Gestão de Equipes Remotas

Com a pandemia instalada globalmente, todos ganhamos do dia pra noite uma equipe remota para chamar de sua! Junto deste presente, vem também os desafios para conseguir executar uma gestão eficiente, promovendo engajamento e resultados em um cenário desafiador, inédito e talvez o maior experimento mundial de trabalho remoto!

Para a minha sorte, a Zoop é uma empresa jovem, nascida na era digital, onde todos já estão acostumados com reuniões virtuais, ambientes colaborativos e dinâmica acelerada. Então, a opção de movimentar todos para suas casas foi imediata, simples e sem traumas em relação a tecnologia, mas o cenário é diferente por termos como pano de fundo uma pandemia que gera reflexões diversas em todos nós.

Também entendo que existam muitas (muitas mesmo) empresas que não estavam preparadas para uma transformação digital, quanto mais da forma que está acontecendo agora – on the fly.

Dito isto, como podemos gerenciar as equipes para obtermos resultados iguais (ou melhores) aos que tínhamos anteriormente?

Certamente não existe uma única forma ou bala de prata para isso! Mas vou trazer alguns insights e sugestões que espero ajude você, seja líder ou liderado.

 Infraestrutura básica

Existem diversas realidades no Brasil; o básico para alguns é o luxo de muitos. Mas para trabalhar remotamente, além de um computador razoável (preferencialmente notebook) e internet (até mesmo 4G), não podemos esquecer de ter um local adequado. Não trabalhe do sofá ou de uma cama macia e quentinha com o notebook no colo... Ao final do dia você estará completamente dolorido!

Considere utilizar sua mesa e cadeira de jantar se não tiver outro local, mas se tiver condições, adquirida uma cadeira apropriada, suporte para seu notebook e até mesmo mouse e teclado externos. Muitos ainda utilizam um monitor adicional para estender a área de trabalho e melhorar a produtividade.

Talvez sua empresa consiga ajudar com alguns desses itens. Fale com eles e exponha suas dificuldades. Todos estão receptivos neste momento.

 Rotina

Para quem não tinha o hábito de trabalhar remotamente, este pode ser um grande desafio. Mas mesmo para quem já estava acostumado, neste momento o cenário pode ser diferente, principalmente para quem tem filhos pequenos e precisará fazer jornada dupla!

Todo cuidado é pouco para não transformar o Home Office em Hell Office ou Home Off!

Assim como você tinha horários no escritório para chegar, almoçar e ir embora, faça o mesmo agora! Certamente você se sentirá muito mais produtivo neste momento, porque não perde tempo com deslocamento ou interrupções ao longo do dia, mas não esqueça também da sua parada para o cafezinho, dar uma caminhada ou alongada dentro de casa! Bloqueie na sua agenda esses minutos para você!

Com essa programação feita, converse com seus familiares, líderes e liderados sobre suas responsabilidades e horários no trabalho e em casa. Assim, você terá alinhado expectativas com todos.

 Liderança

Mais do que nunca, seus times precisarão de direcionamento e motivação para que o distanciamento pouco vivenciado por muitos, não prejudique o desempenho e as entregas.

Provavelmente você será desafiado diariamente por uma quantidade maior de reuniões virtuais. Além das já estabelecidas sobre projetos, atividades e dos times, será necessário redobrar a atenção com as pessoas que lidera.

O isolamento social se torna um momento de reflexão e com isso, alguns podem ter inseguranças, medos, preocupações com a estabilidade. Além disso, terão casos de pessoas sem experiência no trabalho remoto, que não se adaptarão ou terão dificuldades em se autogerenciar. Tudo isso poderá resultar em perda de motivação e foco, falta de resultados e entregas, comprometendo desempenho do time.

Enquanto todos estavam juntos fisicamente, era mais simples e prático identificar e atuar em problemas similares como estes. Neste momento, devemos estar mais próximos, realizando o maior número possível de reuniões one-a-one e check points com os times, não apenas para acompanhar as atividades, mas também para identificar a saúde física e mental do colaborador. E identificado qualquer situação diferente do normal, é importante ouvir, ajudar, ensinar, colaborar, direcionar. Dependendo do caso, também sinalizar para o time de Gente (RH) para ajudar neste suporte e acompanhamento.

 Autonomia e Visibilidade

Diferentemente de quando estávamos todos em um mesmo ambiente físico, onde podíamos rapidamente nos atualizar sobre as atividades, agora com o distanciamento isto torna-se parte do desafio.

Como líder, é essencial que crie um ambiente de confiança, dando autonomia para as equipes trabalharem nas entregas de missões e não tarefas. Será mais prático a gestão de conjunto de entregas, que somadas geram valor para a empresa, do que pequenas atividades pontuais.

Como liderado, dê visibilidade em suas atividades e status, além de atender o cronograma ou data de entrega definidas. Sempre que houver impedimentos para que isso aconteça, recorra a seu líder. Lembre-se também de ficar disponível e acessível ao longo do dia.

Existem diversas ferramentas que podem colaborar com a visibilidade das atividades, como por exemplo, Trello, Miro, Jira, Brightpod, Microsoft Planner e etc.  

 Comunicação

Esta é a chave para qualquer relacionamento ter sucesso e em qualquer tempo; com ou sem pandemia! Evidentemente, em momentos de crise é fundamental que a comunicação seja mais intensa e com maior clareza.

Todas as formas de comunicação são válidas, como e-mail, comunicador instantâneo (Slack, Microsoft Teams, etc), WhatsApp, porém neste momento, a forma mais ampla e efetiva é através de videoconferência. Procure sempre que possível, utilizar a câmera e incentive seu time a fazer o mesmo. Ver os participantes da reunião cria uma conexão maior do que apenas ouvi-los.

Atualmente a Zoop promove todas manhãs o Café da Manhã virtual. Uma sala aberta para todos da empresa acessarem logo cedo, podendo ver seus colegas e bater papo sem compromisso! Está se mostrando uma ótima forma de gerar engajamento.

Outra prática que adotei em um dos times de atendimento e com ótimo resultado é ter uma sala virtual 24h aberta, com todos sempre presentes. Havendo dúvidas ou necessidades, qualquer um da empresa pode acessá-la a qualquer momento!

Enfim, o objetivo é se comunicar intensamente, mais vezes do que antes e com mais interação com todos! Abuse das tecnologias disponíveis, que são inúmeras, como por exemplo: Google Hangout, Microsoft Teams, Join.me e etc.

Serviços e softwares colaborativos para times remotos. Por Turing

A história nos conta que momentos de crise geram grandes oportunidades e evoluções em diversas áreas. Já é consenso que o pós-pandemia nos deixará grandes lições e legados importantes, mas são capítulos que ainda estão sendo escritos e ninguém pode prever o que ainda virá. Fato é que o normal de amanhã será tremendamente diferente do normal de ontem, e você estará preparado para isso!