Gestão de documentos, quando preciso avançar por este caminho?
Antes de tentar responder, permita-me compartilhar minha visão sobre o cenário documental das empresas:
- Empresas que não produzem (em grandes quantidades) ou não querem controla-los
- Empresas que sentem necessidade de controlar o acervo antigo (o famoso arquivo morto). O elemento comum entre elas é que trabalham com documentos já finalizados e que precisam existir para fins de consulta. Quer um exemplo? Uma indústria que digitaliza o acervo de notas fiscais dos exercícios anteriores ou órgão público que digitaliza documentos históricos. São documentos "mortos" e que são consultados com pouca frequência, mas precisam estar lá, rápido de preferência! Veja: Já digitalizei! Posso jogar tudo fora?
- Empresas que precisam controlar documentos atuais. Utilizam documentos "vivos" e geralmente só existem no meio eletrônico, como planilhas, modelos e outros que estão em constante mutação. O que elas precisam é gerenciar antes que a falta de controle torne o trabalho das pessoas chato e impreciso, um bom exemplo é empresas onde a criação é compartilhada (contrato elaborado a duas, quatro, dez mãos...) ou empresas com regras rígidas de gestão de documentos (ISO's e outras certificações)
- Empresas que estão nos dois cenários anteriores
- Empresas que ainda não perceberam que a falta de organização documental está atrapalhando todo o fluxo de trabalho
Tente encaixar a sua empresa num destes cenários. Se passou do 1, você precisa avançar...
Para os documentos em papel, você até pode criar a organização apenas em meio físico (salas, armários...), mas não deve! Considere implantar um software, afinal nem preciso citar as vantagens que um sistema informatizado tem sobre controles manuais.
E falando em implantação aproveite e veja como A diferença entre implantação e treinamento pode ser o sucesso do novo software da sua empresa.