 - PROPOSTA DE VALOR

O que sua empresa vai oferecer para o mercado que realmente terá valor para os clientes.

2 - SEGMENTO DE CLIENTES

Quais segmentos de clientes serão foco da sua empresa

3 - OS CANAIS

Como o cliente compra e recebe seu produto e serviço

4 - RELACIONAMENTO COM CLIENTES

Como a sua empresa se relacionará com cada segmento de cliente

5 - ATIVIDADE-CHAVE

Quais são as atividades essenciais para que seja possível entregar a Proposta de Valor

6 - RECURSOS PRINCIPAIS

Recursos necessários para realizar as atividades-chave

7 - PARCERIAS PRINCIPAIS

Atividades-chave realizadas de maneira terceirizada e os recursos principais adquiridos fora da empresa

8 - FONTES DE RECEITA

Formas de obter receita por meio de propostas de valor

9 - ESTRUTURA DE CUSTOS

Quais os custos relevantes necessários para que a estrutura proposta possa funcionar.

Dessa forma, você obtém uma visão de maneira geral e clara, fornecendo informações importantes antes de tomar qualquer decisão, pois assim, você alinha seus objetivos e consegue definir o que está de acordo com sua meta a atingir.

 CONTA AZUL – GERENCIADOR FINANCEIRO

Gerenciadores financeiros para empresas ajudam a controlar as contas de seu negócio, organizar o orçamento e o fluxo de caixa de sua empresa.

Um bom gerenciador financeiro para empresas substitui anotações em papel e planilhas eletrônicas, dando muito mais precisão, confiabilidade e agilidade na troca de informações entre os funcionários de sua empresa e mesmo com contadores.

Eleito pela Folha de São Paulo como o melhor sistema de gestão para pequenas empresas, o software online ContaAzul tem como foco contribuir com o desenvolvimento do empreendedor, integrando não apenas processos financeiros, mas outras atividades, como gestão de vendas e estoques por exemplo.

Entre suas principais funcionalidades financeiras estão: controle de conta a pagar e receber, integração bancária, fluxo de caixa diário e mensal, emissão de boletos, e muitas outras, que integradas à gestão de estoques, vendas e até entregas, fazem desse um verdadeiro sistema ERP para pequenas empresas.

Todos que estão iniciando um negócio, ou almejam crescer mesmo durante a crise, necessitam do auxílio dessas ferramentas para conseguir estar alinhado aos seus objetivos, e assim gerir de maneira correta o seu empreendimento.