Gerenciamento Remoto de Frotas: como controlar a sua operação à distância?

O gerenciamento remoto de frotas ficou em evidência com a necessidade do isolamento social, em função do avanço da pandemia da COVID-19. Entretanto, a gestão remota já é uma realidade no mundo da logística e mobilidade. 

Gestores já conseguem, através dos seus smartphones e laptops acompanhar tudo o que está acontecendo com a sua operação remotamente.

A situação pede adaptação e aperfeiçoamento do seu gerenciamento remoto de frotas. Por isso, neste artigo, apresentamos uma orientação para o gestor que precisa gerenciar a sua frota remotamente. Acompanhe!

Você está preparado para gerir a sua frota remotamente?

Na medida em que a pandemia do coronavírus avançou pelo mundo, industrias tiveram que desenvolver estratégias de gestão remota para continuar em operação. Assim, trabalhos foram mantidos e a economia continuou girando.

Um estudo realizado pelo Global Workplace Analytics mostrou que o trabalho remoto cresceu 22% nos Estados Unidos entre 2018 e 2019. O número de corporações que adotaram esse modelo vem crescendo desde 2005, com alta de 140% desde aquele ano.

Ainda não se sabe quando tudo vai voltar ao normal, mas o fato é que o gerenciamento remoto de frotas pode ser uma realidade na sua empresa mesmo depois que a pandemia passar. 

Embora o número de adeptos ao trabalho remoto só cresçam ao redor do mundo, muitas empresas foram pegas de surpresa e ainda não estão totalmente preparadas para essa realidade. 

É o seu caso? Então, continuem lendo.

Como adotar o trabalho remoto na sua gestão de frotas?

Como gestor de frotas, certamente você está acostumado a gerenciar seus ativos enquanto eles estão espalhados por suas rotas.

Mas o desafio agora é outro. Você precisa fazer a gestão da sua operação sem nenhum contato físico com os seus colaboradores. 

Primeiro, é necessário configurar essa estratégia de gerenciamento remoto de frotas para a sua operação ter sucesso. 

Abaixo, apresentamos caminhos para você adotar durante os primeiros passos. Confira!

Configurando sua área de trabalho 

Ter um espaço de trabalho adequado é a chave para permanecer produtivo enquanto trabalha remotamente. 

Caso você possua outras pessoas morando com você, considere estabelecer limites, como implementar horas tranquilas ou pendurar placas de “Não Perturbe” enquanto estiver concentrando-se em tarefas ou durante videoconferências. 

Ter uma ótima e estável conexão Wi-Fi também é essencial, pois você precisa visualizar e gerenciar seus ativos em tempo real e permanecer conectado à sua equipe em campo.

Além disso, verifique se você e seu time possuem os recursos necessários para gerenciar sua frota remotamente. Confira a checklist abaixo:

• Cadeira ergonômica;
• Monitores com boa resolução;
• Fones de ouvido com microfone;
• Apoio para os pés ergonômico;
• Mouse Pad com apoio de pulso.

A comunicação com o seu time

Ter sucesso no gerenciamento remoto de frotas depende da forma como você se comunica com os colaboradores. 

Com os motoristas na estrada e os trabalhadores do armazém ainda no local, é importante garantir que sua equipe tenha uma maneira fácil de entrar em contato com você. 

A primeira ação a ser tomada é fornecer seu número de telefone a todos os funcionários que possam precisar e considere também criar um grupo em aplicativos de mensagens como o Whatsapp ou Telegram. 

Para reuniões com outros membros da equipe, você vai precisar adotar salas de videoconferência. 

Ferramentas como Cisco Webex e Google Hangouts oferecem um espaço para você se conectar pessoalmente com os membros da equipe e compartilhar a tela do computador. 

Como funciona o dia a dia de um gestor de frotas remoto?

Com o espaço de trabalho e comunicação configurados, chegou a hora de organizar as atribuições diárias do seu time. Nesse sentido, o dia a dia do gestor de frotas remoto não difere muito daquele que trabalha presencialmente.

Você deve elaborar um processo e apresentá-lo para a sua equipe. Primeiro, defina metas e atribuições diárias e considere quais os membros entrarão em contato com você diariamente para informar sobre o status da operação.

Essa obrigação diária de feedback permitirá que sua equipe tenha um bom desempenho sem que você esteja no local. Enquanto isso, para você, essa é uma ótima forma de obter uma visão mais clara da operação.

Abaixo, confira mais algumas orientações fundamentais para a organização dos processos.

O papel do seu sistema na gestão de frotas remota

Naturalmente, as frotas que usam processos antiquados, como formulários em papel e planilhas, terão mais dificuldade em trabalhar remotamente.

Esse modo de trabalho acaba não fornecendo uma visão geral necessária para o sucesso da sua gestão.

Para máxima visibilidade em todas as operações da sua frota, você precisa de uma ferramenta flexível, com relatórios padronizados e de fácil acesso para todos os colaboradores.

Um sistema de gestão de frotas permite acompanhar e gerenciar remotamente ainda:

• O histórico de abastecimento;
• Controle da jornada do motorista;
• Acompanhamento de relatórios;
• Gestão de multas e sinistros;
• Gestão de documentos.

Ordens de trabalho, inspeções e processos de manutenção

Integração é a palavra de ordem quando você precisa gerenciar a sua frota remotamente. Rotinas de inspeção, manutenção e ordens de trabalho não podem parar só porque você não está trabalhando in loco.

Para que tudo funcione, além de seguir os passos que citamos anteriormente, você precisa orientar os seus colaboradores a utilizarem o seu sistema de gestão de frotas da melhor maneira possível, para que nenhuma informação se perca.

A ideia é ser cada vez menos operacional e se dedicar a parte estratégica da sua empresa. 

Abraço.

Ederson Soares.