GERENCIAMENTO FINANCEIRO PARA TI

Valor é a diferença positiva entre o benefício entregue por um serviço e seu custo.

Esse mesmo valor será a percepção do negócio em relação a tecnologia que emprega na sua operação e administração, por isso uma boa gestão financeira de TI além de necessária, é também uma ferramenta estratégica.

SE VOCÊ É UM NÚMERO, SEJA DONO DELE

Em empresas que não vendem tecnologia ou serviços relacionados, o TI opera como um centro de custo, geralmente dentro do overhead corporativo, logo não é gerador de receita. Podemos então esbarrar em situações onde “a TI é só mais um número”.

Se essa for a sua situação, a mudança deve começar por você tomando propriedade desse número!

Tenha o controle dos custos, com suas razões de existência, impactos no negócio, o que eles apoiam... tudo na ponta da língua.

O HOW MUCH PRECISA FAZER PARTE DO WHY

O “How Much”(Quanto Custa) do 5W2H deve fazer parte do “Why”(Por quê)...

Soou estranho? É uma forma gourmet de dizer que o custo precisa existir pelo serviço que viabiliza, esse serviço por sua vez deve existir pela realização de objetivos do negócio.

A TI deve existir pelo negócio e para o negócio.

Se você não consegue justificar de forma convincente que um serviço existe para atender objetivos do negócio e por isso o serviço custa X, é sinal que falta algo... seja entendimento sobre a estratégia do negócio ou de um olhar mais próximo no custo.

O QUE IMPORTA PARA O NEGÓCIO

Mas como fazer uma boa gestão financeira de TI? É só gestão de Orçamento?

O orçamento é a base de controle e planejamento, mas antes disso você precisa entender a estratégia do negócio que você apoia e qual o papel da TI nele.

Veja que tecnologia pode atuar desde suporte até ser o negócio de uma empresa, quanto mais acima nessa pirâmide, maior a geração de valor, mas é preciso também cuidar da base para manter a sustentabilidade do negócio.

Predisposições da alta direção

Qual é o foco da alta direção da empresa? Quais produtos ou serviços têm mais foco no momento? Quais os maiores problemas ou riscos no radar?

Ter boas respostas para essas perguntas te ajudam a definir onde você pode começar a mudar a percepção de valor. Informação é poder.

A realidade é que se a estratégia mudar o rumo de um navio para atracar em outro porto ou você ajuda a ajustar as velas ou pula do barco.

Resultados e Indicadores

Ainda nessa linha de governança e estratégia, você sabe como o resultado é medido e avaliado na empresa?

O que é mais importante, o RO(EBTIDA) ou as medições operacionais?

Os indicadores acima são os mais comuns para avaliar o resultado geral.

Toda a empresa tem uma forma de medir resultado, mesmo nas pequenas onde o processo pode ser informal, quem está com o leme do navio na mão sempre têm um número chave que usa como baliza para suas decisões.

Outra questão são os indicadores auxiliares. Construtoras podem olhar para o teto de BDI de uma obra, já prestadoras de serviço e indústrias podem definir tetos para Overhead administrativo.

Por fim, vêm os indicadores de performance, mas estes são específicos por nicho de mercado/negócio, o importante é entender o que é utilizado no seu ambiente, como eles são medidos e controlados.

Mesmo que o TI não seja gerador de receita, ainda pode influenciar nesses indicadores, seja reduzindo custo ou aumentando eficiência operacional. Procure entender o básico de contabilidade gerencial e de como esses indicadores são medidos, é um bom caminho para trilhar conhecendo o lado estratégico do negócio.

Fluxo de Caixa

Fluxo de caixa é uma visão separada da contabilidade gerencial, pois faturamento não significa dinheiro na conta.

Além de garantir o fluxo de caixa em si, ou seja, ter dinheiro para custear as despesas, existem outros conceitos que um gestor financeiro precisa trabalhar de forma ampla:

Com o avanço da inflação e consolidação em alguns mercados, muitas empresas se viram obrigadas a dar prazos de pagamento maiores a seus clientes, até fazendo uso de antecipação de recebíveis, onde para receber o pagamento do cliente antes, devido aos prazos longos, as empresas pagam um juros reduzido para um banco que firmou parceria com o cliente.

O custo da inadimplência, dessas antecipações, entre outros problemas, podem compor um ágil sobre a receita, um custo adicional sobre a venda.

Entender esses conceitos facilita a aprovação de orçamento e investimentos, pois você poderá conduzir negociações internas e com fornecedores que estejam mais alinhadas com o fluxo de caixa da empresa.

ESTRUTURE UM ORÇAMENTO

Departamento de TI não possui orçamento? Crie um.

A empresa não tem processo para isso? Estude e faça, seja o exemplo positivo.

Sem os números em mãos, discussões sobre investimentos e prioridades ficam reféns de influências externas, como opiniões de outros gestores que naturalmente possuem visões diferentes.

Sair de um TI “suporte” para uma atuação estratégica começa por saber todos os custos, organizar isso num orçamento e projetar no tempo, seja anualmente, semestralmente ou até trimestral.

Comece... pelo princípio

Se você não possuí nada de informação estruturada, será trabalhoso, mas feito da primeira vez, nos próximos períodos serão apenas ajustes, afinal um orçamento costuma ser incremental ou quando muito diferencial.

Todos os custos de TI precisam ser levantados, sejam eles contratos de fornecedores(outsourcing, locação), licenciamento de software, depreciação de ativos(computadores, servidores, etc), insumos como tonners de impressoras, e por último mas muito importante: A remuneração e benefícios das pessoas da equipe.

Tipos de Orçamento

Antes de continuarmos falando sobre os custos, é preciso entender quais os tipos de alocação de verba são mais utilizados em orçamentos empresariais, que são basicamente três:

Em empresas pequenas ou startups, é muito comum encontrar o “Base Zero”, isso não é necessariamente ruim, depende do ambiente, do momento do negócio, mas se a intenção é obter um planejamento com horizonte de resultado, é preciso pelo menos trabalhar com verba sintética.

Quando há alocação de verba, podem existir diferentes processos de controle:

Essa transição saindo do “Base Zero” pode ser difícil, por questões culturais da empresa ou até momento econômico do país, mas sem um número bem controlado e gerenciado, demonstrando qual a verba necessária para os serviços e que você possui o controle do orçamento, é improvável evoluir essa conversa.

Parece um desafio grande demais, mas lembre-se de um ditado popular aqui parafraseado: O não você já tem, então construa esse número e tente obter o sim.

Valores diretos vs custos gerenciados

Uma peculiaridade de áreas de TI é que lidamos com custos e despesas diretas e gerenciadas:

O conceito de custos gerenciados pode parecer estranho, mas pense em licenças de software como o Microsoft 365. Provavelmente é feito um rateio do custo por usuário em cada departamento, mas quem determina qual a licença, o revendedor e libera o uso é a TI.

Esse tipo de custo evidencia a influência que a TI pode projetar no negócio. Pense na moeda de troca quando a TI negocia R$ 100,00 anuais de desconto numa licença de software usada por 1.200 usuários... são R$ 120.000,00 de economia para a empresa como um todo.

Apoiar o uso mais eficiente dos recursos de tecnologia, tanto pela experiência do usuário, como pela visão financeira, pode ajudar muito em solidificar também uma relação de troca com outras gestões.

Tipos de Gasto

Aqui vamos entrar em algumas questões que exigem um mínimo de conhecimento de contabilidade gerencial, se você nunca estudou esse assunto e nem estratégia de negócio... ou ainda acha que pessoas de TI nem devem se importar, recomendo refletir bem, afinal se a TI existe pelo negócio, precisa saber dialogar com as partes interessadas.

Continuando... primeiro é preciso separar o que é custo e despesa:

Também o que é um gasto fixo e variável e distinguir eventual de recorrente:

Veja que existem gastos que se repetem(recorrentes), mas podem não ter valores fixos, exemplo disso pode ser a operação em Cloud Pública como AWS, Microsoft Azure ou Google Cloud: Você opera na nuvem, todos os meses terá uma fatura para pagar, mas o valor varia conforme a utilização.

Remuneração e Benefícios

Um dos tipos de gastos mais importantes são os relacionados a equipe, afinal, enquanto não formos substituídos por Inteligências Artificiais(alô ChatGPT), alguém precisa desenvolver soluções e gerar valor para o negócio.

Entenda que remuneração, especialmente com o cenário fiscal brasileiro, vai muito além do salário, há questões como impostos diretos e indiretos sobre a folha de pagamento, provisões obrigatórias como 13º salário, férias e os encargos sobre estes.

Benefícios também exigem cuidado no cálculo, afinal você não controla fatores como beneficiários de plano de saúde ou valores exatos de Vale Transporte. Outras questões como dissídio e vale refeição dependem de acordos sindicais, então o que você pode é aplicar uma projeção sobre qual será o reajuste.

TOMANDO DECISÕES ESTRATÉGICAS

Agora que você tem os números em mãos, pode começar a planejar o que precisa melhorar.

Importante manter o foco no negócio e no valor que precisa ser gerado, também que a TI não faz isso sozinha, apesar do sentimento de frustração quando trabalhamos em ambientes com baixo investimento, vença essa barreira emocional e faça acontecer.

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Contratação de mais pessoas para a equipe, além de nem sempre ser a solução, requer cuidado com os reflexos totais no custo que cada contratação agrega.

Para ilustrar esse ponto, segue duas tabelas ilustrativas do que uma pessoa contratada como CLT no Brasil recebe e qual o custo para a empresa:

Para montar esse exemplo utilizei as alíquotas mais comuns entre empresas prestadoras de serviço com regime de lucro real.

Antes de contratar, talvez até inserindo essa pessoa num ambiente desfavorável, pondere se não há projetos de melhoria onde investir essa verba primeiro antes de comprometer com um custo recorrente e fixo.

Priorize o que causa mais impacto para o negócio

Uma boa dica sempre é analisar se não há melhorias de baixo esforço/investimento que podem provocar alto impacto, é o famoso princípio de Pareto, onde 20% do esforço trás 80% do resultado.

A essa altura nem preciso dizer que essas melhorias não precisam ser exclusivamente no departamento de TI, certo? Se é difícil obter a atenção da alta direção com questões de TI, traga uma melhoria ou resolva um problema importante do negócio, de forma que o TI entre em pauta.

Um exemplo prático:

Se 60% da demanda sobre o Service Desk é de requisições de serviço padronizadas, como criação de usuários e permissões, será que investir na automação desses processos não é um investimento melhor para o negócio e para a qualidade de vida da sua equipe? Será que reduzir a improdutividade durante o onboarding de funcionários não causa um impacto positivo notável?

Pedidos de investimento têm grandes chances de serem recusados se não estiver claro qual o impacto no negócio, principalmente quando a gestão financeira de TI ainda está se estabelecendo.

REFLEXÃO FINAL SOBRE TCO, CAPEX E OPEX

Para concluir, vamos falar sobre as armadilhas de cálculo de TCO e sobre o uso de CAPEX e OPEX.

Sempre que chega a hora de comprar um novo servidor, trocar um sistema de backup, vêm aquela dúvida sobre utilização de serviços sob demanda, como soluções SaaS ou IaaS em Clouds Públicas. Não ajuda que muitas empresas ainda enxergam o conceito como alienígena ou abominam custos recorrentes.

Cálculo de TCO é um tópico extenso, aqui gostaria de propor que ao levantar esse cálculo, além de questões básicas como aquisição e depreciação de ativos, energia elétrica e licenças de software, procure entender se o negócio da empresa favorece outros fatores.

Quando falamos CAPEX e OPEX, a depender do negócio e do foco dos resultados, pode ser mais benéfico ter capital em ativo, portanto favorecendo CAPEX, em outros casos o melhor é trabalhar custos operacionais com contratos definidos, cenário muito comum em terceirização de serviços, construtoras e empresas que locam ativos.

Sobre Cloud Pública, fuja do óbvio... o poder da nuvem vêm da escalabilidade horizontal e da elasticidade, saia da mentalidade de que o seu servidor de ERP precisa estar sempre com os mesmos recursos... a não ser que a empresa opere 24 horas por dia no mesmo ritmo, sempre há oportunidades de trabalhar essa vantagem.

Desconsiderar esses fatores pode poluir a tomada de decisão, desfavorecendo uma oportunidade de alavancar tecnologicamente o negócio.

Sempre pondere se você precifica custos de oportunidades como muito altos, seja por preciosismo ou ilusões de controle.

Outsourcing, por exemplo, existe para que pessoas especializadas num determinado assunto te apoiem de forma mais eficaz, enquanto sua equipe foca em questões mais importantes para o negócio. O custo desse contrato é o custo de oportunidade e o valor gerado para a empresa é a vantagem comparativa.

Por hoje é tudo isso! Espero ter ajudado na sua jornada!

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