Gestão de Processos: o caminho certo para o crescimento de uma empresa.

Nos artigos anteriores falamos sobre “Você sabe o real significado da Transformação Digital?”, “Conhecimento também precisa de Gestão” e Business Intelligence.

E dando continuidade aos nossos artigos, neste vamos falar sobre Gestão de Processos. 

por Priscila Werner

Todos nós podemos chegar em um mesmo lugar, utilizando caminhos diferentes.

Existem caminhos mais curtos, mais longos, com mais pedágios (porém, às vezes, com menos trânsito), mais arborizados, mais seguros...

Mas o caminho que a maioria de nós sempre escolhe, na maior parte do tempo, é aquele que já conhecemos.

Às vezes, seguimos tão acostumados, que não percebemos que uma nova rodovia foi inaugurada, que outra avenida tem menos trânsito, e que mudar o trajeto pode ser muito melhor.

Antigamente usávamos os antigos, grandes e pesados guias de ruas, lembra? Me lembro de ver aquele livro grande, que precisava de uma aula só para operá-lo, debaixo dos bancos de todos os carros.

Até que apareceu o GPS para facilitar a vida das pessoas na hora de encontrar um caminho e, finalmente, o Waze, para realmente melhorar a nossa rotina trazendo, além da informação sobre o caminho, a inteligência de como percorrê-lo da melhor maneira, sem o estresse do trânsito, sem acidente na estrada, nos horários mais rápidos, contando com policiamento, avisos sobre radares de velocidade ou veículos parado na pista, obras, acidentes... enfim, promovendo a eficiência e segurança para nosso percurso.

Agora, imagine se existisse um Waze empresarial?

Imagine se conseguíssemos identificar os melhores caminhos para todas as atividades realizadas no nosso negócio?

O caminho mais eficaz, eficiente e seguro de todas as atividades da empresa? Aquele caminho que realmente leva para os resultados esperados pela alta direção?

Imagine agora se, além de identificar esses caminhos, todos os colaboradores da sua empresa também tivessem esse conhecimento, e o percorressem, com um radar em todo percurso que, além da velocidade, mostrasse também custo, produtividade e engajamento, entre outras informações relevantes.

Parece um sonho? Mas não é.

Foi exatamente isso que nós conseguimos implementar aqui em nossa empresa, depois de identificar que nem todos os colaboradores tinham pleno conhecimento do caminho que deveriam seguir.

Percebemos que a alta diretoria definia o caminho a ser seguido no planejamento estratégico, mas em algum momento da comunicação entre ela e a base da empresa, isso se perdia, e nem todos os colaboradores sabiam claramente para onde deveriam ir. Sabiam o destino, mas não o trajeto.

Por diversas vezes, as definições e escolhas do dia a dia, acabavam fazendo com que cada colaborador e equipe tomasse uma direção e, em muitas ocasiões, não alinhada com o que era esperado.

Mas como fazer todos os colaboradores da empresa saberem exatamente o que se é esperado dele?

Como fazer com que todos executassem suas atividades, de maneira correta, padronizada e com o DNA da empresa? Como deixar todos cientes do seu propósito e da sua colaboração na empresa?

Implementar um Mapeamento e Gestão dos processos (BPM) em nossa empresa foi essencial para isso.

Ao questionar os colaboradores da empresa sobre os motivos de eles executarem as atividades da maneira que o faziam, grande parte das respostas era: “ porque sempre foi assim”, “sempre funcionou” ou “me ensinaram desse jeito” e, apesar de nunca terem questionado, a grande maioria não entendia o propósito de 100% das suas atividades e alguns até tinham sugestões de melhorias para algumas delas.

Se não quiser perder mercado, a empresa não pode se dar ao luxo de se acomodar e ser resistente à renovação das práticas em seu negócio.

O Mapeamento e a otimização do processos, padronizando as atividades, alinhando as expectativas, deixando claro a colaboração de cada um com o todo, mensurando os resultados e trabalhando com melhoria contínua - dando voz aos colaboradores - foi como sair de uma viagem sem o guia de ruas (daquelas que vamos no instinto, parando no caminho para perguntar para alguém na rua e ajustando a rota), para uma viagem com o Waze.

Os ganhos foram enormes:

·        Economia de muitas de horas de trabalhos, ganhando mais eficiência e automação de processos, traduzidas em diminuição de custo operacional;

·        Possibilidade de criação de ferramentas para mensuração dos resultados desses processos;

·        Transparência nos processos, expectativas e resultados;

·        Padronização das atividades entre todos os colaboradores, eliminando a preferência dos clientes pelo atendente X ou Y. Todos agora atuam de acordo com os processos padrões estabelecidos e documentados;

·        Aumento da satisfação dos clientes;

·        Mais segurança por parte dos colaboradores para realizarem suas atividades, já que agora têm o conhecimento do que é esperado, e indicadores para apontar que estão no caminho certo;

·        Fortalecimento dos papéis de cada colaborador dentro da empresa;

·        Implementação da cultura de melhoria contínua, e melhor distribuição de recursos;

·        Economia na capacitação de novos colaboradores, que antes dependiam de alguém (às vezes até de mais de uma pessoa) para passar as informações sobre uma área ou atividade. Agora essas informações estão disponíveis para os novos colaboradores de maneira clara, simples e didática;

·        Fácil rotatividade entre áreas, já que os processos são conhecidos por todos. Isso permite a implementação de plano de carreira na empresa e o vislumbre de crescimento dos colaboradores;

·        Conhecimento da alta diretoria sobre como estão sendo realizadas, em detalhes, cada atividade da empresa, com indicador e/ou auditoria para mensurar e acompanhar cada uma delas;

·        Motivação do time, em realizar atividades eficientes, sem burocracia desnecessária, com resultados fáceis de serem acompanhados e analisados;

·        Processos alinhados aos objetivos estratégicos, potencializando os resultados da empresa;

·        Revisão constante da cadeia de valor da empresa;

·         Maior sinergia entre os colaboradores e entre áreas.

Com a implementação de Gestão de Processos (BPM) conseguimos potencializarmos nossos resultados, mesmo durante a pandemia, com 90% do time em home office. Isso foi possível pois cada colaborador agora pode saber exatamente o que se é esperado dele, realizando suas atividades de maneira plena, e com acompanhamento das métricas.

Mudar a maneira como fazemos as coisas, contando com tecnologia e conhecimentos atuais, transforma seu negócio e abre novas portas.

Se você quiser saber melhor sobre como fizemos isso por aqui, deixe seu comentário ou pergunta e vamos crescer juntos!