Gestão de mudanças, alterações e modificações

Hoje está bem na moda se falar sobre mudanças.

Contudo durante os meus anos de trabalho sempre tive que enfrentar uma pandemia de informações quando nós referíamos a mudanças.

É importante entendermos que mudanças fazem parte da nossa vida diária, ocorrem todos os dias de diversas formas. Podendo serem previsíveis e ocasionalmente imprevistas (*)

Se formos analisar do ponto de vista pessoal todos os dias ocorrem algumas dezenas de mudanças nos nossos organismos. Sejam elas micro e macro mudanças (células novas que nascem, células velhas que se vão, cabelos que caem e brancos que os substituem) pessoas se mudam, trocam de emprego, de carro e até morrem.

Assim o gerenciamento de mudanças se torna um vendaval de questões que giram em um redemoinho sem fim.

Na vida profissional não é muito diferente, e as organizações e pessoas estão sujeitas a mudanças de diferentes origens e magnitudes. Algumas quase imperceptíveis, outras avassaladoras. Assim é preciso criar mecanismos de controle de mudanças.

De forma pessoal a melhor orientação que recebi foi: se a vai efetivamente afetar sua vida nos próximos cinco anos, cuide dela com carinho e não a perca de vista.

Se não afetar sua vida a longo prazo pense nela quando tiver em tempo extra e não se deixe levar por questões menores. Cuide do que é importante: aonde está o seu coração aí está o seu tesouro! Usando a sabedoria bíblica.

Se mudar é preciso vamos mudar para melhor!

Na vida profissional experimentei e realizei algumas considerações que me foram muito úteis e simplificaram muitas vezes as ações e demandando recursos apropriados para situações onde foram realmente necessários.

E que agora gostaria de compartilhar minhas experiências. Comecei a separar as ocorrências em três categorias: alteração, modificação e mudança.

Por definição as divide assim, mesmo sabendo que para cada termo acima (infelizmente) não segue o seu significado literal de dicionário, mas para aplicação pratica e didática resolvi assim denominar:

Alteração: aquelas ações que são gerenciadas e executadas dentro do processo.

Sem afetar as interfaces externas e baixos impactos internos.

Onde não são necessários recursos externos para sua execução (materiais, pessoas, informações); Sem custos adicionais para sua execução ou resultados.

Executadas de forma rápida e que podem ser revertidas sem problemas em curto prazo.

Usualmente não demandam treinamento.

Usualmente são previstas e as pessoas e ferramentas para sua execução já estão disponíveis.

Alguns exemplos:

mudança de lay out de salas, uso de equipamentos reservas, etc.

Planos de contingência e emergência;

Modificação: aquelas ações gerenciadas pelo processo, mas que dependem de ajuda externa;

Tem baixo custo operacional e também não buscam grandes resultados operacionais.

Depende de compra de materiais, serviços e ou mão de obra outras áreas ou terceiros, demandam paralisação de curto prazo.

Tem dificuldades para reverterem a condição anterior e demandam tempo e pessoal disponível

Podem ser previstas ou não em planos de risco e atendimento a emergências.

Mudança: Agora chegamos então na mudança: onde entendemos que usualmente não podem ser gerenciadas pela própria área pois demandam tempo e esforço tal que afetariam as condições cotidianas de trabalho. 

Necessitam de estudos, planejamento e monitoramento;

Afetam significativamente processos internos (interfaces) e podem também afetar interfaces externas, clientes, fornecedores.

São os chamados projetos;

Que deveriam ter um gerente específico, e uma equipe dedicada para sua execução;

São perguntas que devemos sempre fazer:

1)    Vai alterar o escopo?

1.1) Muda os custos para mais ou para menos (usualmente variações acima de 2% são significativas e devem ser monitoradas)

1.2) Muda os prazos de execução contratados (aumenta ou diminui o prazo contratual)?

1.3) Muda o (s) produto (s) ou serviço (s) contratado (s);

1.4) afeta a segurança do produto ou serviço

1.5) afeta as partes interessadas (clientes, vizinhança, funcionários, aspectos legais e ou estatutários)?

1.6) compromete a entrega do (s) produto (s) ou serviço (s);

1.7) Muda condições e questões ambientais;

1.8) Muda condições e questões de segurança das pessoas e ou patrimonial

2)    Muda o projeto?

2.1) Necessário novos estudos e cálculos

2.2) Muda desenhos e interfaces

2.3) Muda lista de materiais de manutenção e ou reposição

2.4) Muda lay out de instalações

3)    Mudam os recursos?

2.1) Muda quantidade e qualidade de mão de obra para instalação

2.2) Muda lista de aquisição de materiais e ou serviços não previstos

2.3) Muda logística, ou seja, transporte, armazenagem, identificação, impostos, etc.

2.4) Muda treinamento de pessoal de montagem, operação ou manutenção

4)    Demanda pessoal com autoridade e responsabilidade?

4.1) Há pessoal disponível com autoridade e responsabilidade para gerenciar a mudança em seus vários estágios:

4.2) Há pessoal para fazer análise de viabilidade técnica, comercial, financeira.

4.3) Há necessidade de aprovação com as interfaces entre disciplinas e áreas internas e ou externas.

4.4) Planejamento, Logística, execução e monitoramento.

Assim resumidamente quando nos deparamos com muitas respostas positivas para a questões acima podemos identificar que estamos realmente em um processo de mudança que exige um esforço extra daquele previsto.

Vejamos algumas situações interessantes que ocorrem com frequência e deveriam ter mais atenção nossa dentro de considerando um foco de mudança

O comprador comunica que encontrou um equipamento chinês 10% mais barato. Todos comemoram, mas ninguém avaliação se é uma alteração, modificação ou uma mudança?

O fornecedor comunica que vai entregar o equipamento, material com 4 semanas de antecedência e dar um desconto de 2%. Todos comemoram, mas não avaliam se é uma alteração, modificação ou mudança? (vai ter dinheiro para pagar?)

A produção informa que após 1000 horas extras vai fechar a produção no dia 31 as 11.59horas com 20% de faturamento emitir notas fiscais a mais que o previsto. Todos comemoram. Mais ninguém avalia se é uma alteração, modificação ou mudança? (faturou com recebimento de faturas 30, 60 e 90 dias mas tem que pagar impostos integral no próximo dia 10 do mês)!

E assim poderia citar uma infinidade de fatos e ocorrências que me deparei no meu dia a dia.

Considero oportuno que cada organização deveria definir os limites de utilização de documentos, registros, monitoramento e controle das alterações, modificações e mudanças que podem ocorrer nas várias fases de execução de um empreendimento.

Alguns exemplos de documentos e registros típicos que auxiliam na identificação de situações reais de mudança:

1)    Consulta Técnica:  são documentos onde normalmente são tratados assuntos pertinentes a mudanças:

- Esclarecimento sobre a leitura e interpretação destes documentos e dúvidas pertinentes a estes documentos;

- Esclarecimentos sobre métodos e processos a serem utilizados;

- Esclarecimentos sobre normas, métodos de inspeção e ensaios e critérios de aceitação;

- Apresentação de oportunidades e melhorias para o projeto:  

           - Foco em redução de custo;

           - Foco em redução de prazo;

- Apresentação de opções tecnológicas:

           - Materiais alternativos;

           - Métodos e Processos executivos alternativos;

           - Produtos alternativos;

           - Tecnologias alternativas.

O resultado proposto deveria ser registrado e analisado de preferência no corpo do próprio documento. Indicando se é uma mudança ou não no projeto aprovado e contratado.

Esses registros passam a fazer parte da documentação oficial do projeto. Para futuros esclarecimentos quanto a origem das mudanças nos documentos tais como:  contrato, desenho, especificação técnica; desenhos (“as built”)

Antes de aprovados mudanças devem ser avaliados quanto a alteração de escopo.

2)    Não conformidades: 

Situação presente em todas as fases do projeto onde a condições executiva diverge da planejada:

           - Desvio no planejamento

           - Desvio na engenharia: desenhos, especificações, memorias de calculo,

- Desvio de materiais: danos: no fornecimento, transporte, armazenamento; Qualidade; Extravio, quantidade;

prazos; falhas de fornecimento dos fornecedores de produtos ou serviços; etc.

- Falha nas interfaces entre disciplinas: civil /mecânica /elétrica/automação, etc.

- Métodos e processos falhos, ineficientes e ou ineficazes;

O resultado proposto gera ação de correção imediata) que pode ser:

- Aceito para utilização nas condições em que se encontra (pode gerar ou não mudanças de documento, desenho, etc.);

- Retrabalho – volta a condição original de projeto;

- Reparo - adequa a condições de uso, porém não é conforme original (usualmente requer “as built”);

- Refugo: descartar, desmanchar e utilizar novamente.

Pode gera uma ação corretiva: ação e ou conjunto de ações que visão inibir a recorrência da não conformidade e que podem demandar mudanças em outras disciplinas, áreas, setores, etc.

Em todas estas situações podem estar sujeitas a mudanças que devem ser analisadas e avaliadas.

3)    Mudanças de Campo: registrar alterações que são executadas em campo onde não seja caracterizada uma não conformidade e a paralização das atividades não é possível. 

Usualmente são alterações devido a condições especificas por exemplo:

- Climáticas: Sol ou chuva, temperatura, umidade, ventos fora das condições normais; 

- Resultados inesperados de processos: equipamentos não atendem as necessidades, vazamentos, deformações,

- Resultados de produtos inesperados: não possibilitar montagem; não liga, não funciona, não parte; ruídos, odores, vibrações anormais;

- Deformação de materiais e ou partes de materiais ou equipamentos;

O resultado registra a situação final do produto e deve ser analisada quando a mudança antes da sua aprovação definitiva e verificados aspectos relativos ao contrato, engenharia, logística, comercial e outras mudanças dentro de um ambiente multidisciplinar.

4)    Mudança de Escopo: nas situações acima citadas: consulta técnica, não conformidade ou mudança de campo e o resultado  deste trabalho gerar uma solução que altera e o processo, produto final de forma significativa envolvendo várias disciplinas: engenharia; Materiais, contratos/custos, tempo/planejamento, segurança, meio ambiente). Uma análise de mudança de escopo deve ser levada em conta e sua viabilidade técnica, atendimento a prazos, comercial/custos segurança e meio ambiente.

O proponente e ou responsável pela solução deve apresentar através de registro oficial seus estudos (alterações de engenharia, custos, prazos, segurança, meio ambiente e através destas evidências justificar a execução do trabalho).

Uma equipe multidisciplinar deve validar a solução e alocar recursos para sua execução; buscar soluções alternativas ou simplesmente rejeita-la.

           - Questões fundamentais na decisão de abertura de uma solicitação de escopo:

                       - Altera engenharia: desenhos, especificações, memorias de calculo?

                       - Altera material e ou fornecedor?

                      - Altera custo e ou contrato (>= 1% do valor do empreendimento)?

                       - Altera tempo, prazo, planejamento?

                       - Alterações na segurança do processo e ou produto?

                       - Alterações no meio ambiente, legislação, licenciamento?

Quando todas as respostas às questões acima são positivas “sim”, certamente estaremos de frente com uma situação onde uma alteração de escopo esta ocorrendo e assim deve ser tratada com tal.

Atenção especial para situações que envolvem questões estratégicas que também devem ser tratadas como alteração de escopo (ver custo e prazo);

Quanto as questões positivas forem parciais poderemos estar diante de uma alteração de processo ou modificação e deve-se procurar resolver com as outras ferramentas para controle das mesmas. Buscando maior agilidade e simplicidade na solução dos desvios sem envolver muitas pessoas e esforços físicos e financeiros.

5)    Mudanças de mão de obra, demissão ou admissão de pessoal

Mudanças nos planos de treinamento

Mudanças nos quadros de pessoal, promoções, férias, acumulo de funções

6)    Mudanças nos clientes, novos produtos e serviços

7)    Mudanças na legislação e requisitos estatutários

8)    Mudanças corporativas,

9)    Mudanças esporádicas, sazonais, férias coletivas, greves, paralisações, etc.

10) Aquela provenientes das Análise de riscos feitas pelas organizações (*)

Para muitas situações planos de contingência podem ser previstos uma vez estas ocorrências podem estar recorrendo e ou previstas em um plano de riscos e emergências. Assim as ações ficariam dentro da abrangência de alterações e modificações.

É preciso ter uma nova perspectiva na nossa forma de enxergar e denominar no nosso dia a dia as alterações, modificações e mudanças. Entendendo que as soluções via alterações deveriam demandar menos recursos, menores custos e menor prazo com a possiblidade de voltar a uma situação anterior com facilidade sem envolver muitas áreas ou processos.

Já as soluções via modificação se tornam mais complexas, porém deveriam ser prioritárias ante a necessidade de uma mudança.

Mas quando é deflagrada uma situação eminente de mudança, essa deve ser tratada como tal.

A situação mais comum é delegar a uma pessoa ou área e sobrepor a gestão da mudança com suas atividades rotineiras. Nesta situação o mais comum é que nem a mudança não é feita, não concluída e normalmente abandonada pelas metades. Também pode-se evidenciar perdas de rendimento e resultados nas atividades rotineiras. 

São aqueles assuntos que ficam girando de reunião em reunião e nunca são concluídos até que se tornarem uma não conformidades, reclamação de cliente, devolução de campo, acidentes de trabalho/ambiental com perdas financeiras, de clientes e tantas outras que conhecemos.

Para mim sempre foi muito triste perceber que gastamos muitos recursos, pessoas, conhecimento para identificar um risco, uma causa. E nenhum esforço para mitiga-la e ou elimina-la definitivamente, exatamente por falta de um plano de gestão de mudanças. É desanimador para a equipe ver que tinha o problema identificado corretamente, a solução, na mão, mas não foi capaz de concretizar as mudanças para sua efetiva implantação.

Começa a caça aos culpados, punição dos inocentes e demissão daqueles que tentaram em vão se multiplicar entre suas tarefas diárias e a execução das mudanças acabando inevitavelmente como incompetentes.

É preciso entender que as mudanças fazem parte do nosso dia a dia e que devemos identifica-las, trata-las para podermos maximizar nossas competências, aprimorarmos nossos processos, surpreender nossos clientes e antes deles surpreender a nós mesmos!

Se mudar é preciso vamos mudar para melhor!

(*) Melhoria conforme contribuições da Eng. Flaviana Lopes