Folha de Verificação

Série Ferramentas da Qualidade

Uma folha de verificação é uma ferramenta fundamental em processos de controle da qualidade para a coleta e análise de dados de maneira sistemática. Ela é projetada para registrar informações quantitativas ou qualitativas sobre itens específicos de interesse. Em essência, a folha de verificação ajuda a coletar dados em tempo real de forma estruturada e é frequentemente usada para identificar padrões, frequências de ocorrência e possíveis tendências em um processo.

Características da Folha de Verificação:

·        Estruturada: Normalmente, é composta de linhas e colunas, onde as linhas representam os itens ou observações a serem registrados, e as colunas são usadas para documentar quando e como esses itens foram observados.

·        Específica: É feita sob medida para capturar os dados relevantes para um objetivo específico, o que a torna uma ferramenta direcionada e focada.

·        Visual: Pode conter gráficos ou esquemas que facilitam a marcação ou a checagem, como desenhos de peças a serem inspecionadas, onde o usuário pode marcar áreas com defeitos.

·        Padronizada: Ajuda na padronização da coleta de dados, garantindo que todos os envolvidos no processo registrem as informações da mesma maneira.

Elementos de uma Folha de Verificação:

·        Título: Deve identificar claramente o que está sendo verificado e o período de coleta dos dados.

·        Categorias: Os itens ou características que estão sendo observados ou medidos.

·        Espaço para Marcação: Onde as observações ou incidências são registradas, geralmente em forma de marcas ou cheques.

·        Legenda: Se houver símbolos ou códigos usados, uma legenda deve explicar o que eles representam.

·        Datas e Turnos: Para rastrear quando as informações foram coletadas, o que pode ser útil para identificar tendências ao longo do tempo.

·        Responsável pela Coleta: Quem recolheu os dados ou realizou as checagens.

Tipos de Folha de Verificação:

Folha de Verificação de Conformidade: Usada para verificar se uma lista de itens cumpre um conjunto de critérios especificados.

Folha de Contagem (Tally Sheet): Utilizada para contar o número de vezes que um evento ou defeito ocorre.

Folha de Verificação com Locais para Marcação (Check Sheet com Localização): Ajuda a identificar locais de defeitos ou falhas em um diagrama ou desenho.

Folha de Verificação com Distribuição de Defeitos: Usada para acompanhar a frequência de defeitos e sua distribuição em diferentes categorias.

Folha de Verificação de Tempo: Para registrar a duração de processos ou eventos.

A folha de verificação, também conhecida como checklist ou formulário de verificação, é uma ferramenta de coleta de dados simples e estruturada usada em gestão da qualidade. Seu objetivo é facilitar a coleta sistemática de dados relacionados a problemas específicos ou condições recorrentes em um processo. É particularmente útil para identificar padrões, tendências e problemas, permitindo uma análise mais fácil e estruturada.

Como Funciona a Folha de Verificação:

·        Simplicidade: Composta por colunas e linhas, permite registrar dados de forma rápida e padronizada.

·        Especificidade: Adaptada para capturar informações sobre um problema ou situação específica.

·        Categorização: Ajuda a organizar dados em categorias, o que facilita a identificação de frequências e padrões.

·        Análise Visual: Pode ser usada para criar histogramas ou gráficos de Pareto após a coleta de dados.

Passos para Criar e Usar uma Folha de Verificação:

1.      Definir o Objetivo: Esclareça o que será observado ou coletado.

2.      Desenho da Folha: Elabore a folha com colunas e linhas que correspondam às categorias e subcategorias das informações a serem registradas.

3.      Treinamento: Assegure que as pessoas que irão utilizar a folha entendam como preenchê-la corretamente.

4.      Coleta de Dados: Use a folha durante um período determinado para registrar as informações.

5.      Análise: Analise os dados coletados para identificar onde estão concentrados os problemas ou as oportunidades de melhoria.

Exemplos de Uso da Folha de Verificação:

·        Controle da qualidade em Manufatura: Para rastrear defeitos de produtos em uma linha de montagem, uma folha de verificação pode listar os tipos comuns de defeitos (como riscos, amassados, peças faltando) e permitir que os inspetores marquem cada vez que um defeito é encontrado.

·        Manutenção de Equipamentos: Em procedimentos de manutenção, técnicos podem usar uma folha de verificação para assegurar que todas as etapas de manutenção foram seguidas e os pontos de inspeção foram verificados.

·        Segurança e Saúde Ocupacional: Em um hospital, as folhas de verificação são empregadas para garantir que procedimentos de higiene sejam seguidos, como a lavagem das mãos ou a preparação de equipamentos cirúrgicos.

·        Pesquisa de Satisfação do Cliente: Uma folha de verificação pode ser usada para registrar respostas de clientes sobre diferentes aspectos de um serviço ou produto, facilitando assim a compreensão das áreas que precisam de melhoria.

·        Auditoria e Compliance: Para garantir a conformidade com padrões regulatórios ou políticas internas, uma folha de verificação pode ser usada durante auditorias para verificar a presença e a adequação de documentos e procedimentos necessários.

·        Manufatura: Um operador de máquina pode usar uma folha de verificação para registrar o número de peças que falharam em cada critério de teste durante um turno de produção.

·        Hotelaria: Um gerente de hotel pode usar uma folha de verificação para inspecionar a limpeza e arrumação dos quartos, marcando cada item de uma lista de verificação à medida que a inspeção é realizada.

·        Restaurante: Uma folha pode ser usada para acompanhar a temperatura dos alimentos em diferentes momentos do dia, garantindo que os padrões de segurança alimentar sejam mantidos.

A folha de verificação é uma ferramenta versátil que pode ser adaptada a muitos contextos diferentes e ajuda a tornar a coleta de dados mais organizada e o processo de análise posterior mais eficiente. Em resumo, a folha de verificação é uma ferramenta de coleta de dados altamente eficaz que ajuda a reduzir erros, facilita a análise posterior dos dados e, por fim, contribui para a melhoria do processo da qualidade.

Exemplo de Aplicação de uma Folha de Verificação no Controle da qualidade em Linha de Produção:

Contexto:

Uma fábrica de componentes eletrônicos utiliza várias linhas de montagem para produzir placas de circuito impresso (PCIs). Para garantir a qualidade do produto final, a empresa implementa uma folha de verificação para monitorar defeitos e inconsistências durante o processo de montagem.

Design da Folha de Verificação:

A folha de verificação é projetada especificamente para registrar os tipos de defeitos encontrados nas placas de circuito durante os diferentes estágios de produção. O layout pode ser assim estruturado:

Cabeçalho:

·        Título: "Folha de Verificação da qualidade – Linha de Montagem de PCIs"

·        Data: Com espaços para registrar a data da verificação

·        Turno: Identificação do turno (manhã, tarde, noite)

·        Operador/Inspetor: Nome da pessoa que realizou a inspeção

Corpo:

Categorias de Defeitos: Listagem dos tipos de defeitos comuns, como "Solda Fria", "Componente Ausente", "Posicionamento Incorreto do Componente", "Pistas Danificadas", “Curto-Circuito” etc.

Localização: Indicação da etapa do processo em que o defeito foi observado, como "Inserção de Componentes", "Soldagem", "Inspeção Visual", "Teste Funcional", etc.

Frequência: Colunas para marcar a ocorrência de cada tipo de defeito.

Rodapé:

Observações: Espaço para notas adicionais ou ações corretivas sugeridas.

Assinatura: Para confirmação do operador ou inspetor.

Procedimento de Utilização:

·        Treinamento: Os operadores e inspetores são treinados para identificar corretamente os tipos de defeitos e como registrar cada ocorrência na folha de verificação.

·        Inspeção: Durante o turno, o inspetor ou operador observa as placas de circuito na linha de montagem e marca um defeito na folha toda vez que um é encontrado.

·        Marcações: Para cada defeito observado, uma marca é colocada na linha correspondente ao tipo de defeito e na coluna correspondente ao local do processo. Isto pode ser feito usando um sistema de marcas de verificação ou contagem.

·        Revisão e Análise: Ao final do turno, a folha de verificação é revisada para identificar os tipos mais comuns de defeitos e as etapas do processo que são mais propensas a erros.

Ações Corretivas: Com base nos dados coletados, a equipe de gestão da qualidade pode identificar áreas-chave para melhorias, como ajustes nos equipamentos, treinamento adicional para os operadores ou revisão dos procedimentos de montagem.

Análise dos Dados:

Após a coleta de dados durante um período determinado, a gestão da qualidade pode realizar a análise, possivelmente convertendo as informações da folha de verificação em um gráfico de Pareto. Isso permite que a empresa priorize as ações corretivas focando nos problemas que têm o maior impacto na qualidade do produto.

Benefícios:

·        Melhoria Contínua: O uso regular de folhas de verificação ajuda a identificar padrões de defeitos e a implementar melhorias contínuas.

·        Padronização: Garante que todos os operadores e inspetores sigam os mesmos critérios durante a inspeção.

·        Responsabilidade: Atribui responsabilidade por meio de registros claros de quem realizou a inspeção.

Este exemplo ilustra como uma folha de verificação pode ser uma ferramenta valiosa no controle da qualidade em uma linha de produção, oferecendo uma maneira sistemática de rastrear problemas e facilitar a melhoria de processos.

Exercícios:

Exercício 1: Desenvolvendo uma Folha de Verificação

Cenário:

Você é o responsável pela qualidade em uma fábrica que produz batedeiras domésticas. Foi observado um aumento nas reclamações dos clientes referentes a três tipos de defeitos: "Botão de Velocidade Travando", "Tampa da Batedeira Não Encaixa" e "Ruído Excessivo Durante o Uso". Você precisa desenvolver uma folha de verificação para identificar e quantificar esses defeitos na linha de montagem.

Tarefa:

Crie uma folha de verificação que inclua as seguintes informações:

·        Título da folha de verificação.

·        Espaços para data, turno e nome do inspetor.

·        Uma seção para listar os três defeitos observados.

·        Colunas para marcar cada ocorrência dos defeitos.

·        Um espaço ao final para observações gerais.

Explique como você instruiria os inspetores para usar esta folha de verificação.

Após uma semana de coleta de dados, descreva como você analisaria os resultados obtidos através da folha de verificação.

Exercício 2: Análise de Dados de uma Folha de Verificação

Cenário:

Você é um analista da qualidade e recebeu uma folha de verificação preenchida após uma semana de observações em uma fábrica de embalagens. A folha contém dados sobre quatro tipos de defeitos em embalagens plásticas: "Selagem Incompleta", "Impressão Borrada", "Corte Irregular" e "Furo na Embalagem". Cada turno de trabalho marcou os defeitos encontrados em uma linha de produção dedicada a uma grande encomenda de um cliente importante.

Tarefa:

Com base em uma folha de verificação hipotética fornecida (você pode criar uma tabela simples com números fictícios para cada tipo de defeito), calcule a frequência total de cada defeito.

Identifique qual dos defeitos é o mais frequente e qual é o menos frequente.

Proporcionando uma reflexão crítica, sugira medidas de melhoria da qualidade com base nos defeitos mais frequentes.

Discuta como a utilização de uma folha de verificação pode auxiliar na comunicação entre a equipe da qualidade e a equipe de produção para reduzir os defeitos no futuro.

Nota ao leitor: Estes exercícios práticos são projetados para ajudar os leitores a entender como criar, usar e analisar dados a partir de folhas de verificação, incentivando-os a pensar criticamente sobre as melhorias no processo da qualidade.

·        Links para pesquisa: LeanProduction.com, QualityAmerica.com

Recapitulando e simplificando para jovens aprendizes e estagiários iniciantes:

Imagine que você está jogando um jogo de vídeo game e quer manter um registro de quantas vezes você completou determinado nível ou conseguiu um item especial. Você poderia pegar um pedaço de papel e fazer uma marca cada vez que alcançasse seu objetivo. Isso é basicamente o que é uma folha de verificação, só que ela é usada para coisas mais sérias do que jogos.

Uma folha de verificação é uma ferramenta super simples usada para coletar dados de forma rápida e organizada. Vamos dizer que você e seus amigos decidem contar quantas vezes o professor diz "uhm" durante uma aula. Vocês podem desenhar uma tabela no papel com o nome de cada amigo na parte de cima e marcar uma linha ou um "x" cada vez que ouvirem o "uhm".

Em um ambiente de trabalho, as pessoas usam folhas de verificação para coisas como verificar a qualidade dos produtos (por exemplo, se tem algum arranhão ou se está faltando alguma peça), quantas vezes uma máquina para de funcionar ou mesmo para acompanhar o progresso de uma tarefa durante o dia.

Essa folha ajuda a organizar as informações de modo que, depois, você possa olhar para ela e ver exatamente o que aconteceu e com que frequência. É como fazer um gráfico em tempo real da vida real. Então, se você está tentando melhorar algo ou encontrar a causa de um problema, a folha de verificação é uma das suas melhores amigas.