Gestão de Processos (BPM) e Automação de Processos (RPA)

Este artigo é uma abordagem sobre a importância da Gestão de Processos na implementação de Automação de Processos.

Ao ter processos bem documentados e compreendidos, a implementação do RPA (Robotic Process Automation) se torna mais eficaz. O mapeamento claro dos passos, entradas e saídas de um processo permite identificar oportunidades para a automação. Além disso, ajuda na seleção adequada dos processos a serem automatizados, garantindo que sejam escolhidos aqueles que proporcionarão os maiores benefícios.

 A integração entre BPM (Gestão de Processos de Negócio) e RPA é mais eficaz quando há uma compreensão profunda dos processos existentes. O BPM ajuda a otimizar esses processos, tornando-os mais eficientes e alinhados aos objetivos estratégicos da organização. Posteriormente, o RPA pode ser aplicado para automatizar tarefas específicas dentro desses processos.

Portanto, ao garantir que os processos estejam bem definidos, você cria uma base sólida para a implementação bem-sucedida de RPA. Isso contribui para a eficiência operacional e para o alcance dos objetivos organizacionais.

Vou explorar como esse mapeamento pode ser benéfico, vou utilizar o setor de contas a pagar para ilustrar:

1.       Identificação e Documentação de Processos:

Identificação e documentação detalhada de todos os processos relacionados ao setor de contas a pagar. Isso incluiria desde a recepção de faturas até o pagamento efetivo.

2.       Padronização de Processos:

Estabelecer procedimentos consistentes para receber, revisar e aprovar faturas, além de definir critérios claros para o pagamento.

3.       Mapeamento de Fluxos de Trabalho:

Mapeamento de fluxos de trabalho para entender a sequência de atividades. Isso envolveria representar graficamente como uma fatura é processada desde sua chegada até a liquidação.

4.       Identificação de Gargalos e Oportunidades de Melhoria:

Identificação de gargalos e áreas de melhoria. No contexto envolve a análise de atrasos nos pagamentos, processos manuais excessivos e possíveis erros.

5.       Integração com Sistemas e Tecnologias:

A importância da integração com sistemas e tecnologias. Envolve a integração de softwares de gestão financeira ou soluções RPA para automatizar tarefas repetitivas.

6.       Melhoria Contínua:

Promover a ideia de melhoria contínua. Isso significa revisar periodicamente os processos, incorporar feedback e ajustar conforme necessário para garantir eficiência operacional.

Agora vamos para automação de processos.

Ao aplicar a automação de processos robóticos (RPA), é possível otimizar muitas das tarefas manuais e repetitivas, trazendo eficiência e redução de erros.

Abaixo estão algumas maneiras de implementar a RPA:

1.       Processamento de Faturas:

Extrair dados de faturas recebidas automaticamente. Os robôs podem ler documentos digitalizados, identificar informações relevantes e inseri-las nos sistemas financeiros.

2.       Verificação de Dados:

Realizar a verificação de dados, como a conciliação entre pedidos de compra, notas fiscais e contratos. Isso ajuda a garantir que as informações estejam alinhadas e reduz a chance de erros manuais.

3.       Aprovações Automáticas:

Configure robôs para avaliar as faturas em relação a regras predefinidas e aprovar automaticamente pagamentos dentro dos limites estabelecidos. Isso acelera o processo de aprovação e reduz o tempo de espera.

4.       Gestão de Exceções:

Os robôs podem lidar com exceções automaticamente, identificando discrepâncias ou problemas nas faturas e encaminhando para revisão humana apenas quando necessário. Isso economiza tempo e melhora a precisão.

 5.       Notificação de Pagamentos:

Configure notificações automáticas de pagamentos concluídos, garantindo transparência e permitindo que as partes interessadas acompanhem o status das transações em tempo real.

6.       Relatórios e Análises:

Gerar relatórios automáticos sobre o desempenho do departamento. Isso inclui métricas como tempo médio de processamento, volumes de transações e possíveis áreas de melhoria.

7.       Atualização de Sistemas:

Automatize a atualização de sistemas contábeis e financeiros com os dados relevantes. Isso reduz o risco de erros de entrada manual e mantém os registros sempre atualizados.

8.       Integração com Outros Departamentos:

Implemente integrações para facilitar a comunicação entre o setor e outros departamentos, como compras e fornecedores, garantindo uma visão holística dos processos.

Ao incorporar o RPA nesse setor, a organização pode alcançar eficiências operacionais significativas, liberando tempo para a equipe se concentrar em tarefas mais estratégicas e analíticas. É importante, no entanto, manter uma supervisão humana para lidar com situações complexas e garantir a conformidade com as políticas da empresa e regulamentações.

Resumo BPM e RPA

Imagine o setor de contas a pagar como uma engrenagem vital na empresa. Usando a abordagem BPM, mapeamos cuidadosamente todos os processos, garantindo que cada passo seja claro e eficiente. Identificamos possíveis melhorias e áreas que poderiam se beneficiar da automação.

Aqui entra o RPA, que são como assistentes digitais inteligentes. Eles cuidam das tarefas repetitivas, como processar faturas, verificar dados e até aprovar pagamentos dentro de certos limites. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz erros humanos.

Os robôs não substituem as pessoas, mas trabalham lado a lado, lidando com tarefas monótonas para que os humanos possam se concentrar em decisões mais estratégicas. Eles ainda são supervisionados por equipes para garantir que tudo esteja nos conformes.

Ao final, temos um setor mais eficiente, menos propenso a erros, e uma equipe que pode focar em contribuições mais valiosas para o sucesso da empresa. É uma combinação de processos bem definidos e automação inteligente, trabalhando juntos para impulsionar o desempenho da organização.