Gerir Equipes com Sucesso no Trabalho Remoto!

Na crise sempre tem oportunidades! Sei que você já ouviu esta frase, mas este post é uma contribuição para este momento onde as empresas se organizam para atender home office exigindo dos seus gestores uma nova abordagem profissional junto as suas equipes. Em momentos como este é que a tecnologia se faz mais necessária, empresas estão gerindo suas equipes mesmo em trabalho remoto com sucesso com uso de algumas ferramentas.

Mas antes de falar sobre algumas dicas diante deste novo cenário, existe um primeiro passo muito importante que precisa ser garantido e mantido pela empresa: a infraestrutura para que seu colaborador tenha sucesso nos resultados, incluindo desde a instalação das ferramentas, elaboração de normas de conduta para a equipe, oferecer internet de alta velocidade, iniciar ou atualizar pastas compartilhadas (Google Drive, por exemplo) e alinhar como serão gerenciados os custos adicionais de energia elétrica e ou internet.

Garantido isto, vamos lá para as principais dicas para que os gestores possam manter a produtividade, motivação e engajamento dos seus colaboradores: 

1. Deixar claro quais são as expectativas que você espera!

Além de deixar claro as responsabilidades é importante criar uma rotina que seja produtiva, oferecendo inclusive, ferramentas para organizar o planejamento e execução do trabalho, garantindo a produtividade e mantendo as entregas (com datas e prazos definidos) sendo muito importante criar uma estratégia onde os colaboradores tenham formas fáceis de entrar em contato com outros consultores, equipes e departamentos. 

 2. Estabeleça normas de trabalho e de tecnologia 

Deixe claro quais são as regras com definição de objetivos e metas respeitando o tempo para o descanso e para almoço.

 3. Mantenha-se perto da equipe:

É importante manter as discussões diariamente, seja por telefone ou vídeo. Defina horários para realizar e as pautas de cada reunião.

Se você optar em realizar (reuniões periódicas à distância) é importante definir qual tecnologia pretende usar: telefone, mensagem instantânea ou videoconferência. Se for algum projeto que exige a participação de todos durante o horário comercial, avise-os que será necessário permanecer em uma "sala da equipe" ao vivo durante o período de trabalho. Esta estratégia é muito recomendada para manter a conexão e engajamento com a equipe, além é claro de permitir melhor gerenciamento das informações.

 4. Explicar aos colaboradores sobre a importância de criar uma nova rotina!

Parece simples, mas para os colaboradores que não têm costume de trabalhar de casa, pode ser desafiador estabelecer limites entre o trabalho e a vida pessoal e para que a nova proposta tenha sucesso, é preciso criar uma nova rotina.

É dever do gestor dar orientações sobre ela sugerindo que a rotina deve ser mantida (desde o acordar, levantar e se preparar como se fosse ao escritório) e que é necessário e estabelecer um local de trabalho que represente sua “sala profissional” preferencialmente reservada que possibilite espaço para concentrar e interagir com as pessoas envolvidas na sua rotina profissional (clientes, fornecedores, colegas etc).

 5.Dê suporte e feedback para seus colaboradores!

Agora mais do que nunca é preciso gerenciar as entregas, e ao fazê-lo, elogie sempre pontuando os próximos passos e fazendo as correções de rotas caso necessário. Importante criar um sistema de compartilhamento dos tópicos após cada reunião, para não gerar dúvidas e reforçar a confiança e engajamento de todos. 

6. Se não for sua escolha principal, você precisa organizar espaço específico para as reuniões por videoconferência!

Isto porque as reuniões por videoconferência tendem a ser mais eficazes, à medida que permitem maior troca de informações) de conteúdo e de linguagem corporal). Também traz mais proximidade e permite a você gestor abrir espaço para que os colaboradores compartilhem fatos divertidos sobre o que aconteceu com eles intensificando o elo entre o gestor e a equipe ― mesmo que à distância.

Dica super importante: não faça reuniões longas, divida em partes menores durante a semana. Duas horas é o limite máximo para um envolvimento eficaz em telepresença. 

7. Use e abuse de tecnologias que facilitem o dia a dia do home office

 Além da videoconferência, use outras ferramentas para promover o envolvimento da equipe, como Trello, Slack, Asana e ferramentas similares. Isso vai ajudar a promover a conversa. E o mais importante: confie que as pessoas farão seu trabalho ou que vão pedir ajuda quando necessário. 

Para este momento especial algumas ferramentas para home office estão liberadas gratuitamente em tempos de coronavírus:

 Cisco

A multinacional americana de tecnologia Cisco liberou o acesso gratuito ao Webex. O software é uma ferramenta para videoconferência que comporta até 100 participantes simultaneamente. De acordo com a empresa, a tecnologia pode ser usada de forma gratuita e sem restrições de tempo (licenças gratuitas de 90 dias para empresas que não são clientes).

 SAP

Para o trabalho remoto, a empresa de tecnologia SAP liberou o Remote Pulse, ferramenta que mede a evolução do trabalho em tempo real. O recurso está disponível para qualquer organização por pelo menos três meses.

 Zoom

Com o avanço do surto de coronavírus no mundo, o Zoom se tornou uma das principais ferramentas de videoconferências mais usadas. Eric Yuan, CEO da companhia, anunciou a suspensão do limite de tempo para videochamadas na plataforma nas versões gratuitas.

 Google

O Google liberou o acesso gratuito aos recursos avançados de videoconferência do Hangouts Meet em todos os países até o dia 1º julho. Com o recurso, é possível fazer reuniões com até 250 pessoas, além de transmitir ao vivo para 100 mil espectadores em um mesmo domínio.

 Microsoft

A Microsoft também disponibilizou recursos para facilitar a comunicação durante a pandemia de coronavírus. A companhia liberou acesso gratuito do Microsoft Teams, serviço corporativo premium de mensagens que também permite gravar e salvar chamadas. O recurso ficará gratuito por seis meses e a empresa também aumentou o limite de usuários.

 Agora, organização e mão na massa! Cada um fazendo sua parte!

#suacarreirameuproposito